Que faut-il prévoir pour une visite guidée historique ?

Une visite guidée historique demande surtout du matériel facile à oublier : cartes lisibles, dossiers imprimés, stylos et moyens de recharge. Prévoyez aussi les boissons, les en-cas ou le déjeuner, ainsi que des gobelets et couverts si le groupe mange en route ou à l’arrivée. Cette liste vous aide à préparer le départ, à accueillir les participants et à garder le groupe équipé en cas de pluie ou de faible luminosité.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Table d'information
Chaises pliantesqté 6

Équipement

Mégaphone portableqté 2
Batteries externesqté 4
Téléphonesqté 3
Câbles de rechargeqté 5
Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Appareil photo

Documents

Dossiers des participantsqté 35
Cartes d'itinéraireqté 35
Programmesqté 35
Fiches d’information historiquesqté 35
Liste des participantsqté 3
Liste des contacts d’urgenceqté 3
Stylosqté 40
Étiquettes nominativesqté 40
Presse-papiersqté 6
Cartes de parcours imperméablesqté 6
Classeurs de dossiersqté 4

Éclairage

Lampes de pocheqté 6
Piles de rechangeqté 24

Vêtements

Gilets bien visiblesqté 6
Ponchos de pluieqté 35

Catering

Gobelets réutilisablesqté 40
Gobelets à café réutilisablesqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Distributeurs de serviettesqté 3
Couvertures de pique-niqueqté 4
Courses
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Spa Rouge - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Café - 2 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 4 litre
- Lait d'avoine - 2 litres
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Boterkoek - 4 paquets
- Barres de céréales complètes au muesli - 40 pièces
- Chips nature - 4 sacs
- Chips au paprika - 4 sachets
- Bâtonnets salés - 4 sachets
- Noix non salées - 2 kilo
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage jeune - 2 kilos
- Filet de dinde - 1,5 kilo
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Serviettes en papier - 100 pièces
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Lingettes humides - 4 paquets

Nettoyage

Poubellesqté 4
Gel hydroalcooliqueqté 4
Chiffons de nettoyageqté 8

Conseils

Imprimez un dossier par participant, puis ajoutez quelques exemplaires de secours : comptez 5 à 10 % de documents en plus pour les inscriptions tardives ou les feuilles perdues.
Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis transportez-les dans des glacières. Les thermos sont utiles pour le café ou les boissons chaudes au départ.
Préparez les cartes de parcours en version imperméable ou protégez-les avant le départ. Gardez aussi une copie de l’itinéraire alternatif avec la liste des participants.
Chargez les téléphones et les batteries externes la veille, avec un câble adapté à chaque appareil. Pour une visite qui se prolonge après la tombée du jour, emportez des lampes de poche et un jeu de piles de rechange.
N’attendez pas le matin même pour gérer le repas : emballez les en-cas et le déjeuner la veille, puis vérifiez le nombre d’assiettes, de couverts, de serviettes et de gobelets selon les inscriptions confirmées.

Questions fréquentes

Combien de dossiers faut-il imprimer pour une visite guidée ?: Préparez un dossier par participant confirmé et ajoutez 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Pour 30 personnes, imprimez donc environ 32 à 33 dossiers.
Combien de boissons prévoir par personne pour une visite historique ?: Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis adaptez la quantité à la durée et à la météo. Transportez-les dans une ou plusieurs glacières et prévoyez des gobelets réutilisables.
Que faut-il prévoir en cas de pluie pendant la visite ?: Emportez un poncho de pluie par participant qui n’en a pas déjà un, ainsi que des cartes de parcours imperméables. Vérifiez les prévisions la veille et préparez l’itinéraire alternatif au moins 24 heures avant le départ.
Quand préparer le matériel d’une visite guidée historique ?: Rassemblez les documents, les fournitures et le matériel de transport la veille. Chargez les appareils, refroidissez les boissons et emballez le déjeuner avant le jour de la visite pour garder le matin disponible pour l’accueil.

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