Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?

Une journée portes ouvertes demande plus qu’un simple accueil : il faut guider les visiteurs, équiper les activités sportives et prévoir de quoi servir les boissons et les en-cas. Cette liste rassemble le matériel à acheter, emprunter ou récupérer avant le jour J. Comptez les gobelets, assiettes et badges selon le nombre d’inscrits, avec une marge pour les visiteurs de dernière minute. Les rallonges, panneaux indicateurs et fournitures d’accueil sont souvent oubliés jusqu’au montage.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 8
Carafesqté 6
Thermosqté 6
Plateauxqté 8

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8
Badges nominatifsqté 200
Panneaux indicateursqté 12
Bannières d’informationqté 4

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Rallongesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Multiprisesqté 6
Téléphone mobileqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 12
Ballons de basketqté 8
Filet de volley-ballqté 2
Ballons de volleyqté 8
Raquettes de tennisqté 12
Balles de tennisqté 30
Cônesqté 40
Cerceaux de sportqté 12
Cordes à sauterqté 12
Chasubles d’entraînementqté 30
Panneaux de scoreqté 4
Sifflets de départqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Corbeilles à painqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Projecteurs de chantierqté 3
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balais à mainqté 3
Trousse de premiers secours

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Sachets de thé - 200 pièces
- Filtres à café - 100 pièces
- Bâtonnets de sucre - 200 pièces
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 20 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Glaçons - 10 sacs
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Pop-corn salé - 6 sachets
- Noix mélangées - 4 sachets
- Galettes de riz - 6 paquets
- Mini wraps - 120 pièces
- Pain aux céréales - 8 pains
- Petits pains blancs - 100 pièces
- Fromage frais aux herbes - 6 pots
- Houmous - 6 pots
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Jambon - 2 kilogrammes
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Laitues - 6 pièces
- Poivrons - 12 pièces
- Carottes - 3 kilogrammes
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Raisins - 6 kilogrammes
- Mandarines - 80 pièces
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Mélange d’épices - 2 sachets
- Biscuits - 8 paquets
- Muffins - 100 pièces
- Muffins vegan - 30 pièces
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Poudre de lait pour café - 2 paquets
- Serviettes - 500 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons de nettoyage - 12 pièces
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 6 paquets

Conseils

Prévoyez au moins un badge nominatif par participant, entraîneur et bénévole inscrit, puis ajoutez 10 % de réserve pour les arrivées sans inscription. Préparez-les avant l’installation du bureau d’accueil.
Pour les boissons, comptez deux à trois verres par personne sur la première heure, puis un verre par heure supplémentaire. Mettez les boissons au frais avant l’ouverture et prévoyez des carafes ou des thermos pour limiter les allers-retours.
Réservez une table d’accueil, des chaises et des panneaux indicateurs visibles depuis l’entrée. Imprimez aussi les formulaires d’inscription et les coordonnées utiles au moins la veille.
Pour chaque activité sportive, regroupez le matériel dans un espace identifié et vérifiez les stocks avant de faire les courses. Cette vérification doit être terminée plusieurs jours avant l’événement pour pouvoir récupérer ce qui manque.
Testez les enceintes, microphones, ordinateur, rallonges et multiprises avant le montage. Prévoyez des rallonges à enrouleur adaptées à la distance entre les prises et les terrains, sans laisser de câble dans les passages.

Questions fréquentes

Combien de gobelets prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez deux à trois gobelets réutilisables par personne pour la première heure, puis un par heure supplémentaire. Ajoutez environ 10 % de réserve si des visiteurs peuvent venir sans inscription.
Quand préparer les badges pour une journée portes ouvertes ?: Imprimez et préparez les badges au plus tard la veille, après le traitement des inscriptions et la répartition des groupes. Gardez 10 % de badges vierges pour les inscriptions de dernière minute.
Combien de temps avant faut-il installer le bureau d’accueil ?: Installez le bureau d’accueil au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Cela laisse le temps de placer les formulaires, les badges, les panneaux et les coordonnées sans interrompre les inscriptions.
Que faut-il prévoir pour les démonstrations sportives ?: Rassemblez le matériel nécessaire à chaque sport plusieurs jours avant la journée portes ouvertes et vérifiez chaque stock séparément. Préparez aussi les enceintes, microphones et rallonges au moins 30 minutes avant la première démonstration.

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