Organiser une sortie scolaire, étape par étape

Une sortie scolaire se prépare d’abord sur le papier, avant de réserver quoi que ce soit. Fixez la destination et le programme, puis bloquez le bus et les billets avant d’annoncer la date aux familles. Les inscriptions, autorisations, informations médicales et besoins alimentaires déterminent ensuite les groupes et l’encadrement. Prévoyez aussi les repas, les horaires imprimés, les contacts d’urgence et une solution de repli en cas de météo défavorable.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la destination et le programme
2 personnes
2
Réserver le bus
3
Réserver les billets d’entrée
4
Informer la direction de l'école
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Collecter les informations médicales
2 personnes
10
Vérifier les contacts d'urgence
2 personnes
11
Établir la liste des participants
2 personnes
12
Faire la répartition des groupes
3 personnes
13
Affecter les accompagnateurs aux groupes
2 personnes
14
Vérifier l’itinéraire et le point d’embarquement
2 personnes
15
Imprimer le déroulé
16
Imprimer le plan et les horaires
17
Imprimer les numéros d'urgence
18
Imprimer les consignes des encadrants
19
Vérifier les prévisions météo
20
Mettre en place le programme de repli
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Préparer les paniers-repas
4 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Rassembler le matériel
3 personnes
25
Vérifier la trousse de premiers secours
26
Charger les téléphones et les batteries externes
2 personnes
27
Fixer les étiquettes de bagage
3 personnes
28
Préparer les feuilles de présence
2 personnes
29
Distribuer les paniers-repas
4 personnes
30
Inscrire les participants
3 personnes
31
Mettre en place le point de rassemblement
4 personnes
32
Rassembler les bagages
4 personnes
33
Accompagner pour la dernière visite aux toilettes
3 personnes
34
Rassembler les groupes
6 personnes
35
Vérifier les présences
6 personnes
36
Donner les consignes de sécurité
3 personnes

Événement

37
Faire monter les participants dans le bus
6 personnes
38
Contrôler les ceintures
4 personnes
39
Vérifier la présence après le départ
2 personnes
40
Accompagner les groupes vers le programme
6 personnes
41
Vérifier l'accès et les billets
2 personnes
42
Désigner le point de rassemblement
2 personnes
43
Animer les différents temps du programme
6 personnes
44
Compter les participants lors des changements
6 personnes
45
Distribuer le déjeuner
4 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Rassembler les déchets
3 personnes
48
Laisser le lieu de pause propre
4 personnes
49
Animer le dernier tour de groupe
6 personnes
50
Vérifier le point de rassemblement
3 personnes
51
Vérifier les présences avant le départ
6 personnes
52
Accompagner les participants au bus
6 personnes
53
Vérifier le bus pour les retardataires
3 personnes
54
Distribuer des boissons pour le retour
3 personnes
55
Accompagner le retour
6 personnes
56
Vérifier la présence à l’arrivée
6 personnes
57
Remettre les participants à leurs parents
6 personnes
58
Rendre les bagages
4 personnes

Suivi

59
Décharger le bus
4 personnes
60
Récupérer les objets oubliés
3 personnes
61
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
62
Nettoyer les glacières et le matériel
3 personnes
63
Laver la vaisselle utilisée
3 personnes
64
Rapporter le matériel
2 personnes
65
Enregistrer les objets trouvés
66
Rendre les objets trouvés
2 personnes
67
Rendre la caution et le matériel
68
Informer les parents de l’heure du retour

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 8

Catering

Glacièresqté 6
Bouteilles d’eau réutilisablesqté 60
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 70
Assiettes réutilisablesqté 70
Couverts réutilisablesqté 70

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 4
Bacs alimentairesqté 12
Film alimentaireqté 2
Papier aluminiumqté 2
Pains de glaceqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 8
Couvertures de survieqté 4
Lampes de pocheqté 6

Équipement

Téléphones portablesqté 6
Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 8
Mégaphone
Enceinte portable

Organisation

Presse-papiersqté 8
Stylosqté 20
Marqueurs permanentsqté 8
Étiquettes nominativesqté 70
Braceletsqté 70
Étiquettes de bagagesqté 70
Enveloppesqté 70
Papier d’impression
Déroulésqté 8
Plansqté 10
Bacs à braceletsqté 6

Matériel de sport

Frisbeesqté 6
balles souplesqté 6
Plaids de pique-niqueqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Bacs à vaisselleqté 3

Conseils

Commencez par le transport et les billets : tant que le bus, l’horaire de départ et l’accès à la destination ne sont pas confirmés, n’envoyez pas les invitations. Vérifiez aussi le point d’embarquement et la durée réelle du trajet.
Fixez une date limite d’inscription assez tôt pour exploiter les formulaires d’autorisation, les informations médicales et les besoins alimentaires. Gardez une liste unique des participants et contrôlez-la au départ comme au retour.
Répartissez les élèves par groupes avant le jour J et attribuez chaque groupe à un accompagnateur. Préparez les listes, les étiquettes nominatives et les numéros d’urgence sur papier, car un téléphone peut manquer de batterie ou de réseau.
Préparez les paniers-repas la veille lorsque c’est possible, puis refroidissez les boissons avec des pains de glace. Comptez une bouteille d’eau réutilisable par participant et prévoyez des glacières séparées pour les aliments sensibles.
Consultez les prévisions météo au plus tard la veille et définissez un programme de repli avec des horaires réalistes. Le matin du départ, vérifiez les trousses de premiers secours, les téléphones, les batteries externes, les câbles et les gilets de sécurité.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une sortie scolaire ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant le départ. Ce délai laisse le temps de réserver le bus et les billets, d’obtenir les autorisations, de constituer les groupes et de confirmer les besoins médicaux et alimentaires.
Quand envoyer les autorisations parentales pour une sortie scolaire ?: Envoyez-les dès que la destination, la date et les horaires sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant la sortie. Fixez une date limite de retour au moins 10 jours avant le départ pour relancer les familles et finaliser la liste.
Que prévoir pour les repas d’une sortie scolaire ?: Préparez les paniers-repas la veille ou le matin même selon les aliments, et gardez les produits frais dans des glacières avec des pains de glace. Recueillez les allergies et régimes alimentaires au plus tard 10 jours avant la sortie pour éviter les achats de dernière minute.
Que faire si la météo empêche la sortie scolaire ?: Décidez du programme de repli avant le départ et communiquez clairement le seuil ou les conditions qui déclenchent son application. Vérifiez les prévisions la veille et le matin même, puis imprimez les nouveaux horaires pour chaque accompagnateur.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.