Zo organiseer je een wielertoertocht
Begin met de datum, route en start- en finishlocatie; die keuzes bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Regel vergunningen en verkeersmaatregelen voordat je de inschrijving opent en controleer de route op gevaarlijke punten. Daarna bouw je de organisatie op met deelnemersregistratie, startgroepen, vrijwilligers en verkeersbegeleiders. In de laatste week draait het om een nieuwe route-inspectie, routeborden, startpakketten, fietsreparatiemateriaal en een duidelijk draaiboek voor de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en route vastleggen
2 personen
- 2
Start- en finishlocatie reserveren
- 3
Vergunningen aanvragen
- 4
Verkeersmaatregelen aanvragen
- 5
Route op gevaarlijke punten controleren
2 personen
- 6
Routekaart maken
- 7
Inschrijfformulier publiceren
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Sponsoren benaderen
2 personen
- 10
Vrijwilligers werven
2 personen
- 11
Routebeschrijving verspreiden
- 12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 13
Dieetwensen verzamelen
- 14
Deelnemerslijst controleren
2 personen
- 15
Startgroepen indelen
2 personen
- 16
Vrijwilligersrooster maken
- 17
Reservering verkeersbegeleiders maken
- 18
Reservering fietsenstalling maken
- 19
Weersverwachting controleren
- 20
Route opnieuw inspecteren
2 personen
- 21
Routeborden sorteren
2 personen
- 22
Startpakketten samenstellen
4 personen
- 23
Polsbandjes en startnummers klaarleggen
2 personen
- 24
Dranken koud zetten
3 personen
- 25
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 26
Gereedschap en reserveonderdelen klaarleggen
2 personen
- 27
EHBO-materialen controleren
- 28
Portofoons opladen
- 29
Kassa en betaalmiddelen klaarleggen
2 personen
- 30
Startboog en vlaggen klaarzetten
2 personen
- 31
Start- en finishterrein afzetten
3 personen
- 32
Partytenten opbouwen
4 personen
- 33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 34
Inschrijving inrichten
3 personen
- 35
Fietsenstalling inrichten
3 personen
- 36
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
- 37
Koelboxen vullen
3 personen
- 38
Routeborden plaatsen
4 personen
- 39
Bevoorradingspost inrichten
3 personen
Event
- 40
Verkeersposten bemannen
6 personen
- 41
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 42
Inschrijving openen
3 personen
- 43
Startpakketten uitdelen
3 personen
- 44
Deelnemers naar startvak begeleiden
3 personen
- 45
Startschot verzorgen
2 personen
- 46
Startgroepen begeleiden
4 personen
- 47
Route en kruispunten bewaken
8 personen
- 48
Bevoorrading uitdelen
4 personen
- 49
Dranken bijvullen
3 personen
- 50
Hapjes en fruit serveren
4 personen
- 51
Finishers registreren
3 personen
- 52
Fietsenstalling bewaken
2 personen
- 53
EHBO verlenen
2 personen
- 54
Pechgevallen registreren
2 personen
- 55
Fietsreparaties uitvoeren
2 personen
- 56
Verkeersposten afmelden
2 personen
- 57
Routeborden ophalen
4 personen
- 58
Finishmuziek verzorgen
- 59
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
- 60
Laatste bevoorrading opruimen
3 personen
- 61
Finish afsluiten
3 personen
Nazorg
- 62
Restanten verpakken
3 personen
- 63
Afval verzamelen
4 personen
- 64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 65
Tenten afbreken
4 personen
- 66
Terrein schoonmaken
4 personen
- 67
Materialen terugbrengen
2 personen
- 68
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 69
Route op achtergebleven materiaal controleren
2 personen
- 70
Gevonden voorwerpen registreren
- 71
Deelnemers informeren over uitslagen
- 72
Foto's en routegegevens archiveren
- 73
Facturen en bonnetjes ordenen
- 74
Bedankberichten versturen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 30
- Biertafelsaantal 4
- Fietsenrekkenaantal 12
- Afzethekkenaantal 20
Sportmateriaal
- Routepijlenaantal 80
- Routebordenaantal 40
- Pionnenaantal 30
- Startnummersaantal 120
- Polsbandjesaantal 120
- Fietspompenaantal 4
- Bandenlichtersaantal 8
- Reservebinnenbandenaantal 20
- Fietsgereedschapssetsaantal 4
- Kabelbindersaantal 200
- Reflecterende hesjesaantal 20
- Fietshelmenaantal 6
- Thermodekensaantal 10
Apparatuur
- Portofoonsaantal 12
- Megafonenaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Oplaadstationsaantal 2
Verlichting
- Bouwlampenaantal 4
- Lichtsnoerenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Schenkkannenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 8
- Serveertangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 6
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Jerrycansaantal 6
Catering
- Koelboxen voor routepostaantal 4
- Koffiekannenaantal 4
- Buffetbakkenaantal 8
- Schenkdispensersaantal 4
- Kassa
- Contantgeldkist
- Menubordenaantal 6
- Boodschappen
Decoratie
- Startboog
- Vlaggenaantal 12
- Spandoekenaantal 4
- Tafelkledenaantal 10
- Routekaartenaantal 120
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Verkeerskegelsaantal 20
- Zaklampenaantal 8
- Veiligheidsspeldenaantal 300
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Vuilnisgrijpersaantal 4
- Emmersaantal 6
- Schoonmaaksponzenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 4
- Papieren handdoekdispensersaantal 4
Tips
- Leg de route niet alleen op papier vast: fiets alle kilometers opnieuw zodra de datum dichterbij komt. Controleer vooral kruisingen, smalle doorgangen en punten waar routepijlen of pionnen kunnen verdwijnen.
- Vraag vergunningen en verkeersmaatregelen ruim vóór de inschrijving aan. Houd voor de uitvoering een rooster bij met vrijwilligers, verkeersbegeleiders en portofoons, zodat iedere post een naam en aankomsttijd heeft.
- Plan startgroepen op basis van het aantal aanmeldingen en de routecapaciteit. Zet startnummers en polsbandjes per groep klaar; dat voorkomt een opstopping wanneer veel deelnemers tegelijk vertrekken.
- Reserveer fietsenrekken en richt naast de start een kleine reparatieplek in met fietspompen, bandenlichters, reservebinnenbanden en fietsgereedschapssets. Kabelbinders zijn handig voor tijdelijke bevestigingen van routeborden en afzetmateriaal.
- Controleer de weersverwachting en inspecteer de route opnieuw in de laatste dagen. Zet dranken koud, maak startpakketten compleet en leg thermodekens, reflecterende hesjes en communicatieapparatuur op een vaste, herkenbare plek klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een wielertoertocht organiseren?
- Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, route, locatie en vergunningen. Plan de definitieve route-inspectie en materiaalcontrole in de laatste week.
- Wanneer moet je vergunningen voor een wielertoertocht aanvragen?
- Vraag vergunningen en verkeersmaatregelen aan zodra route en datum vaststaan, bij voorkeur 3 tot 6 maanden voor de tocht. Wacht niet tot na de start van de inschrijving.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wielertoertocht?
- Maak per verkeerspost, registratiepunt en bevoorradings- of finishplek minimaal één bezette positie. Tel daar een kleine reserve bij op: bij 10 posten plan je bijvoorbeeld 12 tot 14 vrijwilligers.
- Wanneer controleer je de route voor het laatst?
- Fiets of rijd de volledige route opnieuw in de laatste 3 tot 7 dagen voor de wielertoertocht. Controleer daarna ook of alle routeborden, pijlen en afzetmaterialen op de juiste plek klaarliggen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!