Que faut-il prévoir pour une Promenade des papillons ?

Pour une Promenade des papillons, les achats ne se limitent pas aux encas et aux boissons. Il faut aussi préparer l’accueil, l’observation sur le parcours, le balisage et la sécurité du groupe. Prévoyez le matériel en fonction du nombre de participants inscrits, puis ajoutez une petite marge pour les gobelets, les portions et les badges. Les cartes imprimées, les piles ou batteries et les besoins alimentaires sont souvent oubliés jusqu’à la veille.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 12
Nappesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 70
Assiettes réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 60

Cuisine

Thermosqté 6
Machine à café
Carafes d’eauqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Glacièresqté 4

Équipement

Jumellesqté 10
Loupesqté 10
Lampes de pocheqté 12
Lampes frontalesqté 8
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4

Éducation

Guides des papillonsqté 12
Cartes d'itinéraireqté 60

Inscription

Presse-papiersqté 4
Stylos à billeqté 30
Badges nominatifsqté 60
Braceletsqté 60

Signalétique

Panneaux d’orientationqté 12
Cônesqté 12
Ruban de balisageqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gilets réfléchissantsqté 8
Siffletsqté 6
Ponchos de pluieqté 20

Nettoyage

Gel hydroalcooliqueqté 4
Poubellesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Rallongesqté 4

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Spa Blauw - 6 caisses
- Eau minérale pétillante - 2 caisses
- Cola - 12 litres
- Cola Zero - 12 litres
- Sirop de limonade - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Sandwichs - 70 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Fromage jeune - 3 kilos
- Houmous - 8 pots
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Pâtes à tartiner végétariennes - 8 pots
- Beurre - 1 kilo
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Laitues - 6 pièces
- Poivrons - 12 pièces
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 50 pièces
- Raisins - 5 kilos
- Mandarines - 5 kilos
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Bretzels salés - 4 sacs
- Crackers complets - 6 paquets
- Biscuits à l’avoine - 80 pièces
- Raisins secs - 2 kilos
- Mélange de noix - 2 kilo
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- Petits pains sans gluten - 10 pièces
- Pâte à tartiner végétalienne - 4 pots
- Mayonnaise - 2 pots
- Moutarde - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Poivre - 1 boîte
- Sel - 1 boîte
- Serviettes - 300 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Lingettes de nettoyage - 3 paquets
- Papier toilette - 24 rouleaux

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 gobelets, assiettes et jeux de couverts réutilisables par participant pour couvrir les boissons, le café et les encas sans manquer de vaisselle.
Comptez une portion de fruits et une portion de snacks par personne, puis ajoutez 10 % de réserve pour les accompagnateurs, les bénévoles et les inscriptions de dernière minute.
Préparez une carte d’itinéraire par participant et quelques exemplaires supplémentaires pour le guide, les bénévoles et les personnes qui s’inscrivent sur place. Rangez-les dans des presse-papiers s’il peut pleuvoir.
Pour l’observation, prévoyez au moins une paire de jumelles et une loupe pour chaque petit groupe. Chargez les lampes, talkies-walkies et batteries externes la veille, plutôt que le matin du départ.
Installez le point de départ au moins 45 minutes avant l’accueil : table d’inscription, badges, panneaux, cônes, ruban de balisage et matériel de premiers secours doivent être accessibles immédiatement.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une Promenade des papillons ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson supplémentaire par heure de sortie. Ajoutez de l’eau en quantité suffisante et gardez les boissons au frais dans des glacières.
Quand acheter les encas et les fruits pour la promenade ?: Achetez les fruits et les produits frais la veille ou le matin même. Dosez une portion de fruits et une portion de snacks par participant, avec environ 10 % de marge.
Combien de cartes d’itinéraire faut-il imprimer ?: Imprimez une carte par participant inscrit, plus 5 à 10 exemplaires supplémentaires. Gardez aussi des copies pour le guide nature, les bénévoles et la table d’inscription.
Quand préparer le matériel de la Promenade des papillons ?: Rassemblez le matériel deux jours avant et vérifiez les piles, batteries et lampes la veille. Montez le point de départ 45 à 60 minutes avant l’arrivée des participants.

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