Organiser une semaine d’introduction sans perdre le fil

Une semaine d’introduction se prépare en plusieurs temps : d’abord le programme et le lieu, puis les inscriptions, les groupes et les équipes d’accompagnement. Le matériel et l’accueil se règlent ensuite, quand le nombre de participants est suffisamment stable. Gardez les derniers jours pour les vérifications concrètes : accès, météo, boissons, installation et déroulé imprimé. Cette méthode évite de découvrir le matin même qu’il manque des chaises, des rallonges ou des informations pour les participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le programme
3 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier les autorisations
4
Valider les fournisseurs
2 personnes
5
Répartir le budget
2 personnes
6
Recruter des accompagnateurs
3 personnes
7
Répartir les bénévoles
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Créer les listes de participants
2 personnes
12
Répartir les groupes
3 personnes
13
Imprimer le déroulé
14
Envoyer les indications d'accès
15
Vérifier les prévisions météo
16
Faire les courses
3 personnes
17
Récupérer le matériel
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer les étiquettes
2 personnes
20
Préparer la table d'inscription
2 personnes
21
Contrôler le site
2 personnes
22
Installer les tables
4 personnes
23
Installer les chaises
4 personnes
24
Monter les tentes de réception
4 personnes
25
Créer un espace de présentation sans scène
2 personnes
26
Raccorder le matériel audio
2 personnes
27
Installer l'éclairage
2 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Préparer les kits de bienvenue
3 personnes
30
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
31
Installer les cartes des allergènes
2 personnes
32
Préparer les jeux
3 personnes
33
Tester la présentation
2 personnes
34
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

35
Enregistrer les participants
4 personnes
36
Distribuer les kits de bienvenue
3 personnes
37
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
38
Présenter l'introduction
2 personnes
39
Présenter les encadrants de groupe
2 personnes
40
Animer les jeux de знакомства
8 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
43
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
44
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
45
Servir les repas diététiques
2 personnes
46
Fournir la musique
2 personnes
47
Encadrer le programme du soir
6 personnes
48
Surveiller le départ
3 personnes
49
Rassembler les objets perdus

Suivi

50
Démonter la nourriture et les boissons
3 personnes
51
Collecter les déchets
4 personnes
52
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
53
Retirer la décoration
3 personnes
54
Éteindre l’équipement
2 personnes
55
Faire la vaisselle
3 personnes
56
Nettoyer le lieu
4 personnes
57
Vider les glacières
2 personnes
58
Inventorier le matériel
2 personnes
59
Retourner les matériels de location
2 personnes
60
Ranger le stock restant
2 personnes
61
Évacuer les déchets
2 personnes
62
Envoyer le message aux participants
63
Partager les photos avec les participants
64
Rapporter les objets trouvés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 100
Tables de bièreqté 6
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Poubellesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Verres à vin réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Filtres à caféqté 200
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Pains de glaceqté 20

Décoration

Ballonsqté 200
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 120
Panneaux indicateursqté 10
Panneau d’accueil
Panneaux de groupeqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 10

Matériel de sport

Cônesqté 30
balles souplesqté 10
Cordes à sauterqté 10
Masquesqté 10
Cartes de jeuqté 10
Panneaux de scoreqté 10

Nettoyage

Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Épongesqté 10
Gants en caoutchoucqté 10
Sacs poubelleqté 100

Catering

Courses

Conseils

Commencez par verrouiller le programme, le lieu et les autorisations. Faites valider les fournisseurs et répartissez le budget avant d’envoyer les invitations : une modification à ce stade peut encore être absorbée.
Traitez les inscriptions en continu, plutôt qu’à la dernière minute. Recueillez les besoins alimentaires et préparez les listes de participants dès que possible pour répartir les groupes sans improviser.
Dimensionnez les accompagnateurs et les bénévoles à partir des groupes prévus. Confirmez leurs rôles et leurs horaires au moins quelques jours avant le début de la semaine.
Préparez l’accueil séparément du reste de l’installation : table d’inscription, étiquettes, indications d’accès et déroulé imprimé doivent être réunis dans un même point de contrôle.
Gardez une demi-journée pour le contrôle du site et le montage. Testez les enceintes, microphones, vidéoprojecteur, multiprises et rallonges avant l’arrivée du premier groupe, puis vérifiez les tentes, tables et chaises sur place.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une semaine d’introduction ?: Envoyez-les dès que le programme et le lieu sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant le début. Prévoyez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’accueil pour pouvoir créer les listes et répartir les groupes.
Quand demander les besoins alimentaires des participants ?: Ajoutez la question au formulaire d’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours avant l’événement. Faites ensuite parvenir une synthèse aux fournisseurs avant leurs dernières commandes.
Combien de temps prévoir pour installer une semaine d’introduction ?: Prévoyez au moins 3 heures sur le site pour contrôler les espaces, monter les tentes, installer les tables et les chaises, puis tester le matériel technique. Ajoutez 30 minutes pour préparer la table d’inscription et afficher les indications.
Quand refroidir les boissons et préparer le café ?: Refroidissez les boissons la veille si vous disposez de glacières ou de conteneurs à glace adaptés. Préparez les machines à café, bouilloires, thermos et filtres le matin même, après l’installation des zones de service.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.