Que faut-il prévoir pour une visite du musée ?

Une visite du musée organisée pour plusieurs personnes demande plus que des billets d’entrée. Il faut préparer l’accueil, les documents, l’identification des participants et de quoi rester à l’aise pendant le trajet et la visite. Prévoyez les quantités selon le nombre d’inscrits : un badge et une bouteille d’eau par personne, ainsi que quelques exemplaires supplémentaires des documents. Cette liste vous aide à regrouper les achats et le matériel à emporter avant le jour du départ.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Organisation

Billets d’entrée imprimésqté 35
Badges nominatifsqté 35
Porte-badgesqté 35
Lanyardsqté 35
Cartes d'itinéraireqté 35
Brochures du programmeqté 35
Listes de présenceqté 2
Presse-papiersqté 3
Stylos à billeqté 10
Enveloppesqté 5
Cartes de contactqté 35

Équipement

Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 4
Smartphone

Mobilier

Tables hautes pliantesqté 2
Nappesqté 2

Transport

Ponchos de pluieqté 10
Parapluiesqté 6
Sacs à dosqté 5

Catering

Bouteilles d’eau réutilisablesqté 35
Gobeletsqté 35
Serviettesqté 100
Glacièresqté 2
Courses
- Spa Blauw - 36 petites bouteilles
- Spa Rood - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Cola - 2 bouteilles
- Cola Zero - 2 bouteilles
- Café - 1 paquet
- Thé - 1 boîte
- Sucre - 1 paquet
- Lait - 2 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Barres de céréales - 40 pièces
- Chips nature - 3 sachets
- Chips au paprika - 3 sachets
- Pop-corn salé - 3 sachets
- Galettes de riz - 3 paquets
- Noix non salées - 2 sacs
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 35 pièces
- Bananes - 35 pièces
- Mandarines - 35 pièces
- Barres sans gluten - 8 pièces
- Barres vegan - 8 pièces
- Barres sans sucre - 8 pièces
- Serviettes en papier - 100 pièces
- Essuie-tout - 2 rouleaux
- Gel hydroalcoolique - 3 flacons
- Lingettes humides - 3 paquets
- Sacs-poubelle - 1 rouleau
- Papier toilette - 2 paquets

Nettoyage

Poubellesqté 2
Serviettesqté 4

Conseils

Préparez un badge nominatif, un porte-badge et un lanyard pour chaque participant, puis ajoutez 5 à 10 % de rechange pour les inscriptions tardives ou les badges perdus.
Imprimez les billets, cartes d’itinéraire, brochures du programme et listes de présence au moins 24 heures avant la visite. Gardez aussi les billets en version numérique sur un smartphone.
Comptez une bouteille d’eau réutilisable par personne et prévoyez quelques bouteilles supplémentaires pour les accompagnateurs ou les imprévus. Utilisez des gobelets et des serviettes si les consommations sont distribuées sur place.
Chargez les smartphones et emportez une batterie externe ainsi que les câbles adaptés. Pour une organisation sur plusieurs groupes, prévoyez au moins un téléphone chargé par responsable de groupe.
Si le point de rassemblement est extérieur, emportez des parapluies et des ponchos de pluie selon la météo. Les sacs à dos, glacières et poubelles se préparent la veille pour éviter de les oublier au départ.

Questions fréquentes

Combien de bouteilles d’eau prévoir pour une visite du musée ?: Prévoyez une bouteille d’eau réutilisable par participant, plus 5 à 10 % de réserve. Pour 30 personnes, emportez donc au moins 32 à 33 bouteilles.
Combien de badges faut-il préparer pour une visite de groupe ?: Préparez un badge par personne inscrite et ajoutez 5 à 10 % de badges vierges. Pour un groupe de 40 personnes, prévoyez environ 42 à 44 badges avec porte-badges et lanyards.
Quand imprimer les billets et les cartes d’itinéraire ?: Imprimez-les au plus tard 24 heures avant le départ, après la vérification des réservations. Conservez également une copie numérique sur un smartphone chargé.
Que faut-il emporter s’il pleut le jour de la visite ?: Prévoyez des parapluies et des ponchos de pluie pour le trajet jusqu’au point de rassemblement et entre les transports. Vérifiez la météo la veille et rangez le matériel dans les sacs à dos avant le départ.

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