Comment organiser une randonnée sans rien laisser au hasard

Une randonnée réussie commence bien avant le départ. Il faut d’abord fixer la distance et vérifier l’itinéraire sur le terrain, puis régler les autorisations, le lieu d’accueil et les inscriptions. La préparation du balisage, des bénévoles et du point de repos demande ensuite une organisation précise. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation du départ et à la clôture de la journée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et la distance
2 personnes
2
Repérer l’itinéraire à l’avance
2 personnes
3
Gérer les autorisations et les déclarations
4
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
5
Recruter des bénévoles
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Créer la carte du parcours et la liste des participants
2 personnes
10
Vérifier les prévisions météo
11
Envoyer les informations aux participants
12
Faire les courses
2 personnes
13
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
14
Composer les kits de démarrage
3 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

16
Tracer l’itinéraire
4 personnes
17
Installer le lieu de départ
4 personnes
18
Installer le site de clôture
4 personnes
19
Installer la table d’inscription
2 personnes
20
Briefer les bénévoles
2 personnes
21
Accueillir les participants
3 personnes
22
Distribuer les kits de départ
3 personnes
23
Enregistrer les participants
2 personnes
24
Accompagner les marcheurs
6 personnes
25
Tenir le point de repos
2 personnes
26
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
27
Servir les fruits et les en-cas
2 personnes
28
Enregistrer les marcheurs à l’arrivée
2 personnes
29
Accompagner vers l'arrivée
3 personnes
30
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes

Suivi

31
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
32
Démonter le site de départ et d’arrivée
4 personnes
33
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
34
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
35
Nettoyer le lieu
3 personnes
36
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
37
Traiter les objets trouvés
38
Partager les photos des participants et les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 12
Ensembles de tables de bièreqté 4
Poubellesqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 3
Téléphones portablesqté 6

Matériel de parcours

Flèches de directionqté 40
Ruban de balisageqté 6
Cônesqté 20
Craieqté 6
Presse-papiersqté 8
Cartes d'itinéraireqté 100
Cartes de poinçonnageqté 100
Stylosqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Parapluiesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 80
Couvertsqté 80
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Ciseauxqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Bannières de départ et d’arrivéeqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Brosses à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Repérez l’itinéraire au moins une fois avant de l’annoncer : notez les passages difficiles, les croisements et le temps nécessaire entre chaque point. Une carte claire évite les erreurs le jour venu.
Réglez les autorisations et réservez les lieux de départ et d’arrivée plusieurs semaines à l’avance. Vérifiez aussi qui peut installer les tentes, les tables et les panneaux sur place.
Fixez une date limite d’inscription, puis demandez les besoins alimentaires avant de faire les courses. Prévoyez les cartes du parcours et les kits de départ selon le nombre final de participants, avec une petite marge.
Briefiez les bénévoles avant l’accueil : indiquez à chacun son poste, son horaire et le numéro à appeler en cas de problème. Pour une randonnée de plusieurs heures, prévoyez un relais au point de repos plutôt qu’une seule personne toute la journée.
Balisage et météo sont les deux vérifications souvent faites trop tard. Placez les flèches, le ruban et les cônes juste avant le départ, contrôlez le parcours à nouveau et envoyez les dernières informations aux participants dès que les prévisions changent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour une randonnée avec inscriptions, bénévoles, autorisations et réservation des lieux. Commencez encore plus tôt si l’itinéraire traverse plusieurs communes ou si la date est très demandée.
Combien de bénévoles faut-il pour une randonnée ?: Comptez au minimum 1 bénévole pour l’inscription et l’accueil, 1 personne au point de repos et 1 ou 2 personnes pour le suivi du parcours. Ajoutez un relais dès que la randonnée dure plus de 4 heures ou comporte plusieurs départs.
Quand faut-il baliser l’itinéraire d’une randonnée ?: Faites un premier contrôle la veille, puis posez ou vérifiez le balisage le matin même, idéalement 1 à 2 heures avant l’arrivée des participants. Retirez ensuite les flèches, le ruban et les cônes dès la fin du passage.
Que prévoir au point de repos d’une randonnée ?: Installez le point de repos au moins 30 minutes avant le premier passage attendu, avec boissons, gobelets, matériel de service et trousse de premiers secours. Gardez un téléphone chargé et une personne joignable pendant toute la durée de l’ouverture.

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