Que faut-il prévoir pour une conférence sur les animaux ?

Pour une conférence sur les animaux, les achats ne se limitent pas au café et aux collations. Il faut aussi prévoir l’accueil des participants, le service des boissons et le matériel nécessaire à la présentation. Calculez les quantités à partir du nombre définitif d’inscrits, puis ajoutez une marge de 10 %. Vérifiez au moins une semaine avant l’événement ce que le lieu met déjà à disposition.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table pliante d’accueil
Table de prise de parole
Portant à vêtementsqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Cliqueur de présentation
Paperboard
Ventilateurqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Présentoirs pour cartes nominativesqté 6
Affiches d’animauxqté 6
Plantesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Autre

Supports de badges nominatifsqté 60
Stylosqté 60
Blocs-notesqté 60
Papier d’impressionqté 250
Post-itqté 2
Ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 3
Autocollants flèchesqté 20
Documents de présentationqté 60

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thé - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 8 pièces
- Spa Blauw - 6 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Glaçons - 5 sacs
- Sandwiches garnis - 60 pièces
- Petits pains complets - 20 pièces
- Fromage - 2 kilo
- Houmous - 6 barquettes
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Salade d’œufs - 6 boîtes
- Concombre - 8 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Laitue - 4 pièces
- Beurre - 4 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Chips au paprika - 5 sachets
- Chips nature - 5 sachets
- Assortiment de snacks salés - 4 sachets
- Mélange de noix - 3 sachets
- Pommes - 4 kilos
- Bananes - 3 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Biscuits - 6 paquets
- Brownies - 60 pièces
- Serviettes en papier - 6 paquets
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 100 pièces
- Piques à cocktail - 2 boîtes
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier sulfurisé - 1 rouleau
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 3 paquets
- Éponges de nettoyage - 2 paquets

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Gardez les boissons fraîches dans les glacières et préparez les thermos juste avant l’accueil.
Comptez une portion salée et une portion sucrée par participant, avec 10 % de marge. Préparez les sandwiches et les en-cas le jour même, en séparant clairement les options liées aux allergies signalées.
Pour le café, prévoyez au moins une tasse par personne pendant la pause, ainsi que 10 % de tasses, verres, assiettes et couverts en réserve. Vérifiez la capacité de la machine à café et des bouilloires avant de faire les courses.
Le matériel technique oublié bloque rapidement une présentation : emportez un câble HDMI, l’adaptateur correspondant à l’ordinateur portable, une multiprise et une rallonge. Faites un test complet au moins 24 heures avant la conférence.
Réservez une partie du budget et de l’espace de transport pour l’accueil : badges nominatifs, supports imprimés et cintres pour les manteaux doivent être prêts avant l’ouverture. Imprimez les handouts selon la liste définitive des invités, avec 10 % d’exemplaires supplémentaires.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une conférence sur les animaux ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Ajoutez 10 % de marge pour les intervenants et les participants de dernière minute.
Quelle quantité de nourriture acheter pour une conférence ?: Comptez au minimum un sandwich ou une portion salée et un en-cas sucré par participant. Ajoutez 10 % de portions et prévoyez séparément les régimes alimentaires communiqués lors des inscriptions.
Quand acheter les sandwiches et les en-cas ?: Achetez les produits non périssables 3 à 5 jours avant. Préparez ou récupérez les sandwiches et les produits frais le jour de la conférence, idéalement moins de 6 heures avant le début.
Quel matériel technique faut-il prévoir pour la présentation ?: Prévoyez un ordinateur portable, un projecteur, un écran, un micro sans fil, des haut-parleurs, un câble HDMI, l’adaptateur nécessaire, une multiprise et une rallonge. Testez tout au moins 24 heures avant, puis une seconde fois à l’ouverture du lieu.

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