Qué necesitas para organizar una masterclass

Una masterclass necesita más que una sala y un profesor. Prepara con antelación la presentación, las hojas de trabajo, las credenciales y todo lo necesario para que los participantes puedan seguir la sesión sin interrupciones. En el equipo técnico, los cables y adaptadores suelen olvidarse hasta el último momento. También conviene calcular la vajilla, el café, el agua y las bebidas según el número de asistentes, y dejar tiempo para probarlo todo antes de la llegada del grupo.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 45
Mantelescant. 8
Taburetescant. 2

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cable HDMIcant. 2
Adaptador HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Micrófono inalámbrico
Clic de presentación
Altavozcant. 2
Pizarra de hojascant. 2
Rotuladores para pizarracant. 12
Pizarra blanca
Rotuladores para pizarra blancacant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 45
Vasoscant. 45
Platoscant. 45
Cubiertoscant. 45
Cucharonescant. 6

Cocina

Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Bandejas de serviciocant. 4
Tijerascant. 3
Cinta adhesivacant. 4
Bolígrafoscant. 50
Bloc de notascant. 45
Soportes para tarjetas de nombrecant. 45

Decoración

Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 6

Iluminación

Lámparas de mesacant. 4

Limpieza

Papeleracant. 4
Cubos de limpiezacant. 2
Fregonascant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 4

Catering

Compras
- Café - 2 kilo
- Té - 4 docenas
- Azúcar - 1 kilo
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 10 unidades
- Agua sin gas - 48 botellas
- Agua con gas - 24 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Zumo de naranja - 8 litros
- Zumo de manzana - 6 litros
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Baguettes - 12 unidades
- Mini croissants - 50 unidades
- Panecillos mini - 60 unidades
- Mantequilla - 1 kilo
- Queso crema - 1 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Jamón cocido - 1 kilo
- Filete de pollo para sándwich - 1 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada - 2 tarros
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates - 2 kilo
- Lechuga - 4 piezas
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Snacks salados - 4 bolsas
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Manzanas - 40 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Uvas - 4 kilo
- Mini muffins - 50 unidades
- Mini brownies - 50 unidades
- Yogur - 40 porciones
- Muesli - 2 kilo
- Mayonesa - 1 botella
- Mostaza - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Aceite de oliva - 1 botella
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Mezcla de especias - 2 tarros
- Servilletas - 300 unidades
- Vasos de papel - 100 unidades
- Palitos removedores de papel - 100 unidades
- Filtros de café - 2 paquetes
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Recipientes herméticos - 20 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para el lavavajillas - 40 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Gel desinfectante para manos - 4 botellas

Consejos

Calcula una silla y un juego de materiales de trabajo por participante, más un pequeño margen de 2 o 3 unidades para sustituciones de última hora.
Prepara el equipo técnico al menos 60 minutos antes: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, adaptador, alargadores y regletas deben probarse juntos, no por separado.
Lleva 2 rotuladores de pizarra y 2 de pizarra blanca por cada superficie que vayas a utilizar; comprueba además que escriben antes de empezar.
Para una pausa de una hora, calcula aproximadamente 2 tazas de café o té por persona y 2 vasos por persona. Deja las bebidas frías en las neveras portátiles al menos 2 horas antes.
Monta la mesa de recepción 30 minutos antes de abrir: coloca las credenciales, el programa impreso y los formularios de evaluación, y reserva tijeras y cinta adhesiva para pequeños ajustes.

Preguntas frecuentes

¿Qué material técnico necesito para una masterclass?: Como mínimo, prepara un portátil, un proyector, una pantalla, un cable HDMI y el adaptador adecuado. Añade alargadores, regletas, un clic de presentación, un micrófono inalámbrico y un altavoz si la sala es grande o hay más de 20 participantes.
¿Cuántas copias del programa y de las hojas de trabajo debo imprimir?: Imprime una copia por participante y prepara entre 2 y 5 copias adicionales para pérdidas, cambios de inscripción o errores de impresión. Hazlo como mínimo el día anterior, no justo antes de montar la sala.
¿Cuánto café y cuánta vajilla hacen falta para una masterclass?: Para una pausa de una hora, calcula 2 tazas de café o té y 2 vasos por persona. Añade platos y cubiertos si sirves comida, y prepara entre un 10 % y un 15 % más de vajilla que el número confirmado de asistentes.
¿Cuándo debo preparar las bebidas y probar la presentación?: Enfría las bebidas al menos 2 horas antes y prepara café y té justo antes de la recepción. Prueba la presentación completa, con sonido e imagen, entre 60 y 90 minutos antes de que lleguen los participantes.

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