Que faut-il prévoir pour un salon de la croisière ?

Un salon de la croisière demande plus qu’un espace avec quelques tables. Il faut équiper les stands, organiser l’accueil des visiteurs, prévoir les boissons et rendre les présentations des compagnies maritimes visibles et audibles. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à réserver, de la table d’inscription aux câbles de recharge. Les quantités dépendent du nombre d’exposants et de visiteurs, mais certains éléments doivent être anticipés au moins deux à trois semaines avant l’ouverture.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Tabouretsqté 12
Panneaux de standqté 24
Présentoirs à dépliantsqté 12
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 80
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Câbles de rechargeqté 6
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Télécommande de présentation
Terminal de paiement mobile

Décoration

Ballonsqté 100
Arches de ballonsqté 2
Drapeaux nautiquesqté 12
Chemins de tableqté 18
Plantes artificiellesqté 12
Cartes du mondeqté 4
Décoration de tableqté 18
Boussoles décorativesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à pilesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Ciseauxqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 24
Carafesqté 8
Bacs à glaçonsqté 4

Bureau

Supports de badges nominatifsqté 100
Cartes de badges nominatifsqté 100
Chemises à pinceqté 6
Stylos à billeqté 50
Marqueursqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Pâte adhésiveqté 6
Presse-papiersqté 6
Formulaires d'inscriptionqté 150
Enveloppesqté 100
Agrafeusesqté 4
Boîtes d’agrafesqté 8
Corbeilles à papierqté 6
Clés USBqté 2
Feuilles d'étiquettesqté 10
Papier A4qté 3
Plans du salonqté 150
Brochures du programmeqté 150
Panneaux numérotés des standsqté 24
Panneaux indicateursqté 12
Presse-papiersqté 12

Nettoyage

Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sachets de thé - 200 pièces
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Lait pour café demi-écrémé - 2 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Bière blanche - 1 casier
- Pils - 3 caisses
- Rosé - 8 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Prosecco - 4 bouteilles
- Citrons - 2 kilo
- Citrons verts - 1 kilo
- Menthe fraîche - 6 bottes
- Glaçons - 20 kilos
- Mini-sandwichs au fromage - 80 pièces
- Mini-sandwichs au jambon - 80 pièces
- Mini-sandwichs au poulet - 60 pièces
- Mini-sandwichs au houmous - 60 pièces
- Mini-wraps aux légumes - 60 pièces
- Mini-wraps au saumon - 40 pièces
- Quiche végétarienne - 4 pièces
- Mini-pizzas - 80 pièces
- Dés de fromage - 3 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Tomates cerises - 2 kilos
- Concombre - 8 pièces
- Carottes - 2 kilos
- Lanières de poivron - 2 kilo
- Olives - 2 bocaux
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Noix salées - 4 sachets
- Mélange étudiant - 3 sachets
- Galettes de riz - 4 paquets
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Pesto - 3 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce chili - 2 bouteilles
- Sauce cocktail - 2 bouteilles
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Piques en bois - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Sacs pour poubelle à pédale - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Mouchoirs en papier - 12 paquets
- Pansements - 2 boîtes
- Essuie-tout - 8 paquets

Conseils

Prévoyez une table d’inscription, des chaises et un porte-manteaux dès l’entrée. Comptez environ une personne à l’accueil par tranche de 100 visiteurs attendus pendant la première heure.
Pour chaque stand, comptez au minimum une table, deux chaises, un panneau de stand et un présentoir à dépliants. Ajoutez un tabouret si l’exposant doit rester plusieurs heures sur place.
Pour le café et le thé, prévoyez au moins une tasse ou un verre par personne et par service, puis ajoutez 10 % de réserve. Deux machines à café et deux bouilloires évitent une file d’attente lors d’un accueil de 50 à 80 personnes.
Réservez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, un microphone et des haut-parleurs si les compagnies présentent leurs itinéraires. Ajoutez au moins deux rallonges, deux multiprises et les câbles de recharge nécessaires.
Ne gardez pas les documents pour le dernier jour : imprimez le plan du salon, les listes de visiteurs et les badges nominatifs 48 heures avant l’ouverture. Prévoyez 10 % de badges et de dépliants supplémentaires pour les inscriptions tardives et les remplacements.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un salon de la croisière ?: Prévoyez deux chaises par stand, une à l’accueil et au moins deux chaises supplémentaires pour les visiteurs ou les intervenants. Pour 10 exposants, cela représente donc au minimum 23 chaises, hors espace de conférence.
Combien de verres et de tasses prévoir pour un salon ?: Comptez un récipient par personne et par service, avec 10 % de marge. Pour 80 visiteurs servis une fois, prévoyez par exemple 88 tasses à café, verres à thé ou verres à eau selon les boissons proposées.
Quand réserver le matériel technique du salon ?: Réservez le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone, les haut-parleurs et l’ordinateur portable au moins 14 jours avant le salon. Faites un test complet des branchements 24 heures avant l’ouverture.
Combien de badges et de dépliants imprimer ?: Imprimez le nombre de badges correspondant aux visiteurs et exposants confirmés, puis ajoutez 10 %. Pour 200 personnes inscrites, préparez 220 badges et une réserve comparable de dépliants.

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