Organiser une rallye pédestre : la méthode complète
Une rallye pédestre réussie commence par un itinéraire faisable, pas par les questions. Fixez d’abord le thème, la distance, les lieux de départ et d’arrivée, puis vérifiez les autorisations et testez le parcours à pied. Préparez ensuite les postes, les feuilles de score et les rôles des bénévoles avant d’ouvrir les inscriptions. Les derniers jours servent surtout à imprimer, assembler les kits, contrôler le balisage et installer l’accueil.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir l’itinéraire et le thème
2 personnes
- 2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
- 3
Vérifier le permis d’itinéraire
- 4
Gérer les toilettes et l'évacuation des déchets
- 5
Effectuer la reconnaissance de l’itinéraire
2 personnes
- 6
Définir les postes de contrôle
2 personnes
- 7
Rédiger le descriptif de l'itinéraire
- 8
Préparer les questions du rallye
2 personnes
- 9
Préparer les réponses et la feuille de score
- 10
Envoyer les invitations
2 personnes
- 11
Traiter les inscriptions
- 12
Recueillir les besoins alimentaires
- 13
Envoyer la confirmation aux participants
- 14
Répartir les bénévoles par poste
- 15
Préparer le briefing des bénévoles
- 16
Commander les prix et les certificats
- 17
Créer les panneaux de parcours et les flèches
2 personnes
- 18
Imprimer le matériel du rallye
2 personnes
- 19
Composer les kits de démarrage
3 personnes
- 20
Faire les courses
2 personnes
- 21
Refroidir les boissons
2 personnes
- 22
Préparer le service traiteur
3 personnes
- 23
Vérifier l'itinéraire une dernière fois
2 personnes
- 24
Approvisionner les postes de contrôle
4 personnes
- 25
Monter la zone de départ et d’arrivée
5 personnes
- 26
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 27
Suspendre la décoration
2 personnes
- 28
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 29
Préparer le catering et les boissons
3 personnes
- 30
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 31
Enregistrer les participants
3 personnes
- 32
Distribuer les kits de départ
2 personnes
- 33
Donner les consignes d’accueil
- 34
Faire partir les groupes de marche
2 personnes
- 35
Affecter du personnel aux points de contrôle
6 personnes
- 36
Vérifier l'itinéraire et la sécurité
2 personnes
- 37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 38
Servir les snacks et le repas
3 personnes
- 39
Vérifier les scores
2 personnes
- 40
Annonce des gagnants
- 41
Gérer la musique et l'éclairage
- 42
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 43
Retirer les panneaux de route et les postes
4 personnes
- 44
Ranger le site
5 personnes
- 45
Faire la vaisselle
2 personnes
- 46
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
- 47
Inventorier le matériel
2 personnes
- 48
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 30
- Bancs de pique-niqueqté 4
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Tasses à caféqté 50
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Distributeurs thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 6
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Imprimantes
- Talkies-walkiesqté 6
- Mégaphone
- Batteries externesqté 6
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Matériel de sport
- Cartes d'itinéraireqté 60
- Feuilles de scoreqté 60
- Questions de rallyeqté 60
- Numéros de départqté 60
- Presse-papiersqté 12
- Crayonsqté 70
- Cônesqté 20
- Flèches de directionqté 40
- Panneaux des postes de contrôleqté 8
- Kits de tamponsqté 8
- Chronomètresqté 4
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gilets de sécuritéqté 12
- Lampes de pocheqté 8
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
Décoration
- Bannières de bienvenueqté 2
- Nappesqté 6
- Prixqté 6
- Certificatsqté 60
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balai et pelleqté 2
- Bacs à vaisselleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Testez l’itinéraire en conditions réelles au moins une fois, en chronométrant le parcours et en vérifiant chaque flèche, cône et point de contrôle. Prévoyez une variante si un passage devient impraticable.
- Définissez les postes de contrôle avant de rédiger les questions : chaque équipe doit savoir où répondre et comment faire valider son passage. Préparez une feuille de réponses séparée pour les bénévoles.
- Envoyez la confirmation des participants quelques jours avant le départ avec l’heure, le lieu, la durée prévue et les consignes pratiques. Regroupez aussi les besoins alimentaires afin d’éviter les ajustements de dernière minute.
- Donnez à chaque bénévole une mission précise, le plan du parcours et un moyen de communication. Faites un briefing avant l’ouverture et approvisionnez chaque poste en feuilles, crayons et matériel nécessaire.
- Préparez les kits de départ et imprimez tout le matériel avant le jour J : cartes, numéros, questions, feuilles de score et descriptif de l’itinéraire. Installez la zone de départ et d’arrivée assez tôt pour tester les tables, l’électricité et les boissons froides.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une rallye pédestre ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les lieux, vérifier le permis d’itinéraire, tester le parcours, gérer les inscriptions et commander les prix ou certificats.
- Quand faut-il reconnaître l’itinéraire d’une rallye pédestre ?
- Faites une première reconnaissance au moins 2 semaines avant l’événement, puis un dernier contrôle 24 à 48 heures avant le départ. Vérifiez alors les travaux, les accès, le balisage et l’état des postes de contrôle.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une rallye pédestre ?
- Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil et le départ, puis une personne par poste de contrôle, avec une ou deux personnes pour l’arrivée et les imprévus. Ajoutez une réserve d’environ 10 % si le parcours est long ou comporte plusieurs groupes.
- Quand envoyer les invitations et les confirmations ?
- Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant la rallye et fixez la clôture des inscriptions environ 7 jours avant. Envoyez la confirmation finale 3 à 5 jours avant, après avoir vérifié les horaires, les besoins alimentaires et la répartition des équipes.
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