Checklist pour organiser un tournoi d’entreprise
Un tournoi d’entreprise demande plus qu’une réservation de terrains et quelques équipes. Il faut coordonner les inscriptions, le format des matchs, les arbitres, le catering et l’accueil le même jour. Cette checklist de 55 tâches et 47 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, puis à vérifier les détails souvent oubliés : ballons de rechange, formulaires imprimés, boissons fraîches et alimentation électrique.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir la date et le lieu du tournoi
2 personnes
Réserver les terrains de sport
Définir le format du concours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Finaliser les arbitres
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des équipes
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Commander les prix et médailles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Préparer l’enregistrement des équipes
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Délimiter les espaces
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Préparer le matériel de compétition
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les équipes
3 personnes
Ouverture et explication
2 personnes
Encadrer les matchs
6 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Distribuer le snack de la pause
3 personnes
Encadrer les finales
6 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Fournir la musique
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Fermer le buffet et le bar
3 personnes
Suivi
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 80
- Tables de buffetqté 3
- Poubellesqté 6
Matériel de sport
- Ballons de matchqté 8
- Ballons de rechangeqté 4
- Cônesqté 40
- Disques de marquageqté 30
- Gilets de terrainqté 40
- Siffletsqté 6
- Panneaux de scoreqté 4
- Bracelets d’équipeqté 12
- Trousses de premiers secoursqté 2
Équipement
- Micro sans fil
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 100
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Tasses à caféqté 80
Cuisine
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 3
- Corbeilles à painqté 6
- Conteneurs isothermesqté 3
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Ballonsqté 100
- Étiquettes de table d'équipeqté 12
- Pancarte de scène
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Seaux de nettoyageqté 4
- Serpillièresqté 4
- Balai et pelleqté 3
- Gants de nettoyageqté 8
Catering
- Prixqté 3
- Médaillesqté 40
- Courses
Conseils
- Fixez le format du tournoi avant d’ouvrir les inscriptions : nombre d’équipes, durée des matchs, phases de poule ou élimination directe. Vous pourrez ainsi annoncer un programme réaliste et éviter de modifier les horaires après l’inscription.
- Fermez les inscriptions plusieurs jours avant le tournoi pour établir la répartition des équipes et recueillir les besoins alimentaires. Gardez une liste séparée des participants, des arbitres et des responsables d’équipe pour l’enregistrement sur place.
- Prévoyez du matériel de secours, notamment des ballons supplémentaires, des sifflets, des gilets et une trousse de premiers secours par zone sportive. Un seul ballon perdu ou crevé peut retarder plusieurs matchs.
- Testez la sonorisation et l’alimentation électrique lors de l’inspection du site, avec le micro, les haut-parleurs, la table de mixage, les rallonges et les multiprises. Faites passer les câbles hors des zones de circulation.
- Refroidissez les boissons et préparez le café avant l’arrivée des équipes. Installez séparément le buffet, les tables d’inscription et les espaces de jeu afin que les participants ne bloquent pas l’accueil ou les arbitres.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser un tournoi d’entreprise ?
- Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez rapidement les terrains, définissez le format, confirmez les arbitres, puis ouvrez les inscriptions avec un délai clair.
- Quand fermer les inscriptions pour un tournoi d’entreprise ?
- Fermez-les 7 à 10 jours avant le tournoi. Ce délai laisse le temps de répartir les équipes, d’établir le programme, de confirmer les besoins alimentaires et d’envoyer les informations finales.
- Combien de ballons prévoir pour un tournoi d’entreprise ?
- Prévoyez au minimum un ballon de match par terrain et plusieurs ballons de rechange. Pour 4 terrains, préparez donc au moins 4 ballons en jeu, plus 2 à 4 exemplaires supplémentaires selon la durée du tournoi.
- Que préparer la veille d’un tournoi d’entreprise ?
- La veille, imprimez les formulaires de match, vérifiez le matériel sportif, préparez l’enregistrement des équipes et regroupez les fournitures par zone. Refroidissez les boissons dès que possible et confirmez l’accès au site ainsi que l’installation des tentes.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !