Organiser une soirée bingo, étape par étape

Une soirée bingo se prépare d’abord autour du nombre de participants, de la salle et du déroulé des parties. Fixez les horaires, prévoyez une table d’accueil et comptez les cartes avant d’acheter les lots. Le jour même, les tables de bingo doivent être installées, les boissons refroidies et le micro testé avant l’arrivée des invités. Voici l’ordre qui évite les retards et les recherches de matériel pendant la partie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et les horaires
3
Élaborer le programme de bingo
4
Déterminer le lot des prix
2 personnes
5
Rédiger les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les inscriptions
10
Compter les cartes de bingo
2 personnes
11
Acheter les prix
2 personnes
12
Vérifier le matériel de bingo
2 personnes
13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
14
Trier les cartons de bingo
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Emballer les prix
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Installer les tables
4 personnes
21
Installer les chaises
4 personnes
22
Aménager la table d'accueil
2 personnes
23
Installer les tables de bingo
3 personnes
24
Suspendre la décoration
2 personnes
25
Tester la musique et le micro
2 personnes

Événement

26
Accueillir les visiteurs
3 personnes
27
Enregistrer la présence
2 personnes
28
Distribuer les cartes de bingo
2 personnes
29
Expliquer les règles du jeu
30
Animer les manches de bingo
31
Marquer les numéros tirés
32
Vérifier les cartons de bingo
2 personnes
33
Remettre les prix
2 personnes
34
Servir des amuse-bouches
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Servir le café et le thé
2 personnes
37
Annoncer le dernier tour
38
Dire au revoir aux visiteurs
2 personnes

Suivi

39
Rassembler le matériel de bingo
3 personnes
40
Faire la vaisselle
3 personnes
41
Rassembler les déchets
2 personnes
42
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
43
Nettoyer le lieu
3 personnes
44
Retirer la décoration
2 personnes
45
Récupérer les stocks
2 personnes
46
Ranger les courses restantes
2 personnes
47
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table d’accueil
Table des prix
Poubellesqté 4

Matériel de jeu

Cartes de bingoqté 300
Boule de bingo
Boules de bingoqté 90
Marqueurs de bingoqté 70
Numéros de tableqté 90
Prixqté 30
Badges nominatifsqté 70

Équipement

Microphone
Haut-parleur
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verres à boireqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Marqueursqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 3

Nettoyage

Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les inscriptions : prévoyez une carte de bingo par participant confirmé, plus 5 à 10 cartes de secours pour les erreurs ou les invités ajoutés au dernier moment.
Définissez le programme avant d’acheter les prix. Pour une soirée de 2 à 3 heures, prévoyez plusieurs parties courtes et annoncez clairement la règle et le lot de chaque partie.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis confirmez-les quelques jours avant la soirée. Gardez les réponses à portée de main pour préparer les en-cas et les boissons sans improviser.
Installez la salle dans cet ordre : accueil, tables et chaises, tables de bingo, table des prix, puis décoration. Laissez un passage dégagé vers la table d’accueil et les poubelles.
Testez le microphone, le haut-parleur et les rallonges avant l’ouverture, idéalement 30 minutes à l’avance. Une annonce inaudible ou une multiprise trop éloignée ralentit immédiatement chaque partie.

Questions fréquentes

Combien de cartes de bingo faut-il prévoir par personne ?: Comptez au minimum une carte par joueur et prévoyez 5 à 10 % de cartes supplémentaires. Pour 40 participants, préparez donc 42 à 44 cartes afin de couvrir les pertes et les inscriptions tardives.
Quand envoyer les invitations pour une soirée bingo ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant la soirée pour pouvoir compter les cartes, acheter les lots et recueillir les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il pour installer une soirée bingo ?: Prévoyez 60 à 90 minutes avant l’arrivée des invités pour installer les tables, les chaises, l’accueil, les cartes et la décoration. Gardez ensuite 30 minutes pour refroidir les boissons, placer les en-cas et tester le son.
Que faut-il vérifier le jour d’une soirée bingo ?: Vérifiez les cartes, les marqueurs, les boules et la boule de bingo, puis contrôlez les lots et les badges nominatifs. Faites un test du microphone et du haut-parleur au moins 30 minutes avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.