Checklist pour organiser un concours de groupes

Un concours de groupes demande de coordonner les artistes, le jury, la technique et le public dans un même déroulé. Commencez par fixer le concept, les règles et le lieu, puis ouvrez les inscriptions assez tôt pour vérifier chaque candidature. Les besoins techniques et alimentaires doivent être recueillis avant de finaliser le programme. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux confirmations, aux prix et à l’installation sur place.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le concept de la compétition
2 personnes
Confirmer le lieu
Rédiger les règles du concours
2 personnes
Définir les membres du jury
Contacter les groupes qui se produisent
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier un message sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
Vérifier les informations du groupe
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Établir le programme
2 personnes
Tirer au sort l’ordre des passages
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
Élaborer le déroulé
2 personnes
Planifier les bénévoles
Confirmer la livraison du matériel technique
Afficher la promotion
2 personnes
Ouvrir l’inscription du public
Prévoir les prix et les certificats
Envoyer les confirmations aux groupes
Imprimer le déroulé
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Nettoyer l'espace public
2 personnes
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Monter l’installation lumière
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Aménager les coulisses
2 personnes
Installer les lignes techniques
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer le programme et les panneaux
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Briefing du jury
2 personnes
Effectuer la balance du groupe
4 personnes

Événement

Ouvrir les inscriptions des groupes
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner les groupes en backstage
2 personnes
Annoncer les spectacles
Assurer l'encadrement technique des spectacles
3 personnes
Distribuer les formulaires du jury
Récupérer les formulaires du jury
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Annoncer la pause
Faciliter la délibération du jury
2 personnes
Annoncer le vainqueur
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Assurer les adieux au public
Accompagner le public à l'extérieur
3 personnes

Suivi

Fermer le bar
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier l’équipement
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger le catering restant
2 personnes
Envoyer les résultats aux groupes
Publier le message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Tables hautesqté 8
Tables de bièreqté 6
Chaisesqté 80
Table du jury
Tabourets de barqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Table de mixage
Retours de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 6
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles XLRqté 16
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Chargeurs de téléphone portableqté 4
Pilesqté 24
Diablesqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Ruban gafferqté 6
Attaches-câblesqté 200
Fusibles de secoursqté 10

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 10
Câbles d'éclairageqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 6
Pichets de serviceqté 6

Décoration

Fond de scène
Bannières de compétitionqté 4
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 30
Ruban adhésifqté 6
Ruban de masquageqté 6
Flèches de signalisationqté 20
Tableau à craieqté 2
Marqueurs craieqté 6

Catering

Courses

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8

Bureau

Fiches de juryqté 40
Stylosqté 30
Brochures du programmeqté 150
Braceletsqté 150
Étiquettes nominativesqté 60
Certificats de prixqté 6
Enveloppesqté 20

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 3 à 4 semaines avant le concours. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les informations de chaque groupe, de recueillir les besoins techniques et de construire un programme réaliste.
Demandez à chaque groupe une fiche technique précise : nombre de musiciens, microphones, boîtiers DI, retours de scène et durée de changement de plateau. Sans ces informations, la balance et l’ordre des passages prennent rapidement du retard.
Préparez le tirage au sort de l’ordre des passages après la clôture des inscriptions, puis envoyez les confirmations aux groupes avec l’horaire, les règles et les consignes d’arrivée. Prévoyez une marge d’au moins 15 minutes entre deux passages.
Testez la sonorisation, les retours de scène, les câbles XLR, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du public. Sécurisez les câbles avec des passe-câbles et gardez quelques câbles de rechange accessibles à l’équipe technique.
Attribuez les rôles des bénévoles avant le jour J : accueil, vestiaire ou circulation, jury, scène, restauration et rangement. Imprimez le déroulé et les formulaires du jury en plusieurs exemplaires, puis préparez les prix et certificats avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de groupes ?: Ouvrez les inscriptions environ 6 à 8 semaines avant la date du concours. Fermez-les 3 à 4 semaines avant afin de vérifier les groupes, leurs besoins techniques et leurs contraintes alimentaires.
Combien de temps prévoir entre deux groupes ?: Prévoyez généralement 15 à 20 minutes entre deux passages pour le changement de plateau et les réglages. Ajoutez une pause plus longue, d’environ 30 minutes, après plusieurs groupes pour éviter que le programme ne dérive.
Quand confirmer le programme aux groupes ?: Envoyez le programme définitif au moins 7 jours avant l’événement. Indiquez l’heure d’arrivée, l’ordre de passage, la durée prévue, les règles du concours et la personne à contacter sur place.
Combien de bénévoles faut-il pour un concours de groupes ?: Prévoyez au minimum 1 responsable de coordination, 2 personnes pour l’accueil et 2 personnes pour la scène et les changements de plateau. Ajoutez 1 personne dédiée au jury et 1 à 2 personnes pour la restauration selon le nombre de visiteurs.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.