Que faut-il prévoir pour un cours commémoratif ?

Un cours commémoratif demande plus qu’un ravitaillement et quelques dossards. Il faut prévoir l’accueil, les boissons chaudes et froides, les encas, le balisage du parcours et le matériel de sécurité. Les quantités dépendent du nombre d’inscrits, mais certains achats sont souvent oubliés jusqu’à la veille : gobelets, sacs-poubelle, chambres à air, piles et attaches-câbles. Utilisez cette liste pour rassembler le matériel avant l’installation et le refroidissement des boissons.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 80
Porte-vélosqté 8
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Glacièresqté 6
Lampes sur batterieqté 8
Talkies-walkiesqté 8
Système de sonorisation mobile
Microphonesqté 2

Matériel de sport

Panneaux de directionqté 24
Flèches de directionqté 36
Cônes de signalisationqté 30
Barrières de fouleqté 8
Numéros de départqté 100
Gilets de sécuritéqté 20
Pompes à véloqté 3
Outils multifonctions pour vélosqté 3
Chambres à air de rechangeqté 12
Attaches-câblesqté 100
Brassards réfléchissantsqté 100

Décoration

Photo souvenir
Cadre photo
Compositions floralesqté 3
Rubans commémoratifsqté 100
Registre de condoléancesqté 2
Nappesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternesqté 20
Bougies LEDqté 30

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Ciseauxqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Stations de lavage des mainsqté 2

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 6 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Citrons - 12 pièces
- Glaçons - 10 kilogrammes
- Mini-sandwiches - 120 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Fromage affiné - 2 kilogrammes
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Filet de poulet - 2 kilogrammes
- Houmous - 8 pots
- Fromage à la crème - 6 pots
- Beurre aux herbes - 6 barquettes
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Laitues - 6 pièces
- Poivrons - 12 pièces
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Barres de muesli - 120 pièces
- Raisins secs - 2 kilogrammes
- Chips nature - 8 sachets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Snacks salés - 6 sacs
- Ketchup - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Olives - 4 bocaux
- Serviettes - 300 pièces
- Essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 4 flacons
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Lingettes de nettoyage - 4 paquets
- Sacs poubelle - 60 pièces

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 gobelets réutilisables par participant si les participants se servent à plusieurs points, puis ajoutez 10 % de réserve. Comptez aussi au moins une tasse par personne pour le café et les boissons chaudes.
Pour l’accueil, préparez un numéro de départ par participant, avec 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Gardez les attaches-câbles et quelques marqueurs au même endroit pour corriger rapidement une erreur.
Ne limitez pas le matériel vélo aux pompes : emportez au moins une chambre à air de rechange pour 10 participants et un outil multifonction par point d’assistance. Vérifiez ces éléments avant le départ, pas au moment de l’ouverture.
Pour un parcours extérieur, prévoyez un panneau ou une flèche à chaque changement de direction, plus 10 % de flèches de réserve. Ajoutez des cônes, des barrières et des gilets de sécurité aux endroits où les cyclistes croisent la circulation.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’arrivée des participants et vérifiez les lampes sur batterie, les talkies-walkies et la sonorisation la veille. Gardez les chargeurs et les piles de rechange dans une caisse séparée.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour un cours commémoratif à vélo ?: Prévoyez les boissons, le café, les encas, la vaisselle réutilisable, les numéros de départ, le balisage, les gilets de sécurité et le matériel de réparation vélo. Ajoutez des sacs-poubelle, des attaches-câbles et des chambres à air de rechange, souvent oubliés.
Combien de boissons prévoir par participant ?: Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis une boisson supplémentaire par heure selon la météo et la durée du parcours. Prévoyez 10 % de réserve pour les bénévoles et les imprévus.
Quand préparer le matériel d’un cours commémoratif ?: Rassemblez le matériel non périssable 2 à 3 jours avant. Faites les courses fraîches la veille, puis refroidissez les boissons et préparez les encas plusieurs heures avant le départ.
Combien de numéros de départ faut-il prévoir ?: Préparez un numéro par participant inscrit et ajoutez 5 à 10 % de réserve. Cette marge couvre les inscriptions tardives, les erreurs d’impression et les remplacements de dernière minute.

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