Que prévoir pour une balade à vélo des papillons ?

Une balade à vélo des papillons demande plus que des vélos et un itinéraire. Il faut prévoir l’accueil au départ, le ravitaillement, la signalisation du parcours et de quoi intervenir rapidement en cas de crevaison. Cette liste regroupe le matériel à acheter, louer ou apporter pour une organisation fluide. Les quantités dépendent du nombre d’inscrits, mais certains éléments se préparent en double pour couvrir le départ et l’arrivée.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 4
Râteliers à vélosqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel de sport

Flèches de directionqté 30
Panneaux de directionqté 12
Cônes de signalisationqté 20
Gilets réfléchissantsqté 12
Pompes à véloqté 3
Kits de réparation de pneusqté 4
Kits d’outils pour véloqté 2
Chambres à air de rechangeqté 8
Supports de cartes de parcoursqté 60
Presse-papiersqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2

Décoration

Bannière départ-arrivée
Décoration papillonqté 30
Nappesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes rechargeablesqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Louchesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs à vaisselleqté 6
Épongesqté 8

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau minérale - 12 bouteilles
- Eau pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Boisson isotonique - 30 bouteilles
- Glaçons - 10 sacs
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 8 pots
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Poivrons - 12 pièces
- Laitues - 6 pièces
- Fromage frais aux herbes - 6 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Barres de céréales - 100 pièces
- Bananes - 8 kilogrammes
- Pommes - 8 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Biscuits - 8 paquets
- Citrons - 12 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Pansements - 4 boîtes
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Filtres à café - 2 boîtes
- Allume-feu - 1 paquet

Conseils

Prévoyez environ 1 gobelet réutilisable par participant, plus 10 % de réserve, et au moins 2 à 3 boissons par personne pour la première heure.
Pour le dépannage, préparez au minimum 1 pompe, 1 kit de réparation et 2 chambres à air de rechange pour 20 vélos. Répartissez ce matériel au départ et sur le parcours.
Comptez une flèche ou un panneau à chaque changement de direction, puis ajoutez 10 % de panneaux supplémentaires après le trajet d’essai pour remplacer ceux qui pourraient disparaître.
Prévoyez au moins 1 gilet réfléchissant par bénévole placé sur la route, ainsi qu’une trousse de premiers secours au départ et une autre à l’arrivée.
N’oubliez pas les rallonges et multiprises avant d’installer les machines à café et les bouilloires : testez chaque branchement la veille et gardez les câbles hors des zones de passage.

Questions fréquentes

Combien de gobelets prévoir pour une balade à vélo ?: Prévoyez 1 gobelet réutilisable par participant, avec 10 % de réserve. Pour 50 participants, cela représente 55 gobelets.
Quel matériel de réparation faut-il pour 20 vélos ?: Prévoyez au moins 1 pompe, 1 kit d’outils, 1 kit de réparation de pneus et 2 chambres à air de rechange pour 20 vélos. Ajoutez du matériel si le parcours dépasse 30 kilomètres.
Combien de panneaux faut-il pour baliser le parcours ?: Placez un panneau ou une flèche à chaque changement de direction et aux croisements ambigus. Après un trajet d’essai réalisé au plus tard 7 jours avant l’événement, ajoutez 10 % de panneaux de réserve.
Quand préparer les packs participants et les cartes ?: Préparez les packs et imprimez les cartes 1 à 2 jours avant la balade, après la dernière mise à jour de la liste des participants. Gardez 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives.

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