Bandwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een bandwedstrijd staat of valt met een strakke planning en duidelijke afspraken. Leg eerst het wedstrijdconcept, de regels, locatie en jury vast; daarna kun je bands werven en het programma bouwen. Verzamel technische wensen en dieetwensen ruim vooraf, want een PA-geluidsset, monitors, microfoons en podiumindeling aanpassen op het laatste moment werkt zelden. Met een compleet draaiboek, vaste vrijwilligers en gecontroleerde bandgegevens houd je de wedstrijddag overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
Locatie bevestigen
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
Juryleden vastleggen
Optredende bands benaderen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediabericht plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Bandgegevens controleren
Technische wensen verzamelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Programma samenstellen
2 personen
Optreedvolgorde loten
2 personen
Juryformulieren maken
Draaiboek uitwerken
2 personen
Vrijwilligers inplannen
Technieklevering bevestigen
Promotie ophangen
2 personen
Publieksregistratie openen
Prijzen en certificaten regelen
Bandbevestigingen versturen
Draaiboek afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Publieksruimte schoonmaken
2 personen
Podiumvloer controleren
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Bar inrichten
3 personen
Backstage inrichten
2 personen
Technische lijnen leggen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Programma en bordjes plaatsen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Jurybriefing geven
2 personen
Bandcheck uitvoeren
4 personen

Event

Inschrijving bands openen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Openingswoord verzorgen
Bands naar backstage begeleiden
2 personen
Optredens aankondigen
Optredens technisch begeleiden
3 personen
Juryformulieren uitdelen
Juryformulieren innemen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Pauze aankondigen
Juryberaad faciliteren
2 personen
Winnaar bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Afscheid van publiek verzorgen
Publiek naar buiten begeleiden
3 personen

Nazorg

Bar sluiten
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Podium afbouwen
4 personen
Lichtapparatuur afbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Apparatuur inventariseren
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opbergen
2 personen
Uitslagen naar bands sturen
Bedankbericht publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Statafelsaantal 8
Biertafelsaantal 6
Stoelenaantal 80
Jurytafel
Barkrukkenaantal 4

Apparatuur

PA-geluidsset
Mengtafel
Podiummonitorsaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 6
Instrumentkabelsaantal 12
XLR-kabelsaantal 16
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Mobiele telefoonladersaantal 4
Batterijenaantal 24
Steekwagensaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2
Gaffer tapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 200
Reservezekeringenaantal 10

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 10
Lichtkabelsaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Tangenaantal 6
Schenk kannenaantal 6

Decoratie

Podiumachterdoek
Wedstrijdbanierenaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 30
Plakbandaantal 6
Schilderstapeaantal 6
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 20
Krijtbordaantal 2
Krijtstiftenaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Kantoor

Juryformulierenaantal 40
Pennenaantal 30
Programmaboekjesaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Naamstickersaantal 60
Prijzencertificatenaantal 6
Enveloppenaantal 20

Tips

Plan de technische inventarisatie zodra een band is aangemeld. Vraag per band naar backline, aansluitingen, DI-boxen, microfoons en het aantal monitorlijnen; bundel die informatie uiterlijk twee weken voor de wedstrijd voor de technieker.
Zet de optreedvolgorde niet pas op de dag zelf vast. Loot of bepaal de volgorde zodra de aanmeldingen zijn gecontroleerd en stuur elke band een bevestiging met speeltijd, aankomsttijd, soundcheck en contactpersoon.
Reserveer tijd voor wissels tussen bands. Reken naast de optreedtijd minimaal 15 minuten per wissel en plan een aparte soundcheck, zodat jury en publiek niet wachten terwijl kabels of microfoonstatieven worden verplaatst.
Maak juryformulieren die dezelfde criteria volgen voor alle bands. Print ze samen met het draaiboek en leg ze vóór de start klaar aan de jurytafel; digitale formulieren zijn kwetsbaar als wifi of telefoons uitvallen.
Controleer de zaal praktisch met een plattegrond. Teken podiumdelen, podiumtrappen, jurytafel, publieksruimte, kabelmatten en noodvrije looproutes in en test vóór opening alle stroomgroepen, lichtkabels en XLR-kabels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bandwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken concept, locatie, regels en jury vast; gebruik daarna minstens 4 weken voor aanmeldingen, bandselectie en promotie.
Hoeveel tijd moet je per band inplannen?: Neem de optreedduur plus minimaal 15 minuten wisseltijd op in het programma. Plan daarnaast een gezamenlijke soundcheck of per band een apart tijdslot van ongeveer 20 tot 30 minuten, afhankelijk van de techniek.
Welke techniek heb je nodig voor een bandwedstrijd?: Reken minimaal op een PA-geluidsset, mengtafel, podiummonitors, microfoons, microfoonstatieven, DI-boxen, instrumentkabels, XLR-kabels en voldoende stroomverdeling. Laat elke band uiterlijk 2 weken vooraf technische wensen aanleveren.
Wanneer stuur je de definitieve informatie naar deelnemende bands?: Stuur bandbevestigingen met programma, optreedvolgorde, tijden, locatie, technische afspraken en contactgegevens uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Vraag bands om binnen 48 uur eventuele fouten of wijzigingen te melden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.