Barbecuemasterclass organiseren: checklist en planning

Een barbecuemasterclass vraagt meer voorbereiding dan alleen BBQ’s en ingrediënten klaarzetten. Je organiseert tegelijk een kookprogramma, meerdere werkstations en veilige voedselbereiding. Begin met datum, locatie en programma, en werk daarna via deelnemers, dieetwensen en menu naar materiaal en boodschappen. De laatste 24 uur draait om koeling, marinades, gesneden groenten en een gecontroleerde opstelling. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt en welke details vaak te laat worden opgepakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
Locatie en BBQ's reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bevestigen
Menu en recepten uitwerken
2 personen
Werkstations indelen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
BBQ-apparatuur testen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Vlees gekoeld opslaan
2 personen
Groenten wassen en snijden
2 personen
Marinades en rubs maken
2 personen
Desserts voorbereiden
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
3 personen
Werkstations inrichten
3 personen
BBQ's veilig opstellen
3 personen
Brandveiligheid controleren
2 personen
Ingrediënten klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Hygiëne en veiligheid uitleggen
BBQ-technieken demonstreren
2 personen
Deelnemers marinades laten maken
3 personen
Bereide gerechten controleren
2 personen
Eerste grillronde begeleiden
3 personen
Bijgerechten serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede grillronde begeleiden
3 personen
Dessert serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Laatste vragen beantwoorden
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten veilig koelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
BBQ's laten afkoelen
2 personen
Servies en bestek afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Werkstations schoonmaken
3 personen
Locatie schoon opleveren
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Overgebleven eten verwerken
2 personen
Materialen controleren en drogen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Buffettafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Werktafelsaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 36
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbare glazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Messenaantal 36
Vorkenaantal 36
Lepelsaantal 36
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 8

Apparatuur

Houtskoolbarbecuesaantal 4
Gasbarbecue
Gasflessenaantal 2
Kernthermometersaantal 4
BBQ-tangenaantal 8
BBQ-spatelsaantal 6
BBQ-kwastenaantal 6
BBQ-handschoenenaantal 6
Aanmaakstartersaantal 4
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Grote mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Keukenmessenaantal 8
Dienbladenaantal 6
Aluminium schalenaantal 12
Keukenweegschalenaantal 2
Keukentimersaantal 4

Catering

Waterdispensersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Boodschappen

Decoratie

Naamkaartjesaantal 30
Servettenhoudersaantal 6
Menukaartenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
LED-lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteilaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Veiligheid

Brandblussersaantal 2
Emmers bluswateraantal 3
EHBO-set

Tips

Leg het programma minimaal 3 weken vooraf vast. Reserveer dan ook de locatie en BBQ’s, zodat je weet hoeveel werkstations en begeleiders je nodig hebt.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de deelnemerslijst uiterlijk 7 dagen vooraf. Zo kun je recepten, hoeveelheden en aparte bereidingen nog aanpassen.
Test gasbarbecue, gasflessen, houtskoolbarbecues, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 2 dagen vooraf. Een ontbrekende aansluiting of lege gasfles ontdek je liever niet tijdens de ontvangst.
Maak marinades en rubs de dag vóór de masterclass en snijd groenten zo kort mogelijk voor aanvang. Bewaar vlees gekoeld en vul de koelboxen pas vlak voordat de deelnemers arriveren.
Zet BBQ’s veilig op afstand van partytenten en tafels en controleer de brandveiligheid vóór je ingrediënten klaarzet. Leg per werkstation tangen, spatels, kwasten, handschoenen en een kernthermometer klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een barbecuemasterclass organiseren?: Leg datum, locatie en programma bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je dieetwensen en het aantal deelnemers uiterlijk 7 dagen voor de masterclass kunt bevestigen.
Hoeveel BBQ-werkstations heb ik nodig voor een barbecuemasterclass?: Reken op één werkstation per 4 tot 6 deelnemers, afhankelijk van het programma en de begeleiding. Plan daarnaast minstens één aparte plek voor voorbereiding en één buffettafel voor servies en bereide gerechten.
Wanneer moet ik vlees en groenten voorbereiden voor een BBQ-workshop?: Maak marinades en rubs de dag ervoor en was of snijd groenten zo kort mogelijk vóór de start. Houd vlees voortdurend gekoeld en zet het pas klaar wanneer de deelnemers aan het betreffende onderdeel beginnen.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste controleren?: Controleer 2 tot 3 uur vóór ontvangst de locatie, partytent, tafels, stoelen, BBQ-opstelling en brandveiligheid. Vul daarna de koelboxen, richt de werkstations in en zet ingrediënten en naamkaartjes klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.