Que faut-il prévoir pour une masterclass ?
Une masterclass réussie demande plus que des chaises et une présentation. Il faut prévoir le matériel audiovisuel, les supports de travail, l’accueil des participants et de quoi servir les boissons et le repas. Cette liste vous aide à vérifier les achats et le matériel à apporter avant le jour J. Pensez notamment aux adaptateurs, aux câbles et aux fournitures que l’on oublie souvent au dernier moment.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 45
- Nappesqté 8
- Tabouretsqté 2
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câble HDMIqté 2
- Adaptateur HDMIqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Micro sans fil
- Cliqueur de présentation
- Haut-parleurqté 2
- Paperboardqté 2
- Feutres pour paperboardqté 12
- Tableau blanc
- Marqueurs pour tableau blancqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 45
- Verresqté 45
- Assiettesqté 45
- Couvertsqté 45
- Louchesqté 6
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloireqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Plateaux de serviceqté 4
- Ciseauxqté 3
- Ruban adhésifqté 4
- Stylosqté 50
- Blocs-notesqté 45
- Présentoirs pour cartes nominativesqté 45
Décoration
- Panneau de bienvenue
- Panneaux d’orientationqté 6
Éclairage
- Lampes de tableqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seaux de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 4
Catering
- Courses
- Café - 2 kilo
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 10 pièces
- Eau plate - 48 bouteilles
- Eau gazeuse - 24 petites bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Jus d’orange - 8 litres
- Jus de pomme - 6 litres
- Glaçons - 10 kilos
- Baguettes - 12 pièces
- Mini croissants - 50 pièces
- Mini-pains - 60 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Jambon arrière - 1 kilo
- Garniture de filet de poulet - 1 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 2 pots
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Laitue - 4 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Snacks salés - 4 sachets
- Mélange de noix - 2 kilo
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Mini muffins - 50 pièces
- Mini brownies - 50 pièces
- Yaourt - 40 portions
- Muesli - 2 kilo
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Mélange d'épices - 2 pots
- Serviettes - 300 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Agitateurs en papier - 100 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Boîtes de conservation - 20 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Gel hydroalcoolique - 4 bouteilles
Conseils
- Prévoyez un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran de projection et un câble HDMI compatible avec l’ordinateur. Ajoutez un adaptateur HDMI si la sortie vidéo n’est pas standard.
- Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Gardez l’eau et les autres boissons au frais dans des glacières jusqu’à l’accueil.
- Prévoyez un exemplaire imprimé du programme et des feuilles de travail pour chaque participant, plus 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives ou les documents abîmés.
- Pour l’animation, prenez au moins deux marqueurs pour le paperboard et deux marqueurs pour le tableau blanc. Ajoutez du ruban adhésif et des ciseaux pour afficher ou ajuster les supports.
- Testez la sonorisation, la présentation et les rallonges au moins 24 heures avant la masterclass. Vérifiez aussi le nombre de multiprises et la longueur des câbles selon la disposition des tables.
Questions fréquentes
- Que faut-il acheter pour organiser une masterclass ?
- Prévoyez les boissons, la vaisselle, les supports imprimés et les fournitures d’animation. Côté technique, vérifiez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, l’adaptateur, les rallonges et les multiprises.
- Combien de boissons prévoir par participant pour une masterclass ?
- Comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % si la masterclass dure plusieurs heures ou si la salle est chaude.
- Combien de feuilles de travail imprimer pour une masterclass ?
- Imprimez un exemplaire par participant inscrit et ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 30 participants, prévoyez donc 32 à 33 exemplaires afin de couvrir les oublis et les inscriptions de dernière minute.
- Quand tester le matériel d’une masterclass ?
- Faites un premier test au moins 24 heures avant l’événement, puis un contrôle rapide 60 minutes avant l’arrivée des participants. Vérifiez notamment le son, l’image, les adaptateurs, les rallonges et les multiprises.
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