Organiser une randonnée à vélo dans les jardins, étape par étape

Une randonnée à vélo dans plusieurs jardins demande surtout une bonne coordination entre le parcours, les horaires et l’accueil au départ. Commencez par confirmer les jardins, tracer l’itinéraire et effectuer un trajet d’essai avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières heures servent à installer le départ, baliser le parcours, préparer les boissons et briefer les bénévoles. Ce déroulé vous aide à éviter les oublis qui ralentissent les participants dès leur arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Confirmer les jardins
2 personnes
5
Tracer l’itinéraire
2 personnes
6
Effectuer un trajet d'essai
2 personnes
7
Faire les réservations
8
Finaliser la liste des participants
9
Envoyer les informations de départ
10
Imprimer les cartes d'itinéraire
11
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
12
Vérifier le kit de réparation de vélos
13
Faire les courses
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Préparer les en-cas
3 personnes
16
Nettoyer le lieu de départ
2 personnes
17
Installer les tables et les chaises
3 personnes
18
Installer les tentes de fête
4 personnes
19
Aménager le bureau de départ
2 personnes
20
Mettre le buffet en place
3 personnes
21
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
22
Marquer le parking à vélos
2 personnes
23
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

24
Enregistrer les participants
3 personnes
25
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
26
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
27
Accompagner le départ
3 personnes
28
Effectuer un contrôle du parcours
2 personnes
29
Encadrer les visites du jardin
4 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Servir des amuse-bouches
3 personnes
32
Fournir une assistance en cas de panne
2 personnes
33
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
34
Servir le buffet du soir
4 personnes
35
Allumer l’éclairage
2 personnes
36
Dire au revoir et donner des informations
2 personnes

Suivi

37
Démonter le buffet
3 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Ranger le lieu de départ
4 personnes
40
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
41
Nettoyer le lieu
3 personnes
42
Trier les matériaux
2 personnes
43
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
44
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Porte-vélosqté 4
Nappesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Carafeqté 4

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pompes à véloqté 3
Kits de réparation véloqté 2
Téléphones portablesqté 3

Matériel de sport

Gilets réfléchissantsqté 8
Casques de véloqté 4
Cônesqté 12
Flèches de directionqté 30

Décoration

Bannière de bienvenue
Décoration de tableqté 6
Étiquettes nominativesqté 80

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 4
Thermosqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Serpillière et seau
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Testez l’itinéraire à vélo avant d’envoyer les informations de départ : vérifiez les bifurcations, les portions difficiles et le temps réellement nécessaire entre les jardins.
Traitez les inscriptions avant de finaliser la liste des participants et recueillez les besoins alimentaires en même temps. Vous pourrez ainsi prévoir les en-cas et le buffet sans attendre les dernières réponses.
Préparez les cartes imprimées et les panneaux de direction au moins la veille. Le matin même, il ne devrait rester qu’à installer les flèches et à contrôler que chaque changement de direction est visible depuis un vélo.
Réservez un espace distinct pour l’enregistrement, le parking à vélos et le buffet. Installez les tables, les chaises et les tentes avant l’arrivée du public afin de garder le bureau de départ dégagé.
Contrôlez le kit de réparation, les pompes et les téléphones avant le briefing. Prévoyez aussi les gilets réfléchissants et les casques nécessaires pour les personnes qui encadrent le groupe.

Questions fréquentes

Quand faut-il tester l’itinéraire d’une randonnée à vélo ?: Faites un trajet d’essai après avoir tracé le parcours et avant l’envoi des informations de départ. Prévoyez idéalement 7 jours avant l’événement pour corriger les erreurs et ajuster les horaires.
Combien de temps avant faut-il envoyer les informations de départ ?: Envoyez-les au moins 3 à 5 jours avant la randonnée. Indiquez l’heure et le lieu de rendez-vous, le déroulement, le matériel conseillé et la procédure en cas de retard.
Quand installer les panneaux de direction sur le parcours ?: Installez les panneaux le jour même, suffisamment tôt pour effectuer un contrôle complet avant le départ. Comptez au moins 60 à 90 minutes pour baliser le parcours et vérifier chaque intersection.
Comment organiser l’accueil des participants au départ ?: Prévoyez un bureau d’enregistrement séparé du buffet et du parking à vélos. Ouvrez l’accueil 30 minutes avant le départ, avec la liste finale, les étiquettes nominatives et les cartes d’itinéraire prêtes à distribuer.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.