Journée des bénévoles : la liste des achats et du matériel

Pour une journée des bénévoles, prévoyez à la fois l’accueil, les repas et le matériel nécessaire sur le terrain. Les besoins changent selon le nombre d’inscrits, mais les oublis concernent souvent les gobelets, le café, les sacs-poubelle et les rallonges. Pensez aussi à séparer le matériel d’installation de ce qui servira pendant les activités. Cette liste vous aide à préparer les achats, les livraisons et les sacs à récupérer avant l’ouverture.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 60
Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pincesqté 8
Papier aluminiumqté 3

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Porte-nomsqté 60
Panneaux en ardoiseqté 8

Matériel de sport

Gants de travailqté 60
Lunettes de sécuritéqté 30
Pinces à déchetsqté 20
Brouettesqté 4
Sécateursqté 10
Râteauxqté 10
Pellesqté 6
Balaisqté 8
Seauxqté 8
Outils de jardinqté 12

Nettoyage

Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-essuie-tout en papierqté 4
Seaux de nettoyageqté 6
Serpillièresqté 6
Balayette et pelleqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 6 pièces
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Thé glacé - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Bière - 4 caisses
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Bulles - 3 bouteilles
- Glaçons - 12 sacs
- Sandwichs - 80 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Mini-croissants - 60 pièces
- Beurre doux - 2 paquets
- Margarine - 2 barquettes
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage de chèvre - 1 kilo
- Jambon - 2 kilos
- Garniture de blanc de poulet - 2 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 2 pots
- Concombre - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 12 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Tomates cerises - 2 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 50 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Mandarines - 50 pièces
- Yaourt - 5 kilos
- Muesli - 2 kilo
- Mélange de noix - 1 kilo
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Noix salées - 4 sacs
- Olives - 4 bocaux
- Cornichons - 3 bocaux
- Salsa - 4 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Beurre aux herbes - 2 barquettes
- Muffins salés - 60 pièces
- Wraps végétariens - 60 pièces
- Wraps au poulet - 60 pièces
- Soupe de légumes - 8 litres
- Soupe de tomates - 6 litres
- Baguettes - 12 pièces
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Salade de riz - 5 kilo
- Salade de pâtes - 5 kilos
- Salade de pommes de terre - 4 kilo
- Garnitures véganes - 2 kilos
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Gâteau vegan - 2 pièces
- Tarte aux pommes - 3 pièces
- Crème fouettée - 6 bombes
- Biscuits - 6 paquets
- Brownies - 60 pièces
- Serviettes - 300 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux

Conseils

Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Gardez une partie des bouteilles dans les glacières et le reste en réserve.
Comptez au moins 1 assiette, 1 bol, 1 verre, 1 tasse, 1 couteau, 1 fourchette et 1 cuillère par participant, avec 10 % de vaisselle réutilisable en plus pour les remplacements.
Pour le café, préparez une machine ou une bouilloire disponible dès l’accueil et gardez un thermos rempli près de la table d’inscription. Vérifiez aussi que les rallonges atteignent les tables sans traverser les passages.
Réservez une table d’inscription, des badges nominatifs et les panneaux du programme avant le jour J. Placez les chaises, les tables et les tentes au moins 1 heure avant l’arrivée des premiers bénévoles.
Prévoyez une poubelle à chaque zone de repas et d’activité, ainsi que des sacs de rechange. Les plateaux, pinces, saladiers et planches à découper doivent être regroupés avec le matériel de cuisine, pas dans les sacs de travail.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une journée des bénévoles ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Ajoutez une réserve de 10 % pour les fortes chaleurs, les renversements et les arrivées imprévues.
Quelle quantité de vaisselle faut-il pour les bénévoles ?: Prévoyez un exemplaire de chaque type de vaisselle par personne : assiette, bol, verre, tasse, couteau, fourchette et cuillère. Ajoutez 10 % de pièces supplémentaires, surtout pour les verres et les couverts.
Quand préparer le café et refroidir les boissons ?: Refroidissez les boissons la veille, ou au minimum 4 heures avant le début de la journée. Préparez le premier thermos de café 15 à 20 minutes avant l’accueil et gardez une machine ou une bouilloire prête pour la suite.
Combien de temps faut-il pour installer le lieu ?: Bloquez au moins 1 heure avant l’arrivée des bénévoles pour monter les tentes, installer les tables, les chaises et la table d’inscription. Prévoyez 30 minutes supplémentaires si les livraisons, les rallonges ou le matériel de travail arrivent séparément.

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