Organiser une randonnée cycliste, étape par étape

Une randonnée cycliste réussie se prépare d’abord sur la carte, puis sur le terrain. Commencez par fixer la date, le parcours et les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, la circulation et les points dangereux demandent souvent plus de délai que prévu. Ensuite, structurez les départs, les bénévoles, le stationnement des vélos et le ravitaillement pour que les participants sachent exactement où aller et quand partir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Demander les autorisations
4
Demander des mesures de circulation
5
Contrôler le parcours aux points dangereux
2 personnes
6
Créer une carte d'itinéraire
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Contacter les sponsors
2 personnes
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Diffuser l’itinéraire
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Vérifier la liste des participants
2 personnes
15
Répartir les groupes de départ
2 personnes
16
Établir le planning des bénévoles
17
Faire la réservation des agents de circulation
18
Faire une réservation pour le parking à vélos
19
Vérifier les prévisions météo
20
Réinspecter l'itinéraire
2 personnes
21
Trier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
22
Composer les kits de démarrage
4 personnes
23
Préparer les bracelets et les dossards
2 personnes
24
Mettre les boissons au frais
3 personnes
25
Préparer les en-cas
4 personnes
26
Préparer les outils et les pièces de rechange
2 personnes
27
Vérifier le matériel de premiers secours
28
Charger les talkies-walkies
29
Préparer la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
30
Installer l’arche de départ et les drapeaux
2 personnes
31
Balisage du départ et de l'arrivée
3 personnes
32
Monter les tentes de réception
4 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Mettre en place l’inscription
3 personnes
35
Aménager le parking à vélos
3 personnes
36
Monter le buffet traiteur
4 personnes
37
Remplir les glacières
3 personnes
38
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
39
Installer le poste de ravitaillement
3 personnes

Événement

40
Tenir les postes de circulation
6 personnes
41
Briefer les bénévoles
2 personnes
42
Ouvrir les inscriptions
3 personnes
43
Distribuer les kits de départ
3 personnes
44
Accompagner les participants vers le sas de départ
3 personnes
45
Donner le coup de départ
2 personnes
46
Accompagner les groupes de départ
4 personnes
47
Surveiller le parcours et les intersections
8 personnes
48
Distribuer les provisions
4 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
50
Servir les amuse-bouches et les fruits
4 personnes
51
Enregistrer les arrivants
3 personnes
52
Surveiller le parking à vélos
2 personnes
53
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
54
Enregistrer les incidents
2 personnes
55
Effectuer les réparations de vélos
2 personnes
56
Désaffecter les postes de circulation
2 personnes
57
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
58
Assurer la musique d’arrivée
59
Accueillir les derniers participants
3 personnes
60
Ranger les derniers approvisionnements
3 personnes
61
Fermer l'arrivée
3 personnes

Suivi

62
Emballer les restes
3 personnes
63
Rassembler les déchets
4 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Démonter les tentes
4 personnes
66
Nettoyer le site
4 personnes
67
Rapporter le matériel
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Vérifier le parcours pour le matériel restant
2 personnes
70
Enregistrer les objets trouvés
71
Informer les participants des résultats
72
Archiver les photos et les données d’itinéraire
73
Classer les factures et les reçus
74
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 4
Râteliers à vélosqté 12
Barrières de sécuritéqté 20

Matériel de sport

Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 40
Cônesqté 30
Numéros de départqté 120
Braceletsqté 120
Pompes à véloqté 4
Démonte-pneusqté 8
Chambres à air de rechangeqté 20
Kits d’outils pour véloqté 4
Serre-câblesqté 200
Gilets réfléchissantsqté 20
Casques de véloqté 6
Marqueurs thermiquesqté 10

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Carafesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Jerricansqté 6

Catering

Glacières pour le poste de parcoursqté 4
Pichets à caféqté 4
Bacs à buffetqté 8
Distributeurs de boissonqté 4
Caisse
Caisse d'espèces
Panneaux de menuqté 6
Courses

Décoration

Arche de départ
Drapeauxqté 12
Banderolesqté 4
Nappesqté 10
Cartes d'itinéraireqté 120

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Cônes de signalisationqté 20
Lampes de pocheqté 8
Épingles de sûretéqté 300

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Éponges de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Conseils

Validez l’itinéraire avant de communiquer la date définitive : repérez les croisements dangereux, les passages étroits et les endroits où des barrières, cônes ou panneaux seront nécessaires. Faites une seconde inspection quelques jours avant le départ.
Lancez les demandes d’autorisation et les mesures de circulation dès que le parcours est arrêté. Prévoyez au moins 4 semaines de marge, car la réservation des agents de circulation arrive souvent trop tard.
Fermez les inscriptions assez tôt pour répartir les participants en groupes de départ et recueillir les besoins alimentaires. Vérifiez la liste finale la veille et préparez les dossards, bracelets et kits de départ par groupe.
Ne planifiez pas les bénévoles uniquement pour le départ : il faut aussi couvrir les points dangereux, l’accueil, le parking à vélos, le ravitaillement et l’arrivée. Distribuez un planning écrit et donnez aux responsables des talkies-walkies.
Préparez le matériel de dépannage avant le jour J : pompes, démonte-pneus, chambres à air, kits d’outils et serre-câbles doivent être accessibles. Mettez les boissons au frais et préparez les encas la veille, puis contrôlez la météo et le parcours une dernière fois.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée cycliste ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer le parcours, obtenir les autorisations, organiser la circulation, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand faut-il demander les autorisations pour une randonnée cycliste ?: Déposez les demandes dès que l’itinéraire est validé, de préférence au moins 4 semaines avant l’événement. Les mesures de circulation et la réservation des agents peuvent nécessiter des délais supplémentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une randonnée cycliste ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de participants, mais prévoyez une personne par point dangereux ou poste fixe, plus une équipe pour l’accueil, le ravitaillement, le départ et l’arrivée. Finalisez le planning au plus tard 7 jours avant.
Que faut-il préparer la veille d’une randonnée cycliste ?: Préparez les dossards, bracelets, panneaux, flèches, cônes, kits de départ, encas et boissons. Vérifiez aussi la météo, la liste des participants et l’itinéraire 24 heures avant le départ.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.