Que prévoir pour une visite guidée d’art ?

Une visite guidée d’art demande peu d’achats, mais certains éléments doivent être prêts avant l’arrivée du premier groupe. Prévoyez de quoi accueillir les visiteurs, identifier les participants, suivre l’itinéraire et servir une boisson ou une collation. Les cartes, panneaux et supports imprimés sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment. Cette liste vous aide à regrouper le mobilier, le matériel technique, la vaisselle et les fournitures d’accueil nécessaires.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 70
Tables hautesqté 4
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Microphones sans filqté 2
Enceintes portablesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Panneaux des artistesqté 20
Chemins de tableqté 6
Compositions floralesqté 6
Bandes adhésivesqté 3

Communication

Cartes d'itinéraireqté 80
Flyers du programmeqté 80
Étiquettes nominativesqté 80
Stylosqté 20
Chemises à pinceqté 6
Panneaux indicateursqté 12

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Petits bolsqté 12
Pinces de serviceqté 6
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6

Sécurité incendie

Gilets lampes torchesqté 6

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Assortiment de thé - 160 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 2 kilos
- Eau minérale plate - 60 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 40 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Snacks salés - 4 sachets
- Noix mélangées - 3 kilo
- Olives - 2 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 5 kilos
- Bananes - 3 kilos
- Concombres - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Baguette - 15 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Crackers - 12 paquets
- Mini-quiches - 120 pièces
- Mini wraps - 120 pièces
- Samosas végétariens - 100 pièces
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Serviettes - 500 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Spray nettoyant - 2 bouteilles
- Éponges - 10 pièces
- Papier toilette - 24 rouleaux

Conseils

Prévoyez une carte d’itinéraire et un flyer du programme par visiteur, plus 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les inscriptions de dernière minute ou les documents abîmés.
Pour l’accueil, comptez une étiquette nominative et un stylo par participant, puis ajoutez au moins 10 stylos de rechange. Gardez les listes et documents dans des chemises à pince séparées par groupe.
Comptez deux à trois verres par personne si la visite comprend un verre d’accueil, et prévoyez une carafe d’eau pour 6 à 8 personnes. Mettez les boissons au frais au moins 3 heures avant le début.
Testez les microphones, enceintes, rallonges et multiprises la veille, puis gardez une lampe de poche par point de visite ou zone peu éclairée. Cela évite de chercher du matériel pendant le briefing des guides.
Installez les panneaux indicateurs et les cartes au moins 60 minutes avant l’ouverture de l’accueil. Vérifiez chaque branchement et chaque étiquette d’œuvre sur place, car un itinéraire modifié au dernier moment peut rendre la signalétique inutilisable.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une visite guidée d’art ?: Prévoyez surtout les cartes d’itinéraire, flyers du programme, étiquettes nominatives, stylos et panneaux indicateurs. Ajoutez la vaisselle, les boissons, les thermos ou machines à café, ainsi que l’éclairage et le matériel audio nécessaires au parcours.
Combien de verres prévoir par visiteur ?: Comptez deux à trois verres par personne si un verre d’accueil et de l’eau sont servis pendant la visite. Ajoutez environ 10 % de marge pour les verres utilisés entre deux groupes ou les accidents.
Quand préparer les boissons pour une visite guidée ?: Mettez les boissons au frais au moins 3 heures avant l’accueil. Préparez les thermos, tasses, carafes et plateaux de service 30 à 60 minutes avant le début, afin de garder du temps pour l’installation et le briefing.
Combien d’exemplaires du programme faut-il imprimer ?: Imprimez un flyer par visiteur inscrit et ajoutez 10 % d’exemplaires supplémentaires. Pour 40 visiteurs, prévoyez donc 44 flyers, avec quelques copies conservées à la table d’inscription.

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