Que faut-il prévoir pour un concert promotionnel ?
Un concert promotionnel demande plus qu’une scène et des artistes. Il faut prévoir le matériel audio, l’éclairage, le mobilier d’accueil, la vaisselle et les consommables pour le public et le catering. Cette liste vous aide à distinguer ce qui doit être acheté de ce qui doit être réservé à l’avance. Vérifiez aussi les besoins techniques de chaque artiste avant de confirmer la sonorisation.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 120
- Tabourets de barqté 8
- Tables de buffetqté 3
- Portants à vêtementsqté 2
- Poteaux de balisageqté 8
- Éléments de podiumqté 6
Vaisselle
- Verres à boireqté 180
- Verres à vinqté 60
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 150
- Assiettes à dessertqté 120
- Couvertsqté 150
- Louchesqté 10
- Plateaux de serviceqté 12
Équipement
- Haut-parleursqté 4
- Table de mixage
- Microphonesqté 5
- Pieds de microqté 5
- Enceintes de monitoringqté 2
- Boîtiers DIqté 4
- Câbles XLRqté 12
- Câbles jackqté 8
- Rallonges électriquesqté 6
- Multiprisesqté 10
- Passe-câblesqté 12
- Ordinateur portable
- Piles de rechangeqté 24
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 8
- Pieds d’éclairageqté 2
- Éclairage d’ambianceqté 12
- Guirlandes lumineusesqté 6
Décoration
- Bannières promotionnellesqté 3
- Affichesqté 30
- Nappesqté 12
- Tentures de scèneqté 4
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Compositions floralesqté 6
- Cartes de menuqté 12
Catering
- Glacièresqté 4
- Distributeurs de boissonsqté 3
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Pinces de serviceqté 10
- Plateaux de barqté 6
- Bacs à glaçonsqté 4
- Courses
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Ginger ale - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 10 caisses
- Spa Rouge - 4 caisses
- Eau minérale pétillante - 4 caisses
- Jus de fruits - 12 briques
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Bière sans alcool - 4 caisses
- Pils - 8 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé - 2 boîtes
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 3 kilogrammes
- Menthe - 6 bouquets
- Glaçons - 25 kilogrammes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Noix salées - 4 kilogrammes
- Olives - 3 kilogrammes
- Gressins salés - 6 sachets
- Popcorn - 5 sachets
- Mini cubes de fromage - 4 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 5 kilogrammes
- Concombres - 3 kilogrammes
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Houmous - 12 pots
- Sauce à l’ail - 4 bouteilles
- Sauce cocktail - 4 bouteilles
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Baguettes - 12 pièces
- Mini-pains - 150 pièces
- Wraps - 80 pièces
- Fromage frais - 3 kilogrammes
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Garniture de wrap au houmous - 5 kilogrammes
- Blanc de poulet fumé - 3 kilogrammes
- Tartinade végétarienne - 3 kilogrammes
- Pesto - 4 pots
- Roquette - 1 kilogramme
- Laitue - 8 pièces
- Œufs - 60 pièces
- Fromage aux fines herbes - 2 kilogrammes
- Mini quiches - 150 pièces
- Feuilletés végétariens - 150 pièces
- Bitterballen - 200 pièces
- Bitterballen végétariens - 100 pièces
- Mini nems - 150 pièces
- Brownies - 100 pièces
- Biscuits - 6 paquets
- Cupcakes - 100 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Pailles - 200 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Sachets de sucre - 300 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Sacs poubelle petits - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Essuie-tout - 12 paquets
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 3 rouleaux
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Saladiersqté 6
- Verres doseursqté 3
- Poêlesqté 2
- Papier aluminiumqté 2
- Film alimentaireqté 2
- Distributeurs d'essuie-toutqté 3
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Aspirateur
- Gants de nettoyageqté 8
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Brosses de toilettesqté 4
- Spray désinfectantqté 4
- Chiffons microfibresqté 20
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Lampes de pocheqté 4
- Gilets de sécuritéqté 8
- Extincteursqté 2
- Lampes d’éclairage de secoursqté 4
Papeterie
- Braceletsqté 150
- Étiquettes nominativesqté 150
- Stylosqté 20
- Presse-papiersqté 4
- Déroulésqté 10
- Cartes du programmeqté 150
- Rouleaux de tickets de caisseqté 4
Outils
- Boîtes à outilsqté 2
- Attaches-câblesqté 200
- Ruban gafferqté 6
- Tréteauxqté 4
Conseils
- Prévoyez deux à trois verres par personne si le lavage n’est pas possible pendant l’événement, puis ajoutez une réserve de 10 % pour les pertes et les verres abandonnés.
- Pour la sonorisation, demandez la fiche technique des artistes au moins 2 semaines avant le concert : le nombre de microphones, boîtiers DI, retours et câbles peut varier selon la formation.
- Réservez les tables, chaises, tabourets et éléments de podium dès que la jauge est connue. Gardez une marge d’environ 10 % pour l’accueil, le catering et les espaces de circulation.
- Prévoyez des passe-câbles pour chaque zone traversée par le public et au moins une rallonge ou multiprise de rechange par zone technique. Testez toutes les connexions avant l’arrivée des artistes.
- Pour les boissons et le catering, utilisez les inscriptions et les besoins alimentaires recueillis à l’avance. Ajoutez une réserve de 10 à 15 % pour les invités de dernière minute et les portions imprévues.
Questions fréquentes
- Combien de verres prévoir pour un concert promotionnel ?
- Comptez environ 2 à 3 verres par personne si vous ne pouvez pas les laver pendant le concert. Ajoutez 10 % de réserve, surtout si le service se fait en libre accès.
- Quand réserver la sonorisation d’un concert promotionnel ?
- Réservez la sonorisation au moins 4 à 6 semaines avant la date, puis confirmez la fiche technique des artistes 2 semaines avant. Cela laisse le temps de compléter les microphones, retours, câbles et boîtiers DI nécessaires.
- Combien de temps avant faut-il acheter ou louer l’éclairage ?
- Bloquez les projecteurs LED et les pieds d’éclairage 3 à 4 semaines avant le concert. Faites un plan de la scène au moins 7 jours avant pour vérifier les prises, rallonges et multiprises.
- Quelle réserve prévoir pour les boissons et le catering ?
- Prévoyez 10 à 15 % de portions ou de boissons en plus que le nombre d’inscrits. Recalculez les quantités 3 à 5 jours avant, après la mise à jour de la liste des visiteurs et des besoins alimentaires.
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !