Que prévoir pour une visite architecturale de la ville ?

Une visite architecturale se déroule souvent à pied, avec plusieurs arrêts et des temps d’attente. Prévoyez donc à la fois les supports pour suivre l’itinéraire, le matériel pour entendre le guide et de quoi gérer la météo, les pauses et les petits incidents. Cette liste couvre l’accueil du groupe, la circulation entre les lieux et le dîner. Les quantités dépendent du nombre de participants, mais certains éléments doivent être préparés en plusieurs exemplaires.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pliantesqté 6
Table d'information

Équipement

Amplificateur sonore portable
Microphone
Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 6
Smartphoneqté 2
Appareil photo numérique
Lampes de pocheqté 4

Itinéraire et informations

Cartes d'itinéraireqté 40
Brochures du programmeqté 40
Descriptions du lieuqté 40
Badges nominatifsqté 40
Porte-badgesqté 40
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4
Panneaux de directionqté 8
Gilets fluorescentsqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secours
Couvertures de survieqté 4
Gel hydroalcooliqueqté 2

Protection contre les intempéries

Parapluiesqté 8
Ponchos de pluie jetablesqté 10

Transport

Glacièresqté 2
Sacs de transportqté 6
Étiquettes de bagagesqté 40

Catering

Bouteilles d’eau réutilisablesqté 40
Gobeletsqté 40
Serviettesqté 100
Courses
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Spa Rouge - 24 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Café - 2 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Sucre - 1 paquet
- Lait - 4 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Glaçons - 4 sacs
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Chips tortilla - 4 sacs
- Houmous - 4 barquettes
- Concombre - 6 pièces
- Carottes - 2 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Barres de céréales - 40 pièces
- Mini-sandwichs - 50 pièces
- Tranches de fromage - 1 kilogramme
- Wraps au houmous - 20 pièces
- Petits pains sans gluten - 6 pièces
- Sandwichs végétaliens - 6 pièces
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Poivre - 1 flacon
- Sel - 1 boîte
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Lingettes nettoyantes - 2 paquets
- Liquide vaisselle - 1 bouteille

Nettoyage

Poubellesqté 3

Conseils

Préparez une carte d’itinéraire par participant, puis ajoutez 5 à 10 exemplaires de réserve pour les pertes ou les changements de parcours. Gardez aussi quelques brochures et descriptions de lieux supplémentaires au point de rassemblement.
Pour un groupe de plus de 15 personnes, prévoyez un amplificateur portable et un microphone, puis testez-les avant l’arrivée des participants. Emportez au moins 2 batteries externes et les câbles adaptés aux appareils utilisés.
Comptez au minimum une bouteille d’eau réutilisable par personne pour la visite, avec quelques bouteilles supplémentaires pour le guide et l’équipe d’organisation. Les gobelets, serviettes et glacières doivent être regroupés avant le départ afin de ne pas les oublier dans le véhicule.
Adaptez la protection météo au nombre d’inscrits : prévoyez un parapluie ou un poncho par personne si des averses sont annoncées. Vérifiez les prévisions la veille et le matin même, car une visite urbaine comporte peu d’abris entre deux étapes.
Installez la table d’information au moins 30 minutes avant l’heure de rendez-vous. Placez-y les badges, porte-badges, stylos, presse-papiers et panneaux de direction, et gardez la trousse de premiers secours ainsi que les couvertures de survie dans un sac facilement accessible.

Questions fréquentes

Combien de cartes d’itinéraire faut-il imprimer pour une visite architecturale ?: Imprimez une carte par participant confirmé et ajoutez 5 à 10 % d’exemplaires de réserve. Pour 30 participants, prévoyez donc environ 32 à 33 cartes.
Que faut-il prévoir pour une visite architecturale sous la pluie ?: Prévoyez un poncho ou un parapluie par participant, plus quelques exemplaires de secours pour le guide et l’équipe. Vérifiez la météo au plus tard le matin même et confirmez l’itinéraire alternatif avant le départ.
Combien de temps faut-il pour installer le point de rassemblement ?: Réservez au moins 30 minutes avant l’accueil du groupe. Ce délai permet d’installer la table, les panneaux, les badges et les documents, puis de tester le microphone et l’amplificateur.
Combien d’eau faut-il emporter pour une visite architecturale ?: Comptez une bouteille par personne pour la visite, avec 10 % de réserve si le parcours dure plusieurs heures ou se déroule par temps chaud. Transportez-les dans une ou plusieurs glacières pour faciliter la distribution pendant les pauses.

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