Journée portes ouvertes à l’aéroport : la liste des achats

Une journée portes ouvertes à l’aéroport demande plus que des tables et des boissons. Le public circule entre le parking, l’accueil, les présentations et les démonstrations : chaque zone doit être visible et équipée. Prévoyez du matériel pour informer, orienter et faire patienter les visiteurs, ainsi que des solutions autonomes pour le courant et les communications. Cette liste rassemble les achats et équipements à préparer avant l’arrivée du public.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 120
Tables de bièreqté 10
Poteaux de balisageqté 30
Barrières à cordeqté 12
Tabourets de barqté 12

Équipement

Système de sonorisation mobileqté 2
Microphones sans filqté 4
Écrans de présentationqté 3
Ordinateurs portablesqté 4
Talkies-walkiesqté 12
Batteries externesqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 10
Glacièresqté 8
Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Laminatrice

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LED de chantierqté 6
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Affiches d'aéroportqté 20
Panneaux d’informationqté 18
Pupitres de programmeqté 8
Nappesqté 18
Porte-badgesqté 100
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 40

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120
Louchesqté 20
Plateaux de serviceqté 24
Thermosqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Pains de glaceqté 40
Bacs alimentairesqté 20
Pinces de serviceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 14
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de serviettes en papierqté 6
Poteaux de désinfectionqté 8

Sécurité

Gilets de sécuritéqté 25
Cônes de signalisationqté 40
Ruban de balisageqté 10
Trousses de premiers secoursqté 3
Protection auditiveqté 100
Lampes de poche avec cône de signalisationqté 6

Catering

Courses
- Café - 8 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Chocolat chaud - 6 litres
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 30 bouteilles
- Cola Zero - 30 bouteilles
- Sinas - 20 bouteilles
- Ice tea - 20 bouteilles
- Jus de pomme - 12 briques
- Jus d’orange - 12 briques
- Glaçons - 20 kilos
- Miniwater - 120 bouteilles
- Mini croissants - 240 pièces
- Mini pains au chocolat - 120 pièces
- Pistolets blancs - 120 pièces
- Petits pains bruns - 120 pièces
- Petits pains multicéréales - 80 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage jeune - 3 kilos
- Blanc de poulet fumé - 2 kilos
- Jambon - 2 kilos
- Houmous - 12 pots
- Fromage à la crème - 12 boîtes
- Beurre de cacahuète - 4 pots
- Confiture de fraises - 4 pots
- Concombres - 20 pièces
- Tomates - 5 kilos
- Laitue - 10 têtes
- Poivrons - 30 pièces
- Pommes - 15 kilo
- Bananes - 10 kilos
- Raisins - 8 kilos
- Melons - 6 pièces
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Bâtonnets salés - 8 sacs
- Cacahuètes apéritives - 8 sachets
- Mini nems - 10 boîtes
- Boulettes de légumes - 8 boîtes
- Ketchup - 4 bouteilles
- Mayonnaise - 4 bouteilles
- Moutarde - 3 pots
- Sauce aigre-douce - 3 bouteilles
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Garnitures véganes - 2 kilos
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Lait sans lactose - 4 litres
- Biscuits vegan - 6 paquets
- Biscuits au beurre - 8 paquets
- Muffins - 120 pièces
- Brownies - 100 pièces
- Serviettes - 1000 pièces
- Assiettes en carton - 250 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 500 pièces
- Cuillères à thé - 250 pièces
- Filtres à café - 250 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 3 rouleaux
- Boîtes hermétiques - 40 pièces
- Sacs de congélation - 4 boîtes
- Sacs-poubelle - 120 pièces
- Sacs de poubelle à pédale - 100 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 8 flacons
- Nettoyant multi-usages - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Liquide de rinçage - 2 bouteilles
- Petites éponges - 20 pièces
- Chiffons en microfibre - 30 pièces
- Gants en caoutchouc - 12 paires
- Pansements - 4 boîtes
- Gants jetables - 6 boîtes

Conseils

Prévoyez au moins un panneau directionnel par changement de parcours, puis ajoutez-en quelques-uns aux entrées du parking et devant l’accueil. Imprimez les plans et les programmes sur papier avant le jour J, avec une réserve d’environ 10 %.
Pour l’accueil, préparez un porte-badge et un badge nominatif pour chaque membre de l’équipe, plus 10 % de badges vierges. Gardez plusieurs stylos disponibles : ils disparaissent vite lors des inscriptions et des modifications de dernière minute.
Stockez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’ouverture et répartissez-les dans plusieurs glacières plutôt que dans une seule. Pour une matinée de 3 heures, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, en adaptant selon la météo et le catering.
Ne regroupez pas toutes les rallonges et multiprises près de la scène. Prévoyez une alimentation séparée pour la sonorisation, les écrans et les postes d’accueil, avec des batteries externes et des talkies-walkies chargés avant l’arrivée des bénévoles.
Installez les projecteurs LED et les lampes de poche avant la veille au soir si une partie du parcours reste ouverte après la tombée du jour. Testez aussi les microphones sans fil, les écrans et les ordinateurs au moins 2 heures avant la première présentation.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes à l’aéroport ?: Pour une matinée d’environ 3 heures, prévoyez 2 à 3 boissons par visiteur. Ajoutez 10 à 15 % de réserve pour les bénévoles, les intervenants et les fortes températures, puis mettez-les au frais au moins 4 heures avant l’ouverture.
Combien de badges nominatifs faut-il préparer ?: Préparez un badge pour chaque bénévole, fournisseur et intervenant confirmé, puis ajoutez 10 % de badges vierges. Imprimez les noms au plus tard la veille afin de pouvoir corriger les changements de dernière minute.
Quand tester le matériel de sonorisation et les écrans ?: Faites un premier test la veille, puis un contrôle complet au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez les microphones sans fil, les ordinateurs, les rallonges, les multiprises et les batteries externes.
Combien de panneaux faut-il pour orienter les visiteurs ?: Prévoyez au minimum un panneau à chaque changement de direction, plus un panneau pour l’entrée du parking, l’accueil, les sanitaires et les zones de démonstration. Imprimez environ 10 % d’exemplaires supplémentaires pour remplacer ceux qui seraient déplacés ou abîmés.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.