Zo organiseer je een afsluitingsfeest zonder gedoe

Begin met het aantal gasten en leg daarna de volgorde vast: uitnodigen, aanmelden, inkopen, opbouwen en testen. Bij een afsluitingsfeest lopen vooral dieetwensen, koeling en techniek snel achter op schema. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen vroeg, reserveer partytenten en speakers op tijd en werk op de dag zelf met aparte zones voor buffet, koffie, muziek en spellen. Zo houd je overzicht en voorkom je dat de laatste voorbereidingen tegelijk moeten gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Partytenten reserveren
5
Speakers reserveren
6
Programma vastleggen
2 personen
7
Spelmaterialen controleren
2 personen
8
Muziek afspeellijst maken
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
3 personen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
13
Dieetmaaltijden markeren
14
Decoratie sorteren
2 personen
15
Terrein en gebouw controleren
2 personen
16
Partytenten opbouwen
4 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen plaatsen
3 personen
19
Buffettafels inrichten
2 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
22
Muziek testen
2 personen
23
Spelstations klaarzetten
3 personen
24
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
4 personen
26
Bar en koelingen vullen
3 personen
27
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
28
Informatiebord ophangen

Event

29
Ontvangst bezoekers
3 personen
30
Programma aankondigen
31
Spelronde begeleiden
4 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Hapjes serveren
3 personen
34
Koffie en thee schenken
2 personen
35
Barbecue voorbereiden
3 personen
36
Barbecue bedienen
4 personen
37
Buffet aanvullen
2 personen
38
Dieetmaaltijden uitserveren
39
Muziek en dans begeleiden
2 personen
40
Laatste ronde aankondigen
41
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

42
Afval verzamelen
3 personen
43
Eten en drinken opruimen
3 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
46
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
47
Decoratie verwijderen
3 personen
48
Partytenten afbreken
4 personen
49
Locatie schoonmaken
4 personen
50
Koelkasten leegmaken
2 personen
51
Spelmaterialen opruimen
2 personen
52
Geleende materialen retourneren
2 personen
53
Afval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Barbecuesaantal 2
Barbecuegereedschapaantal 2
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Touwaantal 2
Voetballenaantal 3
Waterballonnenaantal 200

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodigingen minimaal 3 weken vooraf en verwerk de aanmeldingen in één overzicht. Noteer per gast ook de dieetwens, zodat dieetmaaltijden later herkenbaar kunnen worden gemarkeerd.
Leg het programma uiterlijk 1 week vooraf vast. Plan naast muziek en spellen ook een duidelijk begin- en eindmoment; zonder die volgorde blijven spelstations en aankondigingen vaak ongebruikt.
Reserveer partytenten en speakers zodra de datum vaststaat, bij voorkeur minimaal 2 weken vooraf. Controleer tegelijk of je genoeg tafels, stoelen, buffettafels en verlengkabels hebt voor de gekozen opstelling.
Doe de boodschappen verdeeld over houdbare voorraad en verse producten. Zet houdbare spullen de dag ervoor klaar, koel dranken enkele uren vooraf en richt het koffie- en theepunt niet naast het buffet in om opstoppingen te voorkomen.
Reserveer op de opbouwdag tijd voor een volledige test. Sluit speakers, mengpaneel en microfoon aan, controleer de muziek en loop daarna terrein, gebouw, lichtsnoeren, spelstations en buffet langs voordat de gasten komen.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een afsluitingsfeest organiseren?: Begin ongeveer 3 weken vooraf met uitnodigingen en aanmeldingen. Reserveer partytenten en speakers bij voorkeur 2 weken vooraf en leg het programma uiterlijk 1 week voor het feest vast.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een afsluitingsfeest verzamelen?: Vraag dieetwensen direct mee bij de uitnodiging en sluit de inventarisatie uiterlijk 1 week vooraf. Markeer de dieetmaaltijden vóór het buffet wordt ingericht, niet pas wanneer gasten aanschuiven.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een afsluitingsfeest?: Plan minimaal 3 uur voor partytenten, tafels, stoelen, buffet, versiering, geluidsinstallatie en spelstations. Houd daarna nog 30 minuten vrij voor een muziektest en een controle van terrein en gebouw.
Wanneer moet ik drank koelen voor een afsluitingsfeest?: Zet dranken enkele uren vóór de ontvangst in koelboxen of koelingen, zodat alles bij aanvang koud is. Houd een deel apart voor later en vul bij tijdens het feest, zodat de voorraad niet in één keer warm wordt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.