Organiser une fête de clôture, étape par étape

Une fête de clôture se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commence par fixer le programme, envoyer les invitations et suivre les inscriptions, notamment les besoins alimentaires. Ensuite, réserve les tentes et la sonorisation, vérifie le matériel de jeu et planifie les achats. Les dernières heures servent à installer les tables, le buffet, le café, la décoration et les stations de jeu, puis à tester la musique avant l’arrivée des invités.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Réserver des tentes de réception
5
Réserver les enceintes
6
Définir le programme
2 personnes
7
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
8
Créer la playlist musicale
9
Vérifier la liste des courses
2 personnes
10
Faire les courses
3 personnes
11
Refroidir les boissons
2 personnes
12
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
13
Marquer les repas diététiques
14
Trier la décoration
2 personnes
15
Vérifier le terrain et le bâtiment
2 personnes
16
Monter les tentes de réception
4 personnes
17
Installer les tables
3 personnes
18
Installer les chaises
3 personnes
19
Installer les tables de buffet
2 personnes
20
Suspendre la décoration
3 personnes
21
Raccorder la sonorisation
2 personnes
22
Tester la musique
2 personnes
23
Mettre en place les stations de jeu
3 personnes
24
Installer le point café et thé
2 personnes
25
Préparer les en-cas
4 personnes
26
Approvisionner le bar et les réfrigérateurs
3 personnes
27
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
28
Accrocher le panneau d’information

Événement

29
Accueil des visiteurs
3 personnes
30
Annoncer le programme
31
Animer le tour de jeu
4 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Servir des amuse-bouches
3 personnes
34
Servir le café et le thé
2 personnes
35
Préparer le barbecue
3 personnes
36
S’occuper du barbecue
4 personnes
37
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
38
Servir les repas diététiques
39
Animer la musique et la danse
2 personnes
40
Annoncer le dernier tour
41
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

42
Rassembler les déchets
3 personnes
43
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
44
Faire la vaisselle
3 personnes
45
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
46
Démonter la sono
2 personnes
47
Retirer la décoration
3 personnes
48
Démonter les tentes de fête
4 personnes
49
Nettoyer le lieu
4 personnes
50
Vider les réfrigérateurs
2 personnes
51
Ranger le matériel de jeu
2 personnes
52
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
53
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Couteauxqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillèresqté 70
Louchesqté 8
Petits bolsqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Barbecuesqté 2
Ustensiles de barbecueqté 2
Glacièresqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Panneau d’accueil

Matériel de sport

Cônesqté 20
Cordeqté 2
Ballons de footballqté 3
Balles d'eauqté 200

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires avant les achats. Marquez séparément les repas diététiques afin qu’ils ne soient pas confondus au moment du buffet.
Réservez les tentes et les enceintes dès que la date est fixée. Deux à trois jours avant, vérifiez aussi le terrain et le bâtiment : une réservation seule ne garantit pas que l’espace sera prêt.
Faites les courses après avoir vérifié la liste, puis refroidissez les boissons la veille. Installez les stocks non périssables avant le jour de la fête pour garder les dernières heures libres.
Prévoyez un ordre d’installation : tentes, tables et chaises, tables de buffet, décoration, sonorisation, puis stations de jeu. Testez les enceintes, le microphone et la musique avant de brancher les appareils de café et les bouilloires.
Gardez une zone clairement identifiée pour le café, le thé et les encas. Préparez les plateaux, saladiers, ustensiles et vaisselle réutilisable avant l’arrivée des invités, plutôt que pendant le service.

Questions fréquentes

Quand faut-il envoyer les invitations pour une fête de clôture ?: Envoyez-les au moins 3 à 4 semaines avant la fête. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant afin de connaître les quantités de repas et les besoins alimentaires.
Quand faut-il réserver les tentes et la sonorisation ?: Réservez les tentes de réception et les enceintes dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines à l’avance. Vérifiez les réservations une semaine avant l’événement.
Quand installer les tables et le buffet ?: Montez les tentes et installez les tables, les chaises et les tables de buffet le jour même, au moins 3 heures avant l’arrivée des invités. Gardez ensuite du temps pour la décoration et les tests audio.
Combien de temps faut-il prévoir pour les derniers préparatifs ?: Prévoyez au minimum 3 heures sur place pour l’installation complète. Ajoutez 30 minutes pour tester la musique, le microphone, les jeux et le point café avant l’ouverture.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.