Zo organiseer je een AI-workshop zonder last-minute problemen

Begin een AI-workshop niet met de uitnodiging, maar met het programma en de leerdoelen. Bepaal daarna hoeveel deelnemers per werkplek kunnen werken, bevestig trainers en begeleiders en leg de technische eisen vroeg vast. In de laatste week controleer je aanmeldingen, dieetwensen, werkbladen en presentaties. Op de dag zelf draait alles om een geteste opstelling: laptops, projector, internet, kabels en opladers moeten klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Programma en leerdoelen opstellen
2 personen
3
Trainers en begeleiders bevestigen
4
Aanmeldformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Aanmeldingen bevestigen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Technische eisen versturen
10
Werkbladen en programma maken
2 personen
11
Locatie en reservering bevestigen
12
Presentaties en demo's testen
2 personen
13
Deelnemerslijst finaliseren
14
Naamkaartjes voorbereiden
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Materialen verzamelen
2 personen
17
Deelnemers herinneren

Event

18
Locatie openen
2 personen
19
Ruimte controleren
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
21
Techniek aansluiten
2 personen
22
Presentaties en internet testen
2 personen
23
Werkplekken klaarzetten
3 personen
24
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
27
Opening en veiligheidsinstructies
2 personen
28
AI-basisuitleg verzorgen
29
Pauzesnacks serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
31
Praktijkoefeningen begeleiden
3 personen
32
Vragen en cases behandelen
2 personen
33
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
34
Dinerbuffet serveren
3 personen
35
Verdiepende workshop verzorgen
2 personen
36
Eindopdracht begeleiden
3 personen
37
Resultaten en bronnen delen
38
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

39
Afval en servies verzamelen
3 personen
40
Apparatuur uitschakelen
2 personen
41
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Ruimte schoonmaken
3 personen
44
Materialen controleren en inpakken
2 personen
45
Geleende spullen retourneren
46
Deelnemersmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36

Apparatuur

Laptopsaantal 30
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Opladersaantal 30
Timeraantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Glazenaantal 36
Bordenaantal 36
Besteksetsaantal 36
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 36
Tafelnummersaantal 8
Welkomstbord

Papierwaren

Werkbladenaantal 40
Notitieblokkenaantal 36
Pennenaantal 40
Flip-overblokkenaantal 2
Flip-overmarkersaantal 12
Post-itsaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma voordat je deelnemers uitnodigt. Reserveer per inhoudelijk onderdeel een duidelijke tijdsduur en voeg een korte buffer toe voor vragen, demo’s en het wisselen tussen werkvormen.
Vraag technische informatie uiterlijk twee weken vooraf op bij trainers en begeleiders. Test presentaties en demo’s daarna op dezelfde laptop, projector en internetverbinding die je op de workshop gebruikt.
Maak de deelnemerslijst niet pas op de ochtend zelf definitief. Sluit wijzigingen enkele dagen vooraf af, zodat naamkaartjes, werkbladen, werkplekken en dieetwensen nog kunnen worden aangepast.
Zet per werkplek vooraf een laptop, oplader, notitieblok, pen en benodigd werkblad klaar. Leg HDMI-kabels, adapters, stekkerdozen en verlengsnoeren apart klaar; juist die kleine aansluitmaterialen ontbreken vaak.
Open de locatie ruim vóór de start en test de volledige keten: presentatie tonen, internet gebruiken, audio controleren en een demo uitvoeren. Zet koffie, thee en water pas daarna klaar, zodat techniek en ontvangst voorrang krijgen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een AI-workshop organiseren?: Leg datum, locatie, programma en trainers bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna, zodat je minimaal 2 weken hebt voor aanmeldingen en technische inventarisatie.
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor het testen van de techniek?: Plan op de workshopdag minstens 60 minuten voor het aansluiten en testen. Controleer niet alleen de projector, maar ook internet, presentaties, demo’s, HDMI-adapters, stekkerdozen en opladers.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst definitief maken?: Maak de lijst 3 tot 5 dagen voor de workshop definitief. Dan kun je naamkaartjes, werkbladen, werkplekken en de verzamelde dieetwensen nog zonder tijdsdruk verwerken.
Hoeveel laptops heb ik nodig voor een AI-workshop?: Reken op één laptop per deelnemer als iedereen zelfstandig oefent. Werk je in duo’s, dan zijn twee deelnemers per laptop een praktisch maximum; houd daarnaast minimaal één opgeladen reserve-laptop achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.