Organiser une soirée bingo, étape par étape

Une soirée bingo se prépare d’abord autour du nombre de joueurs, du lieu et du déroulé des manches. Réservez la salle, envoyez les invitations, puis centralisez les inscriptions et les besoins alimentaires avant d’acheter les lots et les consommables. La veille, préparez les cartons, triez les boules et vérifiez le matériel de jeu. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer les tables, tester le son et organiser clairement les prix, le buffet et le bar.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Acheter des lots de bingo
2 personnes
6
Vérifier les formulaires de bingo
2 personnes
7
Trier les boules de bingo
8
Préparer les manches de jeu
2 personnes
9
Étiqueter les prix
2 personnes
10
Faire les courses
2 personnes
11
Mettre les boissons au frais
2 personnes
12
Préparer les en-cas
3 personnes
13
Préparer le matériel
2 personnes

Événement

14
Ouvrir le lieu
2 personnes
15
Installer les tables
4 personnes
16
Installer les chaises
3 personnes
17
Installer l’équipement de bingo
2 personnes
18
Tester le son
2 personnes
19
Suspendre la décoration
2 personnes
20
Préparer les cartons de bingo
2 personnes
21
Mettre en place la table des prix
2 personnes
22
Mettre en place le buffet et le bar
3 personnes
23
Accueillir les invités
3 personnes
24
Distribuer les formulaires de bingo
2 personnes
25
Expliquer les règles du jeu
26
Animer les rondes de bingo
2 personnes
27
Servir des amuse-bouches
3 personnes
28
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
29
Remettre les prix du bingo
2 personnes
30
Annoncer le dernier tour
31
Dire au revoir aux invités
2 personnes

Suivi

32
Éteindre le matériel de bingo
2 personnes
33
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
34
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
35
Rassembler les déchets
3 personnes
36
Faire la vaisselle
3 personnes
37
Nettoyer le lieu
3 personnes
38
Inventorier le matériel
2 personnes
39
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 2
Table des prix
Porte-manteauxqté 2

Matériel de jeu

Bingo-moulinsqté 2
Boules de bingoqté 180
Cartes de bingoqté 300
Marqueurs de bingoqté 60
Formulaires de réservationqté 50
Panneau des tarifs
Stylosqté 30

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 12

Vaisselle

Verresqté 70
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 6

Décoration

Lettres de bingo
Nappesqté 10
Ballonsqté 50
Pompe à ballons

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 3
Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Raclettes de solqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer le nombre de participants : il détermine le nombre de tables, de chaises, de cartons et de marqueurs à préparer. Traitez les inscriptions avant les achats afin d’éviter les manques ou les surplus.
Achetez et étiquetez les lots plusieurs jours à l’avance. Regroupez-les dans l’ordre des manches : chercher un prix au dernier moment ralentit immédiatement la partie.
Préparez chaque manche séparément la veille : cartons, boules, moulin de bingo et règles à rappeler. Vérifiez aussi les formulaires de bingo avant l’arrivée des invités.
Arrivez au moins 2 heures avant le début pour installer les tables et les chaises, mettre en place le buffet et tester les microphones, les haut-parleurs et les rallonges. Un test de son avec la salle pleine ne suffit pas.
Réfrigérez les boissons la veille et préparez les en-cas avant l’accueil. Gardez une table distincte pour les prix, afin que les gagnants puissent les récupérer sans bloquer le buffet ou le bar.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée bingo ?: Prévoyez environ 7 à 14 jours pour réserver le lieu, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Gardez les 24 dernières heures pour préparer les cartons, les lots, les boissons et le matériel.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une soirée bingo ?: Comptez au moins 2 heures avant l’arrivée des invités pour installer les tables, les chaises, le buffet, la décoration et l’équipement de bingo. Ajoutez 15 à 20 minutes pour tester le son et régler les microphones.
Comment préparer les cartons pour une soirée bingo ?: Préparez un carton par joueur inscrit, avec quelques exemplaires supplémentaires pour les erreurs ou les invités de dernière minute. Triez les cartons et les marqueurs par table avant l’accueil pour distribuer le matériel en moins de 10 minutes.
Quand acheter les lots de bingo ?: Achetez les lots au moins 3 à 5 jours avant la soirée, puis étiquetez-les selon l’ordre des manches. Vérifiez le nombre de prix le jour précédent, pas au moment où une manche commence.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.