Que faut-il prévoir pour une session pratique ?

Pour une session pratique, il faut prévoir à la fois l’accueil, le travail en petits groupes et la présentation. La liste couvre le café et le thé, la vaisselle, les feuilles de travail, les badges et le matériel pour écrire. Côté technique, vérifiez le vidéoprojecteur, l’ordinateur, les câbles et les rallonges avant le jour J. Les consommables oubliés sont souvent les marqueurs, les post-it, le ruban adhésif et les porte-badges.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 45
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte portable

Matériel de travail

Paperboardqté 2
Papier pour chevaletqté 4
Tableau blanc
Effaceurs pour tableau blancqté 2
Marqueursqté 40
Post-itqté 12
Stylos à billeqté 50
Presse-papiersqté 45
Feuilles de travailqté 50
Badges nominatifsqté 50
Porte-badgesqté 50
Ciseauxqté 10
Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Bâtons de colleqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verresqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Saladiersqté 4
Glacièresqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandeqté 4
Compositions floralesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Assortiment de thés - 2 boîtes
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citron - 6 pièces
- Eau plate - 24 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Ice tea - 4 bouteilles
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Mini-wraps - 60 pièces
- Houmous - 4 bacs
- Fromage à la crème - 3 barquettes
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Poivrons - 8 pièces
- Dés de fromage - 2 kilos
- Raisins - 2 kilos
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Crackers salés - 4 paquets
- Mélange de noix - 2 kilos
- Crackers sans gluten - 2 paquets
- Sandwichs végétaliens - 10 pièces
- Petits pains sans gluten - 6 pièces
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets

Conseils

Prévoyez un badge nominatif et un porte-badge par participant confirmé, plus 5 à 10 % de réserve pour les inscriptions de dernière minute.
Pour une session de trois heures, comptez au moins une tasse de café ou de thé par personne et prévoyez 10 % de tasses supplémentaires.
Préparez une feuille de travail par participant, puis ajoutez 5 exemplaires vierges pour les erreurs d’impression ou les nouveaux arrivants.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran et le câble HDMI au moins 24 heures avant la session ; gardez aussi une rallonge et une multiprise de secours.
Pour l’installation, prévoyez au minimum deux marqueurs par surface d’écriture, un paquet de post-it et un rouleau de ruban adhésif par salle ; ces fournitures manquent souvent au moment d’afficher les consignes.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour organiser une session pratique ?: Prévoyez les feuilles de travail, les badges et porte-badges, les stylos, les marqueurs, les post-it, le ruban adhésif et la vaisselle. Ajoutez le café, le thé et les consommables de restauration selon le nombre de participants, avec 5 à 10 % de marge.
Combien de badges faut-il prévoir pour une session ?: Comptez un badge et un porte-badge par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 30 personnes, prévoyez donc 32 à 33 exemplaires afin de couvrir les changements de dernière minute.
Quel matériel vérifier avant une session pratique ?: Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran de projection, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures avant. Vérifiez aussi l’enceinte si une présentation comporte du son.
Combien de temps avant faut-il préparer le matériel ?: Faites les courses et vérifiez le matériel 2 à 3 jours avant la session. Installez les postes de travail, les badges, les feuilles et la table d’inscription le jour même, idéalement 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants.

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