Organiser une randonnée sans rien laisser au hasard

Une randonnée réussie se prépare dans cet ordre : sécuriser l’itinéraire, obtenir les autorisations, gérer les inscriptions, puis répartir clairement les rôles. Le jour J, les points sensibles sont le balisage, l’accueil des participants et la coordination des bénévoles. Prévoyez aussi le ravitaillement, les moyens de communication et une solution en cas de météo défavorable. Ce guide vous aide à transformer le parcours en déroulé précis, du départ à l’arrivée.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Vérifier l’itinéraire et la distance
2 personnes
2
Déposer la déclaration municipale
3
Réserver le lieu de départ
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Envoyer les informations aux participants
8
Attribuer les postes de parcours
2 personnes
9
Envoyer les consignes aux bénévoles
10
Imprimer les cartes d'itinéraire
11
Rassembler le matériel
2 personnes
12
Vérifier la trousse de premiers secours
13
Charger les talkies-walkies
14
Faire les courses
2 personnes
15
Préparer les sandwiches
3 personnes
16
Mettre les boissons au frais
2 personnes
17
Préparer les flèches de direction
2 personnes
18
Vérifier les prévisions météo

Événement

19
Installer le départ et l’arrivée
5 personnes
20
Balisage du parcours
4 personnes
21
Mettre en place les postes de parcours
4 personnes
22
Installer la table d'inscription
2 personnes
23
Enregistrer les participants
3 personnes
24
Donner les consignes de départ
2 personnes
25
Faire partir les groupes de marche
3 personnes
26
Doter les postes du parcours en personnel
6 personnes
27
Gérer le point d’eau
3 personnes
28
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
29
Servir des amuse-bouches
3 personnes
30
Accompagner les derniers marcheurs
2 personnes
31
Dégager le parcours
2 personnes
32
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

33
Éteindre l’éclairage
2 personnes
34
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
35
Démonter l’espace de départ et d’arrivée
5 personnes
36
Rassembler les déchets
3 personnes
37
Faire la vaisselle
2 personnes
38
Nettoyer le lieu
3 personnes
39
Compter et ranger le matériel
2 personnes
40
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
41
Archiver les cartes d'itinéraire

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 12
Porte-manteauxqté 2

Matériel de parcours

Flèches de directionqté 40
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4
Serre-câblesqté 200
Cartes d'itinéraireqté 60
Presse-papiersqté 12
Marqueurs indélébilesqté 12
Stylos à billeqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets réfléchissantsqté 12
Siffletsqté 12
Couvertures de survieqté 6

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes frontalesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Pinces de serviceqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Brosses à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par vérifier la distance, les passages difficiles et les points où les participants peuvent se tromper. Faites ce repérage avant d’envoyer les invitations afin d’indiquer une durée et un niveau réalistes.
Fixez une date limite d’inscription et demandez les besoins alimentaires au même moment. Envoyez ensuite les informations pratiques au moins 3 jours avant le départ : horaires, lieu, distance, équipement conseillé et consignes.
Attribuez chaque poste du parcours à un bénévole identifié et transmettez-lui ses consignes avant le jour J. Prévoyez un moyen de contact entre les postes, notamment des talkies-walkies chargés et des câbles de recharge disponibles.
Balis ez le parcours avant l’arrivée des participants, avec des flèches visibles aux changements de direction et des cônes aux zones sensibles. Gardez les cartes d’itinéraire et un marqueur indélébile au départ pour corriger rapidement un repère déplacé.
Préparez le ravitaillement la veille : sandwiches, boissons au frais, gobelets et matériel de service. Contrôlez aussi les trousses de premiers secours, les gilets réfléchissants et les lampes si une partie de l’installation se fait tôt ou tard.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une randonnée ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de vérifier l’itinéraire, réserver le départ, déposer la déclaration municipale, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations définitives au moins 3 jours avant la randonnée. Rappelez le lieu et l’heure du départ, la distance, les consignes, les besoins alimentaires signalés et la conduite à tenir en cas de changement météo.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une randonnée ?: Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour la coordination et une par poste de parcours. Ajoutez une personne de réserve dès que le parcours comporte plusieurs intersections ou dépasse quelques heures de marche.
Quand faut-il baliser le parcours ?: Effectuez le balisage le jour même, suffisamment tôt pour terminer avant l’accueil, puis contrôlez les points sensibles juste avant le départ. Une vérification finale 30 à 60 minutes avant le premier groupe permet de remettre en place une flèche ou un ruban déplacé.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.