Organiser une soirée bingo, étape par étape

Une soirée bingo repose sur une préparation précise : la salle, les inscriptions et le déroulé des parties doivent être fixés avant de penser à l’ambiance. Prévoyez les cartes, les marqueurs, les boules de bingo et des cartes de secours, puis organisez les lots par tour. Le jour même, l’installation des tables, du micro et de la table d’inscription évite les files d’attente. Gardez aussi du temps pour refroidir les boissons et préparer le café avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Commander les prix
7
Vérifier les boules de bingo
8
Préparer les cartes de bingo
2 personnes
9
Élaborer les tours de bingo
2 personnes
10
Rédiger le règlement
11
Préparer la musique et les annonces
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Trier les prix
2 personnes
15
Assembler les cartes de bingo et les marqueurs
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Ouvrir la salle
2 personnes
18
Installer les tables
4 personnes
19
Installer les chaises
4 personnes
20
Installer la table d'inscription
2 personnes
21
Installer la table de bingo
2 personnes
22
Mettre en place la table des prix
2 personnes
23
Préparer le café et le thé
2 personnes
24
Préparer les en-cas
2 personnes
25
Suspendre la décoration
2 personnes
26
Tester le son
2 personnes
27
Préparer les règles du jeu et les cartes
2 personnes
28
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

29
Accueillir les visiteurs
4 personnes
30
Distribuer les cartes de bingo
3 personnes
31
Expliquer les règles du jeu
32
Animer les rondes de bingo
3 personnes
33
Remettre les prix
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
36
Annoncer le dernier tour
37
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

38
Rassembler le matériel
3 personnes
39
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
40
Faire la vaisselle
2 personnes
41
Rassembler les déchets
2 personnes
42
Nettoyer la salle
3 personnes
43
Emballer les stocks restants
2 personnes
44
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Table des prix
Porte-manteau

Matériel de jeu

Boule de bingo
Boules de bingo 1-75
Cartes de bingoqté 180
Marqueurs de bingoqté 70
Cartes de bingo de secoursqté 20
Prixqté 15
Étiquettes de prixqté 15

Équipement

Micro sans fil
Haut-parleur
Lecteur audio
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Minuterie

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 60
Plateauxqté 60
Assiettesqté 80
Cuillères à caféqté 60
Pince de serviceqté 4

Cuisine

Machine à café
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Distributeurs de boissonsqté 2
Plateaux de serviceqté 4
Glacièresqté 3

Décoration

Lettres de bingo
Nappesqté 8
Guirlandesqté 6
Ballonsqté 50
Pompe à ballons
Ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 3
Lampes à batterieqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et la capacité de la salle avant d’envoyer les invitations. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires afin de pouvoir adapter les encas et les boissons.
Préparez un déroulé écrit pour chaque tour : ordre des annonces, condition de victoire et lot associé. Faites relire le règlement par une personne qui ne l’a pas rédigé pour repérer les ambiguïtés.
Comptez les cartes et les marqueurs plusieurs jours avant la soirée, puis gardez des cartes de bingo de secours à la table de bingo. Les boules de bingo 1 à 75 doivent être vérifiées avant l’ouverture de la salle.
Installez trois espaces distincts : inscription, jeu et prix. Placez les lots et leurs étiquettes dans l’ordre des tours, afin de ne pas chercher le bon prix pendant une partie.
Prévoyez le son avant l’arrivée du public : testez le micro sans fil, le haut-parleur et le lecteur audio, puis sécurisez les rallonges et les multiprises. Refroidissez les boissons à l’avance et préparez le café et le thé avant le premier tour.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée bingo ?: Commencez au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de commander les lots.
Combien de cartes de bingo faut-il prévoir ?: Préparez au minimum une carte par participant inscrit, plus 5 à 10 cartes de secours. Ces exemplaires supplémentaires permettent de remplacer une carte perdue ou abîmée sans interrompre le jeu.
Quand faut-il préparer les lots d’une soirée bingo ?: Commandez les prix au moins 2 semaines avant la soirée. Triez-les ensuite par tour et ajoutez les étiquettes au plus tard la veille, pour que la table des prix soit prête dès l’ouverture.
À quelle heure faut-il installer une soirée bingo ?: Prévoyez 2 à 3 heures avant l’accueil du public pour installer les tables, les chaises, les trois espaces dédiés, le son et les boissons. Gardez encore 15 minutes pour un test complet du premier tour.

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