Cómo organizar una semana de introducción sin perder el control
Una semana de introducción reúne muchas actividades, participantes y personas de apoyo en pocos días. Empieza por fijar el programa y reservar el lugar; después cierra permisos, proveedores, presupuesto y guías antes de abrir las inscripciones. Con las preferencias dietéticas y las listas de participantes podrás formar grupos y enviar indicaciones claras. El día del evento, la mesa de registro, la señalización, el sonido y el material preparado con antelación evitan las esperas y las improvisaciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Establecer el programa
3 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Comprobar permisos
- 4
Confirmar proveedores
2 personas
- 5
Distribuir el presupuesto
2 personas
- 6
Contratar guías
3 personas
- 7
Asignar voluntarios
2 personas
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Hacer listas de participantes
2 personas
- 12
Distribuir en grupos
3 personas
- 13
Imprimir el plan de trabajo
- 14
Enviar indicaciones
- 15
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 16
Hacer la compra
3 personas
- 17
Recoger los materiales
2 personas
- 18
Enfriar bebidas
2 personas
- 19
Preparar las etiquetas
2 personas
- 20
Preparar la mesa de registro
2 personas
- 21
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 22
Montar mesas
4 personas
- 23
Colocar las sillas
4 personas
- 24
Montar las carpas
4 personas
- 25
Crear un espacio de presentación sin escenario
2 personas
- 26
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 27
Colgar la iluminación
2 personas
- 28
Colgar la decoración
3 personas
- 29
Preparar los paquetes de bienvenida
3 personas
- 30
Preparar la restauración
4 personas
- 31
Colocar tarjetas de alérgenos
2 personas
- 32
Preparar los juegos
3 personas
- 33
Probar la presentación
2 personas
- 34
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
Evento
- 35
Registrar a los participantes
4 personas
- 36
Repartir paquetes de bienvenida
3 personas
- 37
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
- 38
Presentar la introducción
2 personas
- 39
Presentar a los monitores de grupo
2 personas
- 40
Dirigir juegos de presentación
8 personas
- 41
Rellenar las bebidas
2 personas
- 42
Servir aperitivos
3 personas
- 43
Abrir el bufé de la cena
4 personas
- 44
Reponer el buffet de cena
3 personas
- 45
Servir comidas especiales
2 personas
- 46
Proporcionar la música
2 personas
- 47
Coordinar el programa de la noche
6 personas
- 48
Supervisar la salida
3 personas
- 49
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
- 50
Reducir el servicio de comida y bebida
3 personas
- 51
Recoger la basura
4 personas
- 52
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 53
Retirar la decoración
3 personas
- 54
Apagar el equipo
2 personas
- 55
Lavar la vajilla
3 personas
- 56
Limpiar el lugar
4 personas
- 57
Vaciar neveras portátiles
2 personas
- 58
Inventariar materiales
2 personas
- 59
Devolver el material alquilado
2 personas
- 60
Guardar el stock restante
2 personas
- 61
Retirar los residuos
2 personas
- 62
Enviar mensaje a los participantes
- 63
Compartir fotos con los participantes
- 64
Devolver objetos perdidos
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 100
- Mesas de cervezacant. 6
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de registro
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Copas de vino reutilizablescant. 80
- Platos reutilizablescant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de serviciocant. 6
Equipo
- Altavoces móvilescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 4
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
Cocina
- Termoscant. 6
- Filtros de cafécant. 200
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzascant. 8
- Cucharonescant. 8
- Acumuladores de fríocant. 20
Decoración
- Globoscant. 200
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Carteles direccionalescant. 10
- Cartel de bienvenida
- Carteles de grupocant. 10
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Faroles LEDcant. 10
Material deportivo
- Conoscant. 30
- pelotas blandascant. 10
- Cuerdas para saltarcant. 10
- Antifacescant. 10
- Cartas de juegocant. 10
- Marcadorescant. 10
Limpieza
- Escobacant. 3
- Recogedores de basuracant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Esponjascant. 10
- Guantes de gomacant. 10
- Bolsas de basuracant. 100
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de contratar proveedores o guías. Deja una franja de al menos 30 minutos entre actividades para absorber retrasos, mover grupos y resolver incidencias.
- Abre las inscripciones solo cuando tengas definida la capacidad del lugar y el sistema de grupos. Recoge las preferencias dietéticas durante el registro, no la víspera, para poder ajustar compras y servicio.
- Prepara las listas de participantes y las indicaciones con varios días de margen. Imprime el plan de trabajo y guarda una copia digital para que guías y voluntarios sepan dónde deben estar y a qué hora.
- Revisa el recinto el día anterior: comprueba carpas, mesas, sillas, electricidad, altavoces, micrófonos y el espacio de presentación. Haz una prueba de sonido y proyección antes de que lleguen los participantes.
- No dejes las compras, la recogida de materiales ni las bebidas para el último momento. Enfría las bebidas con antelación, prepara etiquetas y coloca la mesa de registro antes de la llegada del primer grupo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una semana de introducción?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos, contratar guías y confirmar proveedores. Durante las dos últimas semanas conviene cerrar inscripciones, grupos, compras y turnos de voluntariado.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?
- Cierra las inscripciones al menos 7 días antes del inicio. Así tendrás tiempo para recoger preferencias dietéticas, preparar las listas, distribuir a los participantes en grupos y enviar las indicaciones.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para el registro?
- Prepara al menos 1 persona en la mesa de registro por cada 50 participantes y añade una persona de apoyo si llegan todos a la vez. La mesa debe estar lista 30 minutos antes de la hora de convocatoria.
- ¿Cuándo se debe preparar el material y el equipo?
- Recoge los materiales y comprueba el equipo entre 24 y 48 horas antes. Monta mesas, sillas, carpas, sonido y proyección con tiempo suficiente para hacer una inspección final antes de abrir el recinto.
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