Zo organiseer je een Beltaneviering

Een Beltaneviering vraagt om meer voorbereiding dan alleen een vuur en wat versiering. Begin met de locatie, controleer direct de vuurregels en regel een eventuele brandvergunning voordat je uitnodigingen verstuurt. Daarna leg je het programma vast, werk je het ritueel uit en verzamel je aanmeldingen en dieetwensen. In de laatste week verschuift de aandacht naar boodschappen, bloemen en kruiden, techniek en een veilige inrichting van het terrein.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Vuurregels controleren
3
Brandvergunning aanvragen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma bevestigen
2 personen
8
Ritueel uitschrijven
2 personen
9
Muziek samenstellen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Weersverwachting controleren
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Materialen ophalen
2 personen
15
Bloemen en kruiden verzamelen
3 personen
16
Decoratie voorbereiden
3 personen
17
Hapjes voorbereiden
4 personen
18
Kruiden en thee klaarzetten
2 personen
19
Locatie inspecteren
2 personen
20
Terrein vrijmaken
4 personen
21
Vuurplaats veilig afzetten
3 personen
22
Partytenten opzetten
4 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Versiering ophangen
4 personen
25
Verlichting ophangen
3 personen
26
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
27
Buffet opbouwen
4 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
30
Welkomsttafel inrichten
2 personen
31
Vuurhout en water klaarzetten
2 personen
32
Laatste veiligheidscontrole
3 personen

Event

33
Gasten ontvangen
3 personen
34
Welkomstdrank serveren
2 personen
35
Openingsritueel begeleiden
3 personen
36
Bloemenkransen maken
3 personen
37
Thee en koffie serveren
2 personen
38
Hapjes serveren
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Avondmaaltijd serveren
4 personen
41
Muziek verzorgen
2 personen
42
Beltanevuur aansteken
3 personen
43
Vuurceremonie begeleiden
3 personen
44
Vuurwacht houden
2 personen
45
Afscheidsritueel begeleiden
2 personen
46
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

47
Vuur volledig doven
3 personen
48
Etensresten koelen
2 personen
49
Afval verzamelen
4 personen
50
Servies afwassen
3 personen
51
Locatie schoonmaken
4 personen
52
Decoratie verwijderen
3 personen
53
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
54
Materialen terugbrengen
2 personen
55
Vuilnis afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Statafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 70
Drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 70

Decoratie

Bloemenslingersaantal 8
Kleurrijke lintenaantal 12
Bloemenmandenaantal 6
Bloemenvazenaantal 10
Tafelkledenaantal 8
Windlichtenaantal 12
Krijtbordenaantal 4
Bloemenkransframesaantal 30

Apparatuur

Accuspeakeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 2

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalgrijpersaantal 2
Afwasbakkenaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Veiligheid

Brandblussersaantal 2
Wateremmersaantal 4
Hittebestendige handschoenenaantal 4
Afzetlintaantal 2
EHBO-set
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Regel vuur en locatie als eerste. Controleer lokale vuurregels en vraag een brandvergunning aan zodra de plek vaststaat; wacht daar niet mee tot de week van de viering.
Stuur uitnodigingen zodra het programma een eerste vorm heeft en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf. Noteer dieetwensen meteen, zodat hapjes, thee en servies daarop kunnen worden afgestemd.
Plan het programma met duidelijke overgangen tussen ontvangst, ritueel, muziek en eten. Schrijf het ritueel vooraf volledig uit en wijs minstens één persoon aan die tijd en microfoons bewaakt.
Maak het terrein overdag klaar: zet partytenten, tafels en stoelen op, markeer de vuurplaats en controleer verlengkabels en stekkerdozen voordat het donker wordt. Plaats windlichten en verlichting pas nadat looproutes vrij zijn.
Controleer het weer 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zorg bij regen voor partytenten en bij kou voor thermoskannen met thee; houd koelboxen, afvalbakken en extra servies op één aangewezen plek.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Beltaneviering beginnen organiseren?: Begin idealiter 4 tot 6 weken vooraf. Reserveer dan de locatie, controleer de vuurregels, vraag een eventuele brandvergunning aan en verstuur de uitnodigingen.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor Beltane versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en verwerk aanmeldingen en dieetwensen doorlopend. Sluit de gastenlijst uiterlijk 7 dagen voor de viering, zodat je boodschappen en hapjes kunt afronden.
Hoe richt ik een Beltanevuur veilig in?: Maak het terrein vrij, zet de vuurplaats duidelijk af en controleer de regels vóór je materialen aanvoert. Laat op de dag zelf minstens één aangewezen persoon toezicht houden en houd blusmiddelen direct bereikbaar.
Wat moet ik doen als het regent tijdens een Beltaneviering?: Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en opnieuw op de ochtend van het evenement. Zet partytenten op voor gasten en catering, bescherm techniek tegen vocht en verplaats het ritueel alleen als de vuurregels en veiligheid dat vereisen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.