Que faut-il prévoir pour un salon professionnel ?

Un salon professionnel demande plus que des tables et des stands. Il faut prévoir le mobilier des exposants, la technique des présentations, la signalétique, les badges et les fournitures d’accueil. Cette liste regroupe le matériel à acheter ou à emporter pour installer la salle, orienter les visiteurs et assurer le bon déroulement de la journée. Vérifiez aussi les besoins alimentaires et les contraintes de chargement avant l’ouverture du lieu.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 35
Chaisesqté 110
Tables hautesqté 12
Panneaux de standqté 30
Jupes de tableqté 35
Portants à vêtementsqté 6
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 15
Goulottes de câblesqté 10
Glacièresqté 6
Antivols pour ordinateur portableqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes de bureauqté 12

Communication

Supports de badges nominatifsqté 120
Pinces à badgeqté 120
Brochures du programmeqté 120
Plansqté 120
Panneaux de standqté 30
Panneaux indicateursqté 20
Dossiers d’inscriptionqté 3
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 40
Marqueursqté 20
Ruban adhésifqté 12
Bandes de velcroqté 10
Ciseauxqté 6

Décoration

Plantesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Bannières avec logoqté 6
Décoration de tableqté 20

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 8
Petits bolsqté 20
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Poubellesqté 12

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sachets de thé - 200 pièces
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citron - 2 kilos
- Spa Blauw - 8 caisses
- Spa Rouge - 4 caisses
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Tonic - 2 bouteilles
- Jus de pomme - 3 bouteilles
- Jus d'orange - 4 bouteilles
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Pils - 5 casiers
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Mini-sandwiches au fromage - 80 pièces
- Mini-sandwichs au jambon - 80 pièces
- Mini-sandwichs au poulet - 60 pièces
- Mini-sandwichs houmous - 60 pièces
- Wraps aux légumes - 60 pièces
- Wraps au poulet - 60 pièces
- Mini quiches - 80 pièces
- Feuilletés - 100 pièces
- Boulettes de falafel - 60 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Noix mélangées - 3 kilo
- Bâtonnets salés - 4 sachets
- Olives - 3 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Concombre - 10 pièces
- Houmous - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Baguettes - 20 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Biscuits - 6 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Mini muffins - 100 stuks
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes de nettoyage - 4 paquets
- Éponges - 2 paquets
- Gants en caoutchouc - 6 paires
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Paniers à pain - 10 pièces
- Gobelets jetables pour l’eau - 200 pièces

Conseils

Prévoyez une table et au moins deux chaises par exposant, puis ajoutez des tables hautes pour les échanges informels. Comptez aussi un panneau de stand par emplacement et vérifiez les dimensions avec le lieu.
Pour une présentation, prévoyez un ordinateur portable, un projecteur, un écran, des haut-parleurs et un microphone sans fil. Testez chaque combinaison au moins 24 heures avant le salon, car les adaptateurs ou câbles manquants sont souvent repérés trop tard.
Préparez les badges nominatifs avant l’arrivée des participants et gardez une réserve d’au moins 10 % de supports et de pinces. Ajoutez des plans, des panneaux indicateurs et des brochures du programme aux points d’accueil et aux entrées.
Calculez les rallonges et multiprises par zone de stands, pas seulement pour la scène. Protégez les passages avec des goulottes de câbles et prévoyez des antivols pour les ordinateurs laissés sur les tables.
Achetez les fournitures d’accueil en fonction du nombre d’inscrits : dossiers, presse-papiers, stylos et marqueurs. Refroidissez les boissons avant l’ouverture et utilisez des glacières si le catering ou les réfrigérateurs du lieu ne suffisent pas.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un salon professionnel ?: Prévoyez au minimum 2 chaises par exposant, puis ajoutez les sièges nécessaires aux présentations et à l’accueil. Gardez une marge d’environ 10 % pour les changements de dernière minute.
Quand préparer les badges d’un salon professionnel ?: Finalisez la liste des participants 2 à 3 jours avant l’événement et imprimez les badges au plus tard la veille. Préparez 10 % de badges vierges pour les inscriptions ou corrections sur place.
Combien de boissons prévoir pour un salon professionnel ?: Comptez environ 2 boissons par personne pour les 2 premières heures, puis 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajustez la quantité selon la durée, la météo et le service de catering prévu.
Quand tester le matériel audiovisuel du salon ?: Effectuez un premier test au moins 24 heures avant l’ouverture et un second test sur place le jour même. Vérifiez notamment les ordinateurs, projecteurs, écrans, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises.

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