Checklist voor een goed georganiseerd bedrijventoernooi

Een bedrijventoernooi vraagt om meer dan velden en teams. Je moet vooraf het wedstrijdformat, de inschrijving, scheidsrechters, catering en materiaal op elkaar afstemmen. Werk terug vanaf de toernooidatum: reserveer locatie en sportvelden eerst, open daarna de aanmelding en maak pas na de sluitingsdatum de teamindeling en het wedstrijdschema. De laatste uren draaien om terreincontrole, veldmarkering, registratie, gekoelde dranken en een duidelijke briefing voor deelnemers en begeleiding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum en locatie vastleggen
2 personen
Sportvelden reserveren
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Scheidsrechters vastleggen
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teamindeling opstellen
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Prijzen en medailles bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
Teamregistratie voorbereiden
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Velden uitzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Wedstrijdmaterialen klaarleggen
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Teams registreren
3 personen
Opening en uitleg geven
2 personen
Wedstrijden begeleiden
6 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauzehap uitdelen
3 personen
Finalewedstrijden begeleiden
6 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Buffet serveren
4 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Muziek verzorgen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Buffet en bar afsluiten
3 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Servies en materialen reinigen
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Wedstrijdballenaantal 8
Reserveballenaantal 4
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Veldhesjesaantal 40
Fluitjesaantal 6
Scorebordenaantal 4
Teamarmbandenaantal 12
EHBO-koffersaantal 2

Apparatuur

Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Servies

Herbruikbare glazenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Broodmandenaantal 6
Thermoscontainersaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Teamtafellabelsaantal 12
Podiumbord

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaagemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Prijzenaantal 3
Medaillesaantal 40
Boodschappen

Tips

Leg de basis minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer de locatie en sportvelden voordat je uitnodigingen verstuurt; bepaal tegelijk het wedstrijdformat en het aantal beschikbare velden.
Sluit de inschrijving uiterlijk 2 tot 3 weken voor het toernooi. Dan heb je tijd om dieetwensen te verzamelen, teams in te delen, het wedstrijdschema te maken en deelnemersinformatie te versturen.
Maak per speelveld een materiaalset klaar met een wedstrijdbal, reservebal, pionnen of markeerschijven, veldhesjes, een fluitje en een scorebord. Controleer dit uiterlijk de dag ervoor, zodat ontbrekend sportmateriaal nog kan worden aangevuld.
Plan de opbouw met minstens 4 personen en begin 2 tot 3 uur voor de eerste wedstrijd. Zet partytenten, tafels, stoelen, afvalbakken, registratie en het koffie- en theepunt klaar voordat deelnemers arriveren.
Test geluid en stroom vóór de ontvangst: controleer de draadloze microfoon, luidsprekers, het mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen. Koel dranken op tijd, zet herbruikbare glazen en bekers klaar en houd EHBO-koffers direct bereikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijventoernooi organiseren?: Leg datum, locatie en sportvelden bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Open de inschrijving daarna en sluit die 2 tot 3 weken voor het toernooi, zodat teams en het schema nog kunnen worden gemaakt.
Wanneer maak je de teamindeling en het wedstrijdschema?: Maak de teamindeling na de sluiting van de aanmelding, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Werk het wedstrijdschema daarna uit en verstuur de definitieve deelnemersinformatie uiterlijk 5 tot 7 dagen voor het toernooi.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een bedrijventoernooi?: Reken op 2 tot 3 uur voor de opbouw met ongeveer 4 mensen. Plan extra tijd als partytenten, meerdere velden, geluid en een aparte registratieplek moeten worden ingericht.
Wat moet je op de dag zelf als eerste controleren?: Inspecteer eerst het terrein en de velden, inclusief veiligheid en markeringen. Controleer daarna registratie, sportmateriaal, geluid, EHBO, catering en gekoelde dranken voordat de eerste teams zich melden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.