Eine Wander-Rallye von der Route bis zum Zieleinlauf planen

Bei einer Wander-Rallye entscheidet die Route über den gesamten Ablauf: Sie legt Dauer, Kontrollpunkte, Fragen und Helferbedarf fest. Beginne deshalb mit der Streckenbesichtigung und kläre früh, ob eine Genehmigung nötig ist. Danach folgen Anmeldung, Rallyeunterlagen und die Einteilung der Posten. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem klare Starterpakete, sichtbare Wegweiser und eine letzte Kontrolle der Strecke, bevor die ersten Gruppen losgehen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Thema festlegen
2 Personen
2
Start- und Zielort reservieren
3
Routegenehmigung prüfen
4
Toiletten und Müllentsorgung regeln
5
Streckenbesichtigung durchführen
2 Personen
6
Kontrollpunkte festlegen
2 Personen
7
Wegbeschreibung schreiben
8
Rallyefragen zusammenstellen
2 Personen
9
Antworten und Bewertungsbogen erstellen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Teilnehmerbestätigung versenden
14
Freiwillige den Posten zuordnen
15
Briefing für Freiwillige erstellen
16
Preise und Zertifikate bestellen
17
Wegweiser und Pfeile anfertigen
2 Personen
18
Rallyematerial drucken
2 Personen
19
Starterpakete zusammenstellen
3 Personen
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Getränke kühlen
2 Personen
22
Catering vorbereiten
3 Personen
23
Route ein letztes Mal kontrollieren
2 Personen
24
Kontrollposten mit Material versorgen
4 Personen
25
Start- und Zielbereich aufbauen
5 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
27
Dekoration aufhängen
2 Personen
28
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
29
Catering und Getränke bereitstellen
3 Personen
30
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

31
Teilnehmer registrieren
3 Personen
32
Startpakete verteilen
2 Personen
33
Willkommensansprache halten
34
Wandergruppen starten lassen
2 Personen
35
Kontrollposten besetzen
6 Personen
36
Route und Sicherheit kontrollieren
2 Personen
37
Getränke nachfüllen
2 Personen
38
Snacks und Mahlzeit servieren
3 Personen
39
Punkte kontrollieren
2 Personen
40
Gewinner bekanntgeben
41
Musik und Beleuchtung bedienen
42
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

43
Route-Schilder und Stationen entfernen
4 Personen
44
Gelände aufräumen
5 Personen
45
Geschirr abwaschen
2 Personen
46
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
47
Materialien inventarisieren
2 Personen
48
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 30
PicknickbänkeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 80
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
KaffeetassenAnz. 50

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermosspenderAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
Koch- und BrotmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
Drucker
FunkgeräteAnz. 6
Megafon
PowerbanksAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Sportmaterial

RoutenpläneAnz. 60
WertungsbögenAnz. 60
RallyefragenAnz. 60
StartnummernAnz. 60
KlemmbretterAnz. 12
BleistifteAnz. 70
KegelAnz. 20
WegweiserAnz. 40
KontrollpostenschilderAnz. 8
StempelsetsAnz. 8
StoppuhrenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4

Dekoration

WillkommensbannerAnz. 2
TischdeckenAnz. 6
PreiseAnz. 6
ZertifikateAnz. 60

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Besen und KehrblechAnz. 2
SpülbeckenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Route nicht nur auf der Karte: Laufe sie einmal vollständig ab und notiere Abzweigungen, unklare Stellen, Toiletten und mögliche Pausenplätze. Prüfe dabei auch, ob Beschilderung oder eine Genehmigung erforderlich ist.
Lege die Kontrollpunkte erst nach der Besichtigung fest. Gib jedem Posten eine eindeutige Nummer, einen festen Ansprechpartner und das benötigte Material; Funkgeräte helfen, wenn die Strecke mehrere Kilometer lang ist.
Bereite pro angemeldeter Person ein Starterpaket mit Startnummer, Routenplan, Rallyefragen, Klemmbrett und Bleistift vor. Drucke zusätzlich einige Ersatzexemplare, weil Unterlagen durch Regen oder Verlust ausfallen können.
Verschicke die Teilnehmerbestätigung spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin. Frage dabei Ernährungswünsche ab und teile den Helfern mit, wann sie am Kontrollpunkt sein müssen und welche Aufgabe sie dort übernehmen.
Kühle Getränke frühzeitig und rechne für die Zielversorgung mit einem Puffer von etwa 10 Prozent. Stelle den Start- und Zielbereich vor dem Eintreffen der Gruppen auf und kontrolliere die Route am selben Tag noch einmal.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Vorbereitung einer Wander-Rallye?: Für eine kleine Rallye solltest du mindestens 3 bis 4 Wochen einplanen. Eine Woche vor dem Termin sollten Route, Helfer, Fragen, Verpflegung und Teilnehmerbestätigungen feststehen.
Wie viele Kontrollpunkte braucht eine Wander-Rallye?: Als Richtwert eignet sich etwa ein Kontrollpunkt pro 1 bis 2 Kilometer, abhängig von Gelände und Aufgaben. Bei einer dreistündigen Strecke sind meist 3 bis 5 Stationen überschaubar zu betreuen.
Wann sollte man die Einladungen für eine Wander-Rallye verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche sammeln kannst. Die Teilnehmerbestätigung sollte spätestens 5 bis 7 Tage vor der Rallye folgen.
Wie viele Helfer braucht man für eine Wander-Rallye?: Plane mindestens eine Person pro Kontrollpunkt sowie je eine verantwortliche Person für Start und Ziel ein. Bei 4 Kontrollpunkten brauchst du damit mindestens 6 Helfer, zusätzliche Unterstützung ist bei vielen Gruppen sinnvoll.

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