Zo organiseer je een zeilwedstrijd
Begin met de locatie, vergunning en het wedstrijdreglement voordat je deelnemers uitnodigt. Leg daarna de route, start- en finishgebieden en veiligheidsorganisatie vast. Reserveer tijdig een startschip, veiligheidsboot, boeien en marifoons; zonder die onderdelen kun je op de wedstrijddag niet veilig werken. Verwerk inschrijvingen centraal, deel vrijwilligers in en controleer het weer opnieuw vlak voor de start. Zo weet iedere deelnemer en medewerker wat er wanneer moet gebeuren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdlocatie reserveren
- 2
Wedstrijdvergunning aanvragen
- 3
Wedstrijdreglement vaststellen
2 personen
- 4
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
- 5
Start- en finishgebied bepalen
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Inschrijfformulier publiceren
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 11
Startschip reserveren
- 12
Veiligheidsboot reserveren
- 13
Boeien en ankers reserveren
- 14
Marifoons testen
2 personen
- 15
Prijzen bestellen
- 16
Deelnemerslijst afdrukken
- 17
Startnummers maken
2 personen
- 18
Wedstrijdkaarten printen
- 19
Weersverwachting controleren
- 20
Deelnemers informeren over weer
- 21
Boodschappen doen
3 personen
- 22
Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
- 23
Dranken koelen
2 personen
- 24
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
- 25
Inschrijfbalie opbouwen
2 personen
- 26
Cateringruimte inrichten
3 personen
- 27
Boeien uitzetten
4 personen
- 28
Startschip gereedmaken
3 personen
- 29
Veiligheidsboot controleren
2 personen
- 30
Veiligheidsmaterialen controleren
2 personen
- 31
Wedstrijdleiding briefen
4 personen
- 32
Vrijwilligers instrueren
8 personen
Event
- 33
Inschrijfbalie bemannen
2 personen
- 34
Deelnemers registreren
3 personen
- 35
Startnummers uitdelen
2 personen
- 36
Wedstrijdbriefing geven
2 personen
- 37
Boten naar de start begeleiden
3 personen
- 38
Startprocedure uitvoeren
4 personen
- 39
Wedstrijdverloop volgen
5 personen
- 40
Veiligheidsboot inzetten
3 personen
- 41
Finishregistratie bijhouden
3 personen
- 42
Uitslagen controleren
2 personen
- 43
Dranken bijvullen
2 personen
- 44
Hapjes serveren
3 personen
- 45
Barbecue voorbereiden
3 personen
- 46
Barbecue serveren
4 personen
- 47
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
- 48
Deelnemers uitchecken
2 personen
Nazorg
- 49
Boeien binnenhalen
4 personen
- 50
Startschip leegmaken
3 personen
- 51
Veiligheidsboot terugbrengen
2 personen
- 52
Servies afwassen
3 personen
- 53
Afval verzamelen
3 personen
- 54
Terrein schoonmaken
4 personen
- 55
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 56
Materialen retourneren
2 personen
- 57
Uitslagen publiceren
- 58
Gevonden voorwerpen verwerken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Inschrijftafel
- Barkrukkenaantal 4
Sportmateriaal
- Wedstrijdboeienaantal 8
- Boeiankersaantal 8
- Startvlaggenaantal 6
- Finishvlaggenaantal 2
- Startnummersaantal 30
- Reddingsvestenaantal 20
- Reddingsboeienaantal 4
- Werplijnenaantal 4
- Veiligheidsboot
- Peddelsaantal 4
- Waterdichte documentenhoezenaantal 10
Apparatuur
- Marifoonsaantal 5
- Megafoon
- Laptop
- Printer
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Barbecueaantal 2
- Gasflessenaantal 2
- Portofoonsaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Schenkkannenaantal 6
- Serveerbladenaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Emmersaantal 3
- Bezemsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Decoratie
- Wedstrijdpostersaantal 10
- Podiumlintaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Regel vergunning en veiligheidsplan vóór je het inschrijfformulier publiceert. Neem daarin ook de veiligheidsboot, reddingsvesten, reddingsboeien, werplijnen en communicatie via marifoons of portofoons op.
- Plan de wedstrijdindeling achteruit vanaf de starttijd. Reserveer het startschip en leg vast wanneer boeien worden uitgelegd, wanneer deelnemers zich melden en hoeveel tijd de inschrijfbalie nodig heeft.
- Maak één actuele deelnemerslijst en druk die kort voor de wedstrijddag af. Gebruik dezelfde gegevens voor startnummers, wedstrijdkaarten, dieetwensen en de indeling van vrijwilligers.
- Test alle communicatie uiterlijk één dag vooraf. Controleer marifoons, portofoons, megafoon, laptop, printer, verlengsnoeren en stekkerdozen; een ontbrekende stroomaansluiting merk je anders pas tijdens de inschrijving.
- Controleer de weersverwachting de dag ervoor én op de ochtend zelf en informeer deelnemers bij een wijziging direct. Zet partytenten, tafels en stoelen klaar bij de inschrijfbalie en zorg dat dranken gekoeld zijn voordat de eerste deelnemers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een zeilwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning, het reglement en het veiligheidsplan. Reserveer startschip, veiligheidsboot, boeien en ankers zo vroeg mogelijk, omdat deze onderdelen de wedstrijd direct bepalen.
- Wanneer moet je de inschrijving voor een zeilwedstrijd openen?
- Open de inschrijving zodra locatie, datum, parcours en veiligheidskaders vaststaan, meestal 4 tot 6 weken voor de wedstrijd. Sluit de inschrijving 3 tot 7 dagen vooraf, zodat je startnummers, wedstrijdkaarten, catering en vrijwilligers definitief kunt maken.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een zeilwedstrijd?
- Reken minimaal op één coördinator, twee mensen voor de inschrijfbalie, een start- en finishteam en een bemanning voor de veiligheidsboot. Tel per extra startgroep of drukke walorganisatie minstens 2 extra vrijwilligers op en maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf.
- Wanneer controleer je het weer voor een zeilwedstrijd?
- Controleer de verwachting opnieuw 24 uur voor de start en nogmaals op de wedstrijddag. Spreek vooraf af wie deelnemers informeert, wanneer de start wordt uitgesteld en welke veiligheidsmaatregelen gelden bij veranderende wind of slecht zicht.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!