Que prévoir pour une sortie à vélo du quartier ?

Pour une sortie à vélo du quartier, il faut prévoir à la fois le ravitaillement à l’arrivée et le matériel qui évite qu’une petite panne ne bloque le groupe. Cette liste rassemble les boissons, la vaisselle, les équipements de réparation, la signalisation et le mobilier nécessaires. Compte les participants avant les achats, puis ajoute une marge pour les bénévoles et les accompagnateurs. Les boissons doivent être refroidies à l’avance et les cartes d’itinéraire imprimées avant le départ.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 50
Ensembles de tables de bièreqté 4
Râteliers à vélosqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 60
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60

Cuisine

Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Carafes d’eauqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Couverts de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de préparationqté 3

Équipement

Glacièresqté 4
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Talkies-walkiesqté 6
Chargeurs de téléphone portableqté 4

Matériel de sport

Pompes à véloqté 3
Kits de réparation véloqté 2
Chambres à air de rechangeqté 6
Éclairage de véloqté 6
Gilets réfléchissantsqté 12
Casques de véloqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Panneaux de directionqté 20
Cônesqté 12
Ruban de balisageqté 4
Presse-papiersqté 3
Cartes d'itinéraireqté 60
Sets de stylosqté 4
Étiquettes nominativesqté 60
Numéros de départqté 60

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Nappesqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lanternes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Épongesqté 6
Torchonsqté 12
Serviettesqté 6

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Thé - 3 boîtes
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 2 litres
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 6 bouteilles
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Tisane - 1 boîte
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 50 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Barres de céréales - 60 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Pain blanc - 4 pains
- Fromage jeune - 2 kilos
- Houmous - 1,5 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Concombre - 8 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Laitue - 4 pièces
- Garniture de blanc de poulet - 1,5 kilo
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Mélange de snacks salés - 3 sachets
- Biscuits - 5 paquets
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Poivre - 1 boîte
- Sel - 1 paquet
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Serviettes - 200 pièces
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 3 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 3 flacons

Conseils

Prévoyez au moins 1 litre d’eau par participant pour la sortie, puis ajoutez 10 à 15 % pour les accompagnateurs et les bénévoles. Répartissez l’eau dans des carafes et gardez une partie dans des glacières.
Pour le premier ravitaillement, comptez 2 à 3 boissons par personne et par heure, en incluant les options sans alcool. Refroidissez-les au moins 4 heures avant l’accueil.
Préparez un kit de réparation pour 10 à 15 vélos, avec au minimum une pompe et deux chambres à air de rechange par kit. Placez un kit avec chaque accompagnateur chargé d’un groupe.
Prévoyez un gilet réfléchissant pour chaque accompagnateur et vérifiez les éclairages des vélos avant le départ, surtout si le retour peut se faire après la tombée du jour. Gardez au moins une trousse de premiers secours au départ et une autre à l’arrivée.
Installez les porte-vélos, les panneaux directionnels, les tables et les tentes avant l’arrivée des participants. Réservez au moins 60 minutes pour le montage et testez les talkies-walkies avant de répartir les accompagnateurs.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une sortie à vélo ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 à 2 boissons par heure supplémentaire selon la météo et l’intensité du parcours. Ajoutez 10 à 15 % pour les bénévoles et les accompagnateurs.
Combien de matériel de réparation faut-il pour 20 vélos ?: Pour 20 vélos, prévoyez au moins 2 kits de réparation, 2 pompes et 4 chambres à air de rechange. Répartissez le matériel entre les accompagnateurs plutôt que de tout laisser au point de départ.
Quand refroidir les boissons pour la sortie à vélo ?: Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant le début de la sortie. Pour une grande quantité, préparez les glacières la veille et vérifiez leur température environ 30 minutes avant l’arrivée des participants.
Combien de temps faut-il pour installer le départ et l’arrivée ?: Réservez au minimum 60 minutes pour installer les porte-vélos, les tables, les chaises, les tentes et les panneaux. Ajoutez 30 minutes si vous devez aussi brancher les machines à café, tester les rallonges et organiser la signalisation.

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