Zo organiseer je een bedrijfsroeiregatta
Begin met de wedstrijdbasis: leg datum, locatie en wedstrijdformat vast en stem die direct af met de roeivereniging. Reserveer daarna boten, reddingsboten en de benodigde begeleiding, want capaciteit aan het water bepaalt hoeveel teams kunnen meedoen. Regel vergunningen, verzekering en een veiligheidsplan voordat je uitnodigingen verstuurt. Open vervolgens de inschrijving, verzamel dieetwensen en deel teams in. In de laatste weken werk je het startrooster uit, bevestig je jury en EHBO en druk je alle deelnemersinformatie, startnummers en wedstrijdschema’s af.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Wedstrijdformat bepalen
3 personen
- 3
Vergunningen controleren
2 personen
- 4
Verzekering controleren
- 5
Roeivereniging bevestigen
2 personen
- 6
Boten reserveren
2 personen
- 7
Reddingsboten reserveren
2 personen
- 8
Catering reserveren
2 personen
- 9
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Aanmeldformulier openen
- 11
Sponsoren benaderen
2 personen
- 12
Prijzen bestellen
- 13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Teams indelen
3 personen
- 16
Startindeling maken
2 personen
- 17
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
- 18
Vrijwilligers werven
2 personen
- 19
Juryleden bevestigen
- 20
EHBO-team bevestigen
- 21
Veiligheidsplan uitwerken
3 personen
- 22
Weersverwachting controleren
- 23
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
- 24
Startnummers afdrukken
- 25
Wedstrijdschema afdrukken
- 26
Prijzen en medailles sorteren
2 personen
- 27
Boodschappen doen
3 personen
- 28
Dranken koud zetten
2 personen
- 29
Catering voorbereiden
4 personen
- 30
Boten en riemen controleren
3 personen
- 31
Terrein inspecteren
2 personen
- 32
Start- en finishgebied markeren
4 personen
- 33
Boeienlijn uitzetten
4 personen
- 34
Partytenten opbouwen
4 personen
- 35
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 36
Registratiebalie inrichten
2 personen
- 37
Jurytafel inrichten
2 personen
- 38
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
- 39
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 40
Wedstrijdmaterialen klaarleggen
2 personen
- 41
Veiligheidsmiddelen controleren
3 personen
- 42
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
- 43
Deelnemers registreren
4 personen
- 44
Startnummers uitdelen
2 personen
- 45
Koffie en thee serveren
2 personen
- 46
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
- 47
Boten verdelen
4 personen
- 48
Warming-up begeleiden
2 personen
- 49
Eerste heat starten
5 personen
- 50
Tweede heat starten
5 personen
- 51
Derde heat starten
5 personen
- 52
Tussenstanden bijwerken
2 personen
- 53
Finishresultaten registreren
3 personen
- 54
Dranken bijvullen
2 personen
- 55
Hapjes serveren
3 personen
- 56
Buffet serveren
4 personen
- 57
Afvalbakken legen
2 personen
- 58
Prijswinnaars bekendmaken
2 personen
- 59
Prijzen uitreiken
3 personen
- 60
Muziek verzorgen
- 61
Laatste ronde serveren
3 personen
- 62
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 63
Boeienlijn binnenhalen
4 personen
- 64
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
- 65
Servies verzamelen
3 personen
- 66
Catering afbouwen
4 personen
- 67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 68
Partytenten afbreken
4 personen
- 69
Terrein schoonmaken
4 personen
- 70
Afval afvoeren
2 personen
- 71
Servies afwassen
3 personen
- 72
Boten schoonmaken
3 personen
- 73
Materialen inventariseren
2 personen
- 74
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 75
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
- 76
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Biertafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Registratietafel
- Jurytafel
- Buffettafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 10
Sportmateriaal
- Roeibotenaantal 8
- Riemenaantal 32
- Reservepeddelsaantal 4
- Startnummersaantal 40
- Boeienaantal 30
- Boeienlijnaantal 400
- Startvlaggenaantal 2
- Finishvlaggenaantal 2
- Stopwatchaantal 4
- Reddingsbotenaantal 2
- Reddingsvestenaantal 12
- Wedstrijdhesjesaantal 40
- Yoga- en sportmattenaantal 12
Apparatuur
- Draagbare speakersaantal 2
- Draadloze microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Handmegafoon
- Portofoonsaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiebekersaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Koffielepelsaantal 60
- Opscheplepelsaantal 12
- Schenkkanaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveerbladenaantal 8
- Serveertangenaantal 8
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudbakkenaantal 12
Decoratie
- Bannersaantal 6
- Bedrijfslogo-bordenaantal 12
- Ballonnenbundelsaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
- Prijzentafelbord
Verlichting
- Led-lichtsnoerenaantal 6
- Led-lantaarnsaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalgrijpersaantal 2
- Bezem en stofferaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
- Papieren handdoekhoudersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de roeivereniging, roeiboten en reddingsboten tegelijk. Vraag direct hoeveel boten gelijktijdig beschikbaar zijn en hoeveel teams je per ronde kunt starten; dat voorkomt een onhaalbaar wedstrijdformat.
- Plan veiligheid vóór de inschrijving opent. Leg vast wie de reddingsboten bestuurt, waar reddingsvesten liggen en hoe het EHBO-team en de jury elkaar bereiken; controleer het plan opnieuw zodra de weersverwachting bekend is.
- Sluit de inschrijving uiterlijk 2 weken voor de regatta. Gebruik de definitieve deelnemerslijst om teams, wedstrijdhesjes, startnummers en de startindeling te maken, in plaats van last-minute wijzigingen op de wedstrijddag.
- Maak naast het wedstrijdschema ook een publieks- en cateringindeling. Voorzie aparte plekken voor registratie, jury en buffet en regel stroom, verlengkabels en stekkerdozen voordat koffiezetapparaten, speakers en warmhoudbakken worden geplaatst.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld aankomsttijd, registratieplek, teamindeling, kleding- en veiligheidsregels en het programma; druk startnummers en het wedstrijdschema daarna pas definitief af.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel weken van tevoren moet je een bedrijfsroeiregatta organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, roeivereniging, boten en veiligheidsvoorwaarden. Open de inschrijving daarna en sluit die ongeveer 2 weken voor de regatta, zodat je teams en startindeling kunt maken.
- Hoeveel boten heb je nodig voor een bedrijfsroeiregatta?
- Dat hangt af van het wedstrijdformat en het aantal gelijktijdige starts. Tel het aantal banen of boten per ronde en plan daarnaast minimaal 1 reddingsboot per actief wedstrijdgebied, volgens de eisen van de roeivereniging en het veiligheidsplan.
- Wanneer maak je de teamindeling en het wedstrijdschema?
- Maak een voorlopige indeling zodra de inschrijving sluit, meestal 2 weken vooraf. Controleer de definitieve deelnemerslijst nog één keer 7 dagen voor de regatta en druk daarna startnummers en wedstrijdschema af.
- Wat regel je bij slecht weer voor een bedrijfsroeiregatta?
- Spreek minimaal 48 uur vooraf af wie de weersverwachting beoordeelt en wie de beslissing over doorgaan neemt. Leg ook een alternatief programma of uitstelprocedure vast en informeer deelnemers en vrijwilligers zodra de beslissing is genomen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!