Alpha-weekend organiseren: checklist en planning

Een Alpha-weekend vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een boodschappenlijst. Je regelt deelnemers, dieetwensen, noodcontacten en kamerindeling voordat je de praktische uitvoering kunt afronden. Plan daarnaast tijd voor het controleren van presentaties, het sorteren van materialen en het aansluiten van techniek. Met deze checklist werk je van datum en locatie naar ontvangst, maaltijden en programma, zodat je op de dag zelf niet nog achter ontbrekende informatie of spullen aan hoeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten registreren
Kamerindeling maken
2 personen
Programma afdrukken
Sprekers bevestigen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Groepsindeling maken
2 personen
Werkbladen voorbereiden
2 personen
Presentaties controleren
2 personen
Reserveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Koelproducten controleren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Materialen per ruimte sorteren
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Sleutels en informatie uitdelen
2 personen
Kennismakingsspel begeleiden
2 personen
Avondmaaltijd voorbereiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Sessieruimte gereedmaken
3 personen
Alpha-sessie begeleiden
3 personen
Kleine groepen begeleiden
6 personen
Avondhapjes serveren
2 personen
Avondprogramma afronden
2 personen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Ontbijtbuffet aanvullen
2 personen
Ochtendprogramma begeleiden
3 personen
Koffiepauze verzorgen
2 personen
Kleine groepen begeleiden
6 personen
Lunch voorbereiden
4 personen
Lunch serveren
4 personen
Middagactiviteit begeleiden
4 personen
Buitenspellen begeleiden
4 personen
Diner voorbereiden
4 personen
Diner serveren
4 personen
Avondsessie begeleiden
3 personen
Gebedsmoment begeleiden
2 personen
Zondagsontbijt voorbereiden
4 personen
Zondagsontbijt serveren
4 personen
Ochtendviering begeleiden
4 personen
Laatste groepsgesprekken begeleiden
6 personen
Lunchpakketjes klaarmaken
3 personen
Lunchpakketjes uitdelen
2 personen
Afsluitend programma begeleiden
3 personen
Feedbackformulieren uitdelen
2 personen
Deelnemers uitchecken
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Sleutels en locatie opleveren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Apparatuur testen en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare mokkenaantal 50
Herbruikbare glazenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Catering

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Keukentangenaantal 4
Ovenhandschoenenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 3

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6

Verlichting

LED-lampenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 45
Tafelkledenaantal 10
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Ballonnenaantal 80
Ballonnenlintaantal 2
Plakbandaantal 4
Pennenaantal 50
Stiftenaantal 12
Flip-overblokkenaantal 4
Post-itsaantal 12
Bijbelsaantal 40
Werkbladenaantal 45

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Frisbeesaantal 4
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Open het aanmeldformulier uiterlijk 4 weken voor het weekend. Vraag meteen dieetwensen en noodcontacten uit; losse aanvullingen via mail raken snel verspreid.
Maak de kamerindeling zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn en controleer die minstens 7 dagen vooraf. Houd rekening met wijzigingen tot 48 uur voor aankomst.
Druk deelnemerslijst en programma niet pas op locatie af. Maak per ruimte een map of stapel met werkbladen, presentaties en andere materialen, zodat opbouwen geen zoekwerk wordt.
Controleer techniek minimaal 1 dag vooraf: test laptops, beamer, projectiescherm, speakers en microfoons samen met de presentaties. Neem ook aansluitkabels en een reserve-oplossing voor het programma mee als die beschikbaar zijn.
Doe houdbare boodschappen eerder en controleer koelproducten op de laatste werkdag. Zet koelboxen, warmhoudbakken, thermoskannen en waterkannen klaar voordat de ontvangsttafel wordt ingericht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Alpha-weekend organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Open het aanmeldformulier ongeveer 4 weken voor de start en reserveer de laatste 7 dagen voor kamerindeling, programma en materiaalcontroles.
Wanneer maak je de kamerindeling voor een Alpha-weekend?: Maak een eerste kamerindeling zodra je ongeveer 80 procent van de aanmeldingen hebt verwerkt. Werk die uiterlijk 7 dagen vooraf bij en controleer de definitieve versie nog 48 uur voor aankomst.
Hoeveel tijd heb je nodig om een Alpha-weekend op locatie op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor het openen van de locatie, het controleren van ruimtes, het opstellen van tafels en stoelen, het inrichten van de ontvangst en het aansluiten van techniek. Reken extra tijd als presentaties of meerdere ruimtes getest moeten worden.
Wanneer moet ik de techniek voor een Alpha-weekend testen?: Test laptops, beamer, projectiescherm, speakers en microfoons uiterlijk 1 dag vooraf met de echte presentaties. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van geluid, beeld en aansluitingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.