Organiser une régate d’aviron d’entreprise, étape par étape

Une régate d’aviron d’entreprise se prépare d’abord à terre : date, bassin, association d’aviron, autorisations et assurance doivent être confirmés avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite viennent les réservations de bateaux, de canots de sauvetage et du catering, puis la composition des équipes et du tableau de départ. Les dernières semaines servent surtout à verrouiller la sécurité, les bénévoles, les jurés et les besoins alimentaires. Le jour J, prévoyez un accueil séparé du parcours de course pour éviter les files et les retards.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le format du concours
3 personnes
3
Vérifier les autorisations
2 personnes
4
Vérifier l’assurance
5
Confirmer l’association d’aviron
2 personnes
6
Réserver les bateaux
2 personnes
7
Réserver les canots de sauvetage
2 personnes
8
Réserver le catering
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Contacter les sponsors
2 personnes
12
Commander les prix
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Répartir les équipes
3 personnes
16
Établir le tableau de départ
2 personnes
17
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
18
Recruter des bénévoles
2 personnes
19
Confirmer les jurés
20
Confirmer l’équipe de premiers secours
21
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
22
Vérifier les prévisions météo
23
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
24
Imprimer les dossards
25
Imprimer le planning du match
26
Trier les prix et les médailles
2 personnes
27
Faire les courses
3 personnes
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Préparer le service traiteur
4 personnes
30
Vérifier les bateaux et les rames
3 personnes
31
Inspecter le site
2 personnes
32
Balisage de la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
33
Installer la ligne de bouées
4 personnes
34
Monter les tentes de réception
4 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
37
Installer la table du jury
2 personnes
38
Monter le buffet traiteur
4 personnes
39
Raccorder la sonorisation
2 personnes
40
Préparer le matériel de compétition
2 personnes
41
Vérifier le matériel de sécurité
3 personnes
42
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

43
Enregistrer les participants
4 personnes
44
Distribuer les dossards
2 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
47
Répartir les bateaux
4 personnes
48
Animer l'échauffement
2 personnes
49
Lancer la première manche
5 personnes
50
Lancer la deuxième manche
5 personnes
51
Lancer la troisième manche
5 personnes
52
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
53
Enregistrer les résultats finaux
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Servir le buffet
4 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Annoncer les gagnants
2 personnes
59
Remettre les prix
3 personnes
60
Fournir la musique
61
Servir le dernier tour
3 personnes
62
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

63
Rentrer la ligne de mouillage
4 personnes
64
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
65
Rassembler la vaisselle
3 personnes
66
Démonter le catering
4 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Démonter les tentes de fête
4 personnes
69
Nettoyer le site
4 personnes
70
Évacuer les déchets
2 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Nettoyer les bateaux
3 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Stocker les restes au frais
2 personnes
76
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Table d'inscription
Table du jury
Tables de buffetqté 4
Nappesqté 10

Matériel de sport

Bateaux à ramesqté 8
Ceinturesqté 32
Pagaies de rechangeqté 4
Numéros de départqté 40
Bouéesqté 30
Ligne de bouéesqté 400
Drapeaux de départqté 2
Fanions d’arrivéeqté 2
Chronomètreqté 4
Canots de sauvetageqté 2
Gilets de sauvetageqté 12
Maillots de compétitionqté 40
Tapis de yoga et de sportqté 12

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Mégaphone à main
Talkies-walkiesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Gobelets à caféqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Cuillères à caféqté 60
Louchesqté 12
Carafeqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Décoration

Bannièresqté 6
Panneaux avec logo d’entrepriseqté 12
Bouquets de ballonsqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneau de table des prix

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lanternes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 2
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-essuie-tout en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le site et l’association d’aviron au moins 8 à 12 semaines avant la régate. Vérifiez dès ce moment les autorisations, l’assurance et les conditions d’utilisation du plan d’eau.
Ouvrez les inscriptions après avoir fixé le format du concours et la capacité réelle des bateaux. Demandez les besoins alimentaires au même formulaire afin de ne pas devoir relancer les participants à la dernière minute.
Répartissez les équipes environ 10 jours avant l’événement, puis envoyez le tableau de départ et les consignes pratiques au plus tard 5 jours avant. Indiquez clairement l’heure d’arrivée, l’équipement obligatoire et le point d’inscription.
Traitez la sécurité comme un dispositif distinct de la course : canots de sauvetage, gilets, bouées, ligne de bouées, équipe de premiers secours et plan d’intervention doivent être confirmés avant l’impression du planning.
Prévoyez au moins 30 minutes entre l’ouverture de l’accueil et le premier départ. Cette marge permet de distribuer les numéros, gérer les retards, installer les jurés et tester le chronomètre, le micro et le mégaphone.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une régate d’aviron d’entreprise ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, l’association d’aviron, les autorisations, l’assurance, les bateaux, les canots de sauvetage et le catering.
Quand ouvrir les inscriptions pour une régate d’entreprise ?: Ouvrez-les dès que le format, la date et la capacité des bateaux sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant la course. Fixez une date limite 10 à 14 jours avant l’événement pour constituer les équipes.
Quand envoyer le tableau de départ aux participants ?: Envoyez le tableau de départ et les informations pratiques environ 5 jours avant la régate. Gardez la liste définitive des participants à jour jusqu’à 48 heures avant, car les remplacements sont fréquents.
Combien de bénévoles faut-il pour une régate d’aviron d’entreprise ?: Pour une régate de taille courante, prévoyez au minimum 8 à 12 bénévoles, répartis entre l’accueil, les départs, l’arrivée, le buffet et l’orientation. Ajoutez séparément les jurés et l’équipe de premiers secours.

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