Organiser une soirée bingo, étape par étape

Une soirée bingo se prépare d’abord autour du déroulé du jeu, puis autour de l’accueil des participants. Fixez les manches, les lots et les horaires avant d’envoyer les invitations, afin de savoir combien de cartes et de bénévoles prévoir. Les derniers jours servent surtout à confirmer les inscriptions, acheter les prix, numéroter les cartes et préparer les boissons. Le jour même, gardez au moins 90 minutes pour installer les tables, le son, les cartes et la table des lots.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu et la salle
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les inscriptions
7
Répartir les bénévoles
2 personnes
8
Définir les manches de bingo et les prix
2 personnes
9
Vérifier le matériel de bingo
10
Compter les cartes de bingo
2 personnes
11
Acheter les prix
2 personnes
12
Numéroter les cartes de bingo
2 personnes
13
Préparer la table des prix
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Vérifier les courses
2 personnes
17
Préparer les en-cas
3 personnes
18
Ouvrir le lieu
2 personnes
19
Installer les tables
4 personnes
20
Installer les chaises
3 personnes
21
Installer les tables de bingo
3 personnes
22
Installer l’appareil de bingo
2 personnes
23
Suspendre la décoration
2 personnes
24
Mettre en place le présentoir des prix
2 personnes
25
Installer la table d'inscription
2 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

27
Gérer l'accueil et l'enregistrement
3 personnes
28
Distribuer les cartes de bingo
2 personnes
29
Expliquer les règles du jeu
30
Animer les manches de bingo
31
Vérifier les cartes gagnantes
2 personnes
32
Remettre les prix
2 personnes
33
Servir des amuse-bouches
3 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Rassembler les déchets
2 personnes
36
Clôturer la dernière manche
37
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

38
Rassembler les cartes de bingo et les jetons
3 personnes
39
Faire la vaisselle
3 personnes
40
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
41
Retirer la décoration
2 personnes
42
Ranger le matériel de bingo
2 personnes
43
Nettoyer la cuisine et le bar
3 personnes
44
Nettoyer la salle et les toilettes
3 personnes
45
Évacuer les déchets
2 personnes
46
Ranger les stocks et les prix
2 personnes
47
Fermer le lieu
2 personnes
48
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Table des prix
Tabouretsqté 4

Équipement

Appareil de bingo
Microphone
Haut-parleur
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Matériel de jeu

Cartes de bingoqté 800
Fiches de bingoqté 5000
Billes de bingo de réserveqté 10
Stylosqté 80
Cartes rondesqté 12
Rubans de prixqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4

Décoration

Ballons de bingoqté 30
Guirlandesqté 6
Nappesqté 8
Étiquettes de prixqté 20

Éclairage

Guirlandes LEDqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre de manches et les lots avant les inscriptions : cela permet de compter les cartes de bingo et de prévoir un prix par manche, plus quelques lots de réserve.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis relancez les personnes qui n’ont pas confirmé au moins 7 jours avant la soirée. Les oublis de dernière minute concernent souvent les régimes particuliers.
Numérotez les cartes de bingo avant l’ouverture et gardez une fiche de suivi. Comptez-les une seconde fois le jour même : une carte manquante peut ralentir toute une manche.
Testez l’appareil de bingo, le microphone et le haut-parleur avec les rallonges et multiprises au moins 30 minutes avant l’arrivée du public. Prévoyez aussi les billes de bingo de réserve.
Installez la table d’inscription près de l’entrée et la table des prix dans un endroit visible. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et préparez les en-cas avant de lancer la première manche.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée bingo ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, acheter les lots et vérifier les cartes et le matériel.
Combien de cartes de bingo faut-il prévoir par personne ?: Prévoyez au moins 1 carte par participant et ajoutez 5 à 10 % de cartes de réserve. Pour 40 personnes, cela représente environ 42 à 44 cartes.
Combien de temps faut-il pour installer une soirée bingo ?: Comptez 90 minutes pour installer les tables, les chaises, les tables de bingo, la table d’inscription, les lots et la décoration. Ajoutez 30 minutes pour tester le son et l’appareil de bingo.
Quand acheter les lots pour une soirée bingo ?: Achetez-les au plus tard 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de vérifier le nombre de prix, de préparer les rubans et d’organiser clairement la table des lots.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.