Que faut-il prévoir pour un salon du vélo ?

Un salon du vélo demande plus qu’une salle et quelques stands. Il faut prévoir l’installation des exposants, l’accueil des visiteurs, les essais, la recharge des équipements et la sécurité des circulations. Cette liste regroupe le matériel à acheter ou à apporter, des tables et supports de réparation jusqu’aux casques, antivols et rallonges. Vérifiez aussi les quantités selon le nombre d’exposants, la surface disponible et la fréquentation attendue.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 12
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 60
Panneaux de standqté 12
Râteliers à vélosqté 30
Portants à vêtementsqté 4
Bacs de rangementqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Imprimante
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Glacièresqté 4
Pompes à véloqté 4
Outils multifonctionsqté 4
Supports à vélosqté 12
Chargeurs de batterieqté 4
Sacs d'éclairageqté 2

Matériel de sport

Essais à véloqté 8
Casques de véloqté 12
Gilets réfléchissantsqté 12
Antivols de véloqté 12
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4
Supports de réparationqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateauxqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Affiches de véloqté 12
Bannières de standqté 10
Nappesqté 12
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Poubellesqté 8

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé - 2 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Bière sans alcool - 4 caisses
- Bière - 6 caisses
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Prosecco - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Citrons - 2 kilogram
- Concombres - 6 pièces
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 5 kilogrammes
- Bananes - 4 kilogrammes
- Mini-carottes - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Olives - 2 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Tzatziki - 1 kilogramme
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Fromage affiné - 2 kilogrammes
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Tartinade de houmous - 2 kilogrammes
- Beurre - 1 kilogramme
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 2 pots
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Tartinade végane - 2 kilogrammes
- Miniwraps - 100 pièces
- Fromage frais aux herbes - 1 kilogramme
- Herbes - 4 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux

Inscription

Table d'inscription
Supports de badges nominatifsqté 150
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Braceletsqté 200
Corbeille d’entréeqté 2

Communication

Panneaux d’information A4qté 20
Chevalets de trottoirqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Plansqté 200
Brochures du programmeqté 200
Badges des exposantsqté 50
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gants de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 4
Passe-câblesqté 12
Gants en nitrileqté 4

Outils

Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200
Jeux de ciseauxqté 6
Mètres rubansqté 3
Marteauqté 2
Jeux de clés platesqté 2
Serre-câblesqté 100

Conseils

Prévoyez au moins une table pliante par exposant, puis ajoutez une table dédiée à l’accueil et une autre pour les inscriptions ou les badges. Les mange-debout sont utiles pour les échanges courts sans encombrer les allées.
Pour les essais à vélo, délimitez une zone avec des cônes et du ruban de balisage. Comptez au minimum un casque par participant attendu en même temps et gardez plusieurs gilets réfléchissants pour l’encadrement.
Ne sous-estimez pas l’alimentation électrique : prévoyez des rallonges sur tourets et des multiprises pour les ordinateurs, tablettes, imprimante, enceintes et stations de recharge. Testez chaque branchement avant l’ouverture, pas le matin même.
Les pompes, outils multifonctions, supports de réparation et chargeurs de batterie doivent être accessibles dès l’installation. Rangez-les dans des bacs identifiés afin de ne pas perdre de temps lorsqu’un exposant signale un réglage ou une batterie faible.
Apportez davantage de verres réutilisables que le nombre de personnes présentes en même temps, surtout si la vaisselle n’est pas lavée sur place. Stockez les boissons fraîches dans des glacières avant l’arrivée des exposants et séparez-les du matériel technique.

Questions fréquentes

Combien de tables faut-il pour un salon du vélo ?: Prévoyez au minimum une table pliante par exposant, plus 2 tables pour l’accueil, les inscriptions et les documents. Ajoutez une table si vous installez une zone dédiée aux essais ou à la remise du matériel.
Quel matériel prévoir pour les essais de vélos ?: Prévoyez des casques, des gilets réfléchissants, des cônes, du ruban de balisage et des antivols. Pour chaque essai simultané, comptez au moins 1 casque et 1 antivol disponibles, puis ajoutez 2 à 3 unités de rechange.
Combien de temps avant le salon faut-il tester la technique ?: Testez les ordinateurs, tablettes, imprimante, enceintes, microphone et chargeurs au moins 24 heures avant l’ouverture. Faites un second contrôle sur place 2 heures avant l’arrivée du public.
Que faut-il prévoir pour réparer les vélos sur place ?: Installez au moins un support de réparation, une pompe et un outil multifonction par zone de maintenance. Ajoutez des chargeurs de batterie et plusieurs vélos-stables si les exposants organisent des démonstrations fréquentes.

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