Organiser une randonnée du club de marche, étape par étape

Une randonnée de club se prépare d’abord sur le terrain, puis autour des participants. Commencez par définir un itinéraire principal, vérifier ses risques et prévoir une solution de repli avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, coordonnez les autorisations, les accompagnateurs, les pauses, les points d’eau et l’accueil au départ comme à l’arrivée. Les oublis les plus fréquents concernent les contacts d’urgence, les besoins alimentaires et la communication d’horaires précis.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l'itinéraire de randonnée
2 personnes
2
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
3
Déterminer un itinéraire alternatif
2 personnes
4
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
5
Réserver la restauration pour la randonnée
6
Vérifier les autorisations
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Publier les informations sur le parcours
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Enregistrer les contacts d'urgence
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Désigner les accompagnateurs de randonnée
2 personnes
15
Marquer les points de circulation
2 personnes
16
Déterminer les points de pause sur l'itinéraire
2 personnes
17
Déterminer les points d’eau
2 personnes
18
Élaborer un scénario météo
2 personnes
19
Vérifier la liste des participants
2 personnes
20
Communiquer les horaires de départ
21
Créer les plans d’accès
2 personnes
22
Imprimer les cartes des participants
23
Préparer les flèches de direction
2 personnes
24
Préparer les badges nominaux
25
Vérifier le matériel de premiers secours
26
Tester les moyens de communication
2 personnes
27
Tester l’éclairage
28
Vérifier le stock de vaisselle
29
Calculer les quantités de catering
2 personnes
30
Vérifier la liste des courses
2 personnes
31
Faire les courses
2 personnes
32
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
33
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
34
Préparer les sandwiches
3 personnes
35
Préparer la soupe
2 personnes
36
Nettoyer le lieu de départ
2 personnes
37
Installer les tables et les chaises
4 personnes
38
Monter les tentes de réception
4 personnes
39
Installer la table d'inscription
2 personnes
40
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
41
Aménager des points de repos
3 personnes
42
Installer les points d'eau
3 personnes
43
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
44
Mettre les boissons au frais
2 personnes
45
Préparer le café et le thé
2 personnes
46
Servir les repas
3 personnes

Événement

47
Enregistrer les participants
3 personnes
48
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
49
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
2 personnes
50
Faire partir les groupes de marche
4 personnes
51
Enregistrer les participants restés sur place
2 personnes
52
Vérifier les flèches d’itinéraire
2 personnes
53
Tenir le point de repos
3 personnes
54
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
55
Soutenir les participants en cours de route
4 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Servir la soupe et le pain
4 personnes
58
Cocher les marcheurs à venir
2 personnes
59
Rassembler les objets perdus
60
Accueillir les derniers randonneurs
3 personnes

Suivi

61
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
62
Vider les points de repos
3 personnes
63
Rassembler les déchets
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Démonter les tentes de fête
4 personnes
67
Nettoyer le lieu
3 personnes
68
Stocker le matériel au sec et au complet
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Ramasser les flèches de signalisation et les déchets
3 personnes
71
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 70
Verres réutilisablesqté 70
Assiettes réutilisablesqté 70
Couverts réutilisablesqté 70
Saladiers de serviceqté 8
Louchesqté 8
Mugs isothermesqté 20

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Marmites à soupeqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone
Talkies-walkiesqté 6

Matériel de sport

Cartes d'itinéraireqté 70
Flèches de directionqté 50
Poteaux de parcoursqté 25
Gilets réfléchissantsqté 12
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Chronomètresqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Ponchos de pluieqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6
Lampes frontalesqté 12

Décoration

Étiquettes nominativesqté 70
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 4
Carafes d’eauqté 10
Thermos isothermesqté 6
Bacs alimentairesqté 12

Nettoyage

Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
Seauxqté 4
Balai et pelleqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Testez l’itinéraire au moins 2 à 3 semaines avant la randonnée et notez les passages difficiles, les points de circulation et les endroits adaptés aux pauses. Préparez aussi un parcours alternatif, plutôt que d’attendre une modification de dernière minute.
Ouvrez les inscriptions uniquement quand le parcours, les horaires et les accès sont confirmés. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires et un contact d’urgence pour chaque participant.
Prévoyez un point d’eau et une pause environ toutes les 60 à 90 minutes, selon la distance et le dénivelé. Indiquez ces repères sur les cartes remises aux marcheurs.
Répartissez les bénévoles avant la semaine de l’événement : accompagnateurs, personnes chargées du balisage, accueil et coordination. Donnez aux responsables des talkies-walkies ou un autre moyen de communication fiable.
Préparez la météo de repli 48 heures avant le départ et vérifiez le matériel de premiers secours la veille. Communiquez tout changement d’horaire ou de parcours au plus tard le jour précédent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée de club ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de vérifier l’itinéraire, les autorisations, le lieu de départ et d’arrivée, la restauration, les inscriptions et la répartition des bénévoles.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une randonnée ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant la date prévue, une fois le parcours et les horaires validés. Fermez-les 3 à 5 jours avant le départ pour finaliser les participants, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence.
Combien de points de pause prévoir pendant une randonnée ?: Prévoyez une pause toutes les 60 à 90 minutes, puis adaptez ce rythme à la météo, au dénivelé et au niveau du groupe. Chaque pause doit être liée à un emplacement identifié et, si possible, à un point d’eau.
Quand communiquer les horaires de départ aux participants ?: Envoyez les horaires définitifs au moins 3 jours avant la randonnée, puis rappelez-les la veille. Ajoutez l’adresse, le plan d’accès, la durée estimée et les consignes en cas de météo défavorable.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.