Organiser une régate sans rien laisser au hasard

Une régate se prépare d’abord à terre, puis sur l’eau. Commencez par réserver le site, obtenir l’autorisation de compétition et définir le règlement, le parcours ainsi que le plan de sécurité. Ensuite, ouvrez les inscriptions, répartissez les bénévoles et réservez les bateaux nécessaires. La dernière semaine sert surtout à vérifier la météo, tester les radios, préparer les documents et contrôler le matériel avant l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Demander une autorisation de compétition
3
Établir le règlement du concours
2 personnes
4
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
5
Définir la zone de départ et d’arrivée
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Réserver le bateau de départ
12
Réserver un bateau de sécurité
13
Réserver des bouées et des ancres
14
Tester les radios VHF
2 personnes
15
Commander les prix
16
Imprimer la liste des participants
17
Créer les dossards
2 personnes
18
Imprimer les cartes de compétition
19
Vérifier les prévisions météo
20
Informer les participants sur la météo
21
Faire les courses
3 personnes
22
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
3 personnes
25
Monter le comptoir d’inscription
2 personnes
26
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
27
Installer les bouées
4 personnes
28
Préparer le bateau de départ
3 personnes
29
Vérifier le bateau de sécurité
2 personnes
30
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
31
Briefer l'organisation de la compétition
4 personnes
32
Briefer les bénévoles
8 personnes

Événement

33
Tenir le comptoir d’inscription
2 personnes
34
Enregistrer les participants
3 personnes
35
Distribuer les dossards
2 personnes
36
Donner le briefing de la compétition
2 personnes
37
Guider les bateaux vers le départ
3 personnes
38
Exécuter la procédure de départ
4 personnes
39
Suivre le déroulement de la compétition
5 personnes
40
Mettre en place le bateau de sécurité
3 personnes
41
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
42
Vérifier les résultats
2 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Préparer le barbecue
3 personnes
46
Servir le barbecue
4 personnes
47
Assurer la remise des prix
3 personnes
48
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

49
Récupérer les bouées
4 personnes
50
Vider le bateau de départ
3 personnes
51
Rapporter le bateau de sécurité
2 personnes
52
Faire la vaisselle
3 personnes
53
Rassembler les déchets
3 personnes
54
Nettoyer le site
4 personnes
55
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
56
Retourner les matériels
2 personnes
57
Publier les résultats
58
Traiter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Table d'inscription
Tabourets de barqté 4

Matériel de sport

Bouées de compétitionqté 8
Ancres de bouéeqté 8
Drapeaux de départqté 6
Fanions d’arrivéeqté 2
Numéros de départqté 30
Gilets de sauvetageqté 20
Bouées de sauvetageqté 4
Lignes de lancerqté 4
Bateau de sécurité
Pagaiesqté 4
Pochettes de documents imperméablesqté 10

Équipement

Radiosqté 5
Mégaphone
Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Talkies-walkiesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60
Carafesqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 3
Balaisqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Décoration

Affiches du matchqté 10
Ruban de scèneqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez les deux bateaux dès que la date est fixée : le bateau de départ et le bateau de sécurité ne peuvent pas être remplacés facilement au dernier moment. Prévoyez aussi les bouées, leurs ancres et les équipements de sauvetage.
Faites valider le règlement et le plan de sécurité avant d’ouvrir les inscriptions. Les participants doivent connaître les zones de départ et d’arrivée, les consignes et les horaires au moins 7 jours avant la régate.
Fermez les inscriptions assez tôt pour imprimer la liste des participants, les numéros de départ et les cartes de compétition. Gardez une version numérique et une version papier dans des pochettes imperméables.
Testez toutes les radios VHF et les talkies-walkies 48 heures avant le départ, puis désignez un responsable des communications. Une radio chargée et une solution de secours évitent les décisions transmises trop tard.
Installez le comptoir d’inscription avant l’arrivée des concurrents et prévoyez une table distincte pour les documents. Refroidissez les boissons et préparez les tentes, tables et chaises avant le briefing afin de ne pas mobiliser les bénévoles de sécurité.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une régate ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, obtenir l’autorisation, confirmer les bateaux et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour la météo, les impressions et le contrôle du matériel.
Quand faut-il réserver le bateau de sécurité pour une régate ?: Réservez-le dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 6 semaines à l’avance. Vérifiez son équipage et son matériel de sauvetage au plus tard 48 heures avant le départ.
Quand arrêter les inscriptions à une régate ?: Fixez la clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant la compétition. Ce délai permet de traiter les besoins alimentaires, répartir les bénévoles et imprimer les listes, numéros et cartes.
Que faut-il vérifier la veille d’une régate ?: Vérifiez la météo, les bouées et leurs ancres, les drapeaux, les gilets de sauvetage et les radios. Chargez les appareils, préparez les documents étanches et confirmez les horaires avec les participants et les bénévoles.

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