Alpha-Wochenende organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Alpha-Wochenende braucht mehr als ein Programm und einen Raum. Du koordinierst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Notfallkontakte, Zimmeraufteilung und Referenten, bevor die Gruppe ankommt. Kurz vor dem Termin müssen haltbare Vorräte, Kühlprodukte, Technik und Materialien geprüft werden. Diese Checkliste mit 74 Aufgaben und 57 benötigten Gegenständen hilft dir, die Vorbereitung nach Zeit und Zuständigkeit zu ordnen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Notfallkontakte erfassen
Zimmeraufteilung erstellen
2 Personen
Programm drucken
Referenten bestätigen
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
Gruppen einteilen
2 Personen
Arbeitsblätter vorbereiten
2 Personen
Präsentationen prüfen
2 Personen
Reservierungen bestätigen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Kühlprodukte kontrollieren
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Materialien nach Raum sortieren
3 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Technik anschließen
2 Personen
Präsentationen testen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Schlüssel und Informationen ausgeben
2 Personen
Kennenlernspiel anleiten
2 Personen
Abendessen vorbereiten
4 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Sitzungsraum vorbereiten
3 Personen
Alpha-Sitzung leiten
3 Personen
Kleine Gruppen betreuen
6 Personen
Abendhäppchen servieren
2 Personen
Abendprogramm abschließen
2 Personen
Frühstück vorbereiten
4 Personen
Frühstück servieren
4 Personen
Frühstücksbuffet auffüllen
2 Personen
Morgenprogramm betreuen
3 Personen
Kaffeepause organisieren
2 Personen
Kleine Gruppen betreuen
6 Personen
Mittagessen vorbereiten
4 Personen
Mittagessen servieren
4 Personen
Nachmittagsaktivität begleiten
4 Personen
Outdoor-Spiele betreuen
4 Personen
Abendessen vorbereiten
4 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Abendsession betreuen
3 Personen
Gebetsmoment leiten
2 Personen
Sonntagsfrühstück vorbereiten
4 Personen
Sonntagsfrühstück servieren
4 Personen
Morgenandacht leiten
4 Personen
Abschlussgruppengespräche moderieren
6 Personen
Lunchpakete zusammenstellen
3 Personen
Lunchpakete verteilen
2 Personen
Abschlussprogramm begleiten
3 Personen
Feedbackformulare verteilen
2 Personen
Teilnehmer auschecken
3 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Technik abkoppeln
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Schlüssel und Location übergeben
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Ausrüstung testen und verstauen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 40
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 50
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
Wiederverwendbare BecherAnz. 50
Wiederverwendbare GläserAnz. 50
Wiederverwendbares BesteckAnz. 50
ServierschalenAnz. 12
ServierbesteckAnz. 12

Catering

ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Einkäufe

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2
RührschüsselnAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
KüchenzangenAnz. 4
OfenhandschuheAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 3

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LadekabelAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6

Dekoration

NamensschilderAnz. 45
TischdeckenAnz. 10
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8
BallonsAnz. 80
BallonbandAnz. 2
KlebebandAnz. 4
StifteAnz. 50
StifteAnz. 12
Flipchart-BlöckeAnz. 4
Post-itsAnz. 12
BibelnAnz. 40
ArbeitsblätterAnz. 45

Sportmaterial

FußbälleAnz. 2
FrisbeesAnz. 4
KegelAnz. 20
SpringseileAnz. 6

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Tipps

Lege Datum und Ort zuerst fest und öffne das Anmeldeformular danach. Erfasse über das Formular auch Ernährungswünsche und Notfallkontakte, damit du diese Angaben nicht kurz vor der Anreise einzeln nachfordern musst.
Bestätige Referenten, Reservierungen und die Zimmeraufteilung spätestens eine Woche vor dem Wochenende. Drucke die Teilnehmerliste, das Programm und die Arbeitsblätter anschließend in der finalen Version aus.
Prüfe die Technik nicht erst beim ersten Vortrag. Schließe Laptops, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofone am Vortag an und teste Bild, Ton sowie alle Präsentationen in den vorgesehenen Räumen.
Teile Materialien nach Raum und Programmpunkt auf, bevor die Location öffnet. So liegen Arbeitsblätter, Präsentationen und Gruppeneinteilungen dort, wo sie gebraucht werden, statt beim Empfang sortiert werden zu müssen.
Plane den Einkauf in zwei Schritte: haltbare Vorräte frühzeitig, Kühlprodukte kurz vor Beginn. Kontrolliere außerdem Thermoskannen, Wasserkannen, Kühlboxen und Warmhaltebehälter, damit Getränke und Speisen während des Tages verfügbar bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Alpha-Wochenende organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Referenten. Öffne das Anmeldeformular etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin und schließe die wichtigsten Teilnehmerangaben spätestens 10 bis 14 Tage vorher ab.
Wann sollte ich die Teilnehmerliste und Zimmeraufteilung fertigstellen?: Erstelle eine vorläufige Zimmeraufteilung 2 bis 3 Wochen vorher. Aktualisiere sie nach Anmeldeschluss und drucke die endgültige Teilnehmerliste sowie die Zimmeraufteilung spätestens am Vortag aus.
Wie prüfe ich die Technik für ein Alpha-Wochenende?: Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Lautsprecher und Mikrofone mindestens 24 Stunden vorher. Plane zusätzlich 30 Minuten am Veranstaltungstag ein, um Kabel, Ton und die erste Präsentation im echten Raum zu kontrollieren.
Wann sollte ich für das Alpha-Wochenende einkaufen?: Kaufe haltbare Vorräte 3 bis 7 Tage vorher und kontrolliere die Einkaufsliste am selben Tag. Kühlprodukte solltest du möglichst am Vortag oder am Veranstaltungstag besorgen und bis zur Ausgabe gekühlt lagern.

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