Organiser une soirée bingo : la méthode, étape par étape

Pour organiser une soirée bingo, commencez par bloquer la salle, la date et le déroulé avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions permettent ensuite d’ajuster les tables, les cartons, les lots et les besoins alimentaires. Prévoyez plusieurs manches, répartissez les prix à l’avance et testez le micro ainsi que l’enceinte avant l’arrivée des participants. Le jour J, installez l’accueil, les tables de bingo et les boissons dans cet ordre pour éviter les embouteillages.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Rédiger les invitations
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir les inscriptions
6
Commander du matériel de bingo
7
Acheter les prix
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Contacter les bénévoles
11
Répartir les manches de bingo
2 personnes
12
Répartir les prix par manche
2 personnes
13
Confirmer les inscriptions
14
Transmettre les besoins alimentaires
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Emballer les prix
2 personnes
18
Trier les cartons de bingo
2 personnes
19
Imprimer la liste des inscriptions
20
Tester l'équipement
2 personnes
21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
22
Installer les tables
4 personnes
23
Installer les chaises
4 personnes
24
Déployer les nappes
2 personnes
25
Installer les tables de bingo
3 personnes
26
Aménager la table d'accueil
2 personnes
27
Mettre en place la table des prix
2 personnes
28
Suspendre la décoration
2 personnes
29
Préparer le café et le thé
2 personnes
30
Préparer les en-cas
3 personnes
31
Vérifier l'entrée et les toilettes
2 personnes

Événement

32
Accueillir les visiteurs
3 personnes
33
Enregistrer la présence
2 personnes
34
Distribuer les cartes de bingo
3 personnes
35
Expliquer les règles du jeu
36
Animer les rondes de bingo
2 personnes
37
Noter les numéros tirés
38
Vérifier les cartes gagnantes
2 personnes
39
Remettre les prix
2 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
42
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
43
Annoncer la pause
44
Annoncer le dernier tour
45
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

46
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
47
Trier le matériel de bingo
2 personnes
48
Rassembler les déchets
3 personnes
49
Faire la vaisselle
3 personnes
50
Nettoyer la salle
3 personnes
51
Nettoyer les toilettes
2 personnes
52
Emballer les restes
2 personnes
53
Ranger le matériel
3 personnes
54
Retourner le matériel de bingo

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table d’accueil
Table des prix
Nappesqté 8

Matériel de jeu

Boule de bingoqté 2
Boules de bingoqté 2
Cartes de bingoqté 300
Fiches de bingoqté 60
Cartes numérotéesqté 100
Prixqté 30
Prix de réserveqté 5

Équipement

Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 2
Multiprisesqté 2
Piles de rechange

Vaisselle

Verresqté 70
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 3

Décoration

Lettres de bingo
Ballonsqté 50
Guirlandesqté 6
Décoration de tableqté 8
Flèches et panneauxqté 12

Organisation

Formulaires d'inscriptionqté 80
Stylosqté 30
Étiquettes nominativesqté 80
Caisse ou coffre à argent
Boîte à monnaie
Blocs-notesqté 4
Marqueursqté 6

Nettoyage

Balai et pelleqté 2
Serpillière et seauqté 2
Gants de nettoyageqté 4
Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant l’ouverture des inscriptions : indiquez l’heure d’accueil, le début du bingo, les pauses et la fin prévue. Cela vous permet aussi de répartir clairement les manches et les prix.
Fermez les inscriptions quelques jours avant la soirée, puis imprimez la liste des participants. Gardez une marge de cartons et prévoyez des prix de réserve pour les inscriptions tardives ou les égalités.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez-les avant les courses. Vérifiez ensuite la liste des achats pour ne pas oublier les boissons, les glaçons, les verres ou le café.
Testez le microphone, l’enceinte, les rallonges et les multiprises avant le jour J. Gardez des piles de rechange à portée de main : une panne de son au milieu d’une manche ralentit immédiatement la partie.
Installez d’abord la table d’accueil et la table des prix, puis les tables et les chaises de bingo. Mettez les boissons au frais au moins quelques heures avant le début et triez les cartons par manche pour distribuer rapidement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée bingo ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de commander le matériel et les prix.
Quand faut-il acheter les prix pour une soirée bingo ?: Achetez les prix environ 10 à 14 jours avant l’événement, une fois le nombre de manches fixé. Prévoyez aussi quelques prix de réserve avant d’emballer les lots par manche.
Combien de manches prévoir pour une soirée bingo ?: Prévoyez généralement 4 à 6 manches pour une soirée de 2 à 3 heures, pauses comprises. Répartissez les prix avant l’événement et annoncez la durée approximative dans l’invitation.
Quand installer le matériel de bingo ?: Commencez l’installation 2 à 3 heures avant l’accueil du public. Testez le son, placez les tables, triez les cartons et vérifiez la liste des inscriptions avant l’ouverture des portes.

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